Какие документы нужно получить у работника, вернувшегося из командировки

Расходы работника в командировке компенсирует работодатель. Сюда входят: оплата проезда, оплата проживания, суточные и другие расходы (например, оплату услуг связи, расходы по оплате медицинской страховки, расходы на получение загранпаспорта и визы). (ст. 168 ТК РФ).

Налоговый кодекс (НК РФ) не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают командировочные расходы. Одновременно с этим, он не ограничивает компанию в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов.

Фактический срок командировки определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки. Если проездные документы отсутствуют, фактический срок пребывания в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения.

Когда расходы на рабочую поездку не получится отнести к командировочным

Когда поездка по делам фирмы не считается командировкой?

Проезд в командировку и обратно

Работник едет в служебную командировку за счет компании. Добираться к месту командировки и обратно он может на общественном транспорте (на автобусе, самолете, поезде), на автомобиле (личном, арендованном или служебном).

Если работник отправился в командировку на общественном транспорте, в подтверждение расходов на проезд он должен сдать в бухгалтерию билеты. Сейчас большинство билетов выдается в электронном формате. В бухгалтерию нужно сдать их распечатку.

К авиабилету должен быть прикреплен бумажный посадочный талон, так как именно он подтверждает, факт того, что работник «сел в самолет». Если работник воспользуется электронным посадочным талоном, его также нужно распечатать и приложить к билету.

Бухгалтерии лучше всего получить от работника посадочный талон с отметкой «о досмотре», которая ставится при входе в зону предполетной проверки. Поэтому, имеет смысл попросить работника воспользоваться не электронным посадочным талоном, а распечатанным в аэропорту. Сделать это можно на терминале.

Перелет по авиабилету можно подтвердить косвенными фактами

Если билеты работник покупал сам, нужно передать в бухгалтерию документ об оплате: кассовый чек, бланк строгой отчетности (БСО), квитанция.

• Покупка авиабилета подтверждается маршрутной квитанцией, которая утверждена приказом Минтранса № 134.
• При покупке билетов на поезд выдается купон, оформленный по приказу Минтранса № 322. 

К расходам на проезд относят и стоимость постельного белья в поездах. На эти траты тоже должны быть подтверждающие документы. Сейчас оформить постельное белье можно сразу при покупке билета на поезда. Тогда все расходы будут сразу указаны в одном билете.

Когда для подтверждения командировочных расходов нужна справка от перевозчика

Работник может поехать в командировку на автомобиле - личном, арендованном или попутном автомобиле. Подтвердить свои текущие расходы он может:

• Чеками покупки ГСМ;
• Чеками об оплате парковки.

Если на пути в командировку потребуется ремонт автомобиля, работник должен получить в автосервисе все чеки (БСО) и передать их в бухгалтерию. Кроме того, бухгалтеру потребуется от него служебная записка с обоснованием расходов на ремонт.

Если работник едет в командировку на служебном автомобиле, должен быть оформлен путевой лист.

Если работник едет в командировку на личном автомобиле, в бухгалтерию он должен быть подать служебную записку с просьбой выплатить компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях (ст. 188 ТК РФ).

Расходы на проезд в командировке

Редкая командировка предполагает нахождение работника в одном офисе партнера. Если работнику нужно переезжать с места на место, при оплате проезда он должен получать билеты, если это общественный транспорт, чеки, если это такси.

Расходы на такси в командировке компенсируется за счет компании, если работодателем предоставлено работнику разрешение на использование такси, порядок и размеры возмещения расходов определены коллективным договором или локальными актами компании.

Когда работодатель не обязан компенсировать расходы на такси в командировке?

Расходы на аренду жилья в командировке

Затраты работника на проживание в командировке компенсирует работодатель. Бухгалтерии для того, чтобы учесть эти расходы потребуются подтверждающие документы:

• договор и акт об оказании гостиничных услуг;
• кассовый чек или БСО

Если работник арендовал жилье у частника, бухгалтеру нужно получить от него:

• договор аренды жилого помещения;
• расписка арендодателя в получении оплаты.

Суточные

Дополнительные расходы работника в командировку, например, питание, покрываются за счет суточных, которые выплачиваются до поездки, за каждый день командировки, включая выходные и праздники.

Размер суточных можно указать в приказе о направлении в командировку. Если работник задержался в поездке или вернулся раньше, сумму надо пересчитать.

Подтверждать суточные документами не нужно.

Для профессионалов – бератор Практическая энциклопедия бухгалтера

• Отчет о командировке
• Срок для отчета
• Образец авансового отчета
• Возврат неизрасходованных сумм аванса
• ПАМЯТКА работнику, который направлен в командировку
• Как отразить расходы на командировку в учете

Авансовый отчет

Работник, вернувшийся из командировки, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу должен составить авансовый отчет.

Для авансового отчета предусмотрен типовой бланк №АО-1. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

К отчету работник должен приложить все документы, подтверждающие произведенные расходы (накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т. д.). Перечень этих документов приводят на оборотной стороне авансового отчета. Все документы, приложенные к отчету, нумеруются в том порядке, в котором они приложены к отчету.

Образец авансового отчета

ПАМЯТКА работнику, который направлен в командировку

Перечень документов, которые нужно получить от работника, вернувшего с командировки