Как запустить кадровый ЭДО?

11.05.2022 распечатать

Почему многие говорят, что кадровый ЭДО буквально необходим бизнесу? Так ли это на самом деле? Какие компании могут перейти на такую систему? И какие документы можно формировать в цифровом формате? Ответить на эти вопросы редакция журнала «Расчет» попросила Екатерину Лютенко, внутреннего аудитора Acsour.

Интерес к цифровизации оформления трудовых отношений у представителей бизнеса возник давно. Однако у подавляющего большинства компаний и органов власти вопрос о применении электронных документов вызывал противоречивые мнения. 

Все изменилось с началом пандемии, когда компании были вынуждены переводить сотрудников на удаленный режим работы и возможность обмена кадровыми электронными документами стала как никогда актуальной. 

После адаптации российского бизнеса к новым реалиям неоднозначная позиция по внедрению такой системы была пересмотрена. 22 ноября 2021 года в силу вступил Федеральный закон № 377-ФЗ, который установил возможность перехода компаний на кадровый ЭДО ­(КЭДО). 

Сущность новых правил КЭДО

Опубликованный закон дополняет Трудовой кодекс новыми статьями (ст. 22.1-22.3), которые определяют понятие КЭДО и устанавливают порядок его внедрения. Под кадровым электронным документооборотом понимаются создание, подписание, использование и хранение документов в электронном виде без их дублирования на бумажном носителе. 

С помощью ЭДО можно оформить любой документ: трудовой договор и изменения к нему; ученический договор; договор о полной материальной ответственности; приказ о применении дисциплинарного взыскания и уведомление о нем и многие другие.

Исключения из правил

Однако у всякого правила бывают исключения, поэтому в бумажной форме по-прежнему необходимо оформлять трудовые книжки, а также сведения о трудовой деятельности, формируемые электронно по форме СЗВ-ТД. 

Как известно, любое кадровое мероприятие (прием на работу, увольнение, перевод на другую должность и т.п.) работодатель обязан отразить в трудовой книжке или в отчете по форме СЗВ-Д в электронном виде.

Переход на электронную трудовую – право, а не обязанность, за исключением специалистов, у которых отсутствовал трудовой стаж на 2021 год. Для них бумажная трудовая оформляться уже не будет. 

Если сотрудник желает использовать бумажную трудовую книжку, то работодатель обязан формировать сведения как в бумажной, так и в электронной форме. Соответственно, вести КЭДО в отношении этого документа было бы невозможно, так как указанное положение противоречит нормам ТК РФ. 

Бумажными должны остаться акты о несчастном случае на производстве. Указанный документ является ключевым при расследовании инцидентов, произошедших в компании. От него зависит корректность полученных результатов, которая влияет на наличие-отсутствие у работодателя вины в случившемся и степень его ответственности. 

Еще один бумажный документ – приказы на увольнение, а также бумаги, подтверждающие прохождение работниками инструктажей по охране труда. Необходимость оформления бумажных документов и проставления сотрудником «живой» подписи обусловлена порядком проведения того или иного вида инструктажа, некоторые из них необходимо проходить сразу перед тем, как приступить к работе.

Кто может применять КЭДО? 

Переход на кадровый электронный документооборот – право компании. Ее организационно-правовая форма, масштаб и вид осуществляемой деятельности не играют роли. При этом заставить работодателя отказаться от использования бумажного документооборота в пользу электронного тоже никто не вправе. 

Если желание перейти на КЭДО появляется, то в этом случае необходимо обеспечить техническую готовность компании к обмену электронными документами, разработать соответствующий ЛНА и уведомить сотрудников о переходе на кадровый ЭДО с помощью приказа. 

Воспользоваться преимуществом КЭДО могут и сотрудники. Особенно такой способ взаимодействия будет удобен для специалистов, работающих дистанционно. Те физлица, которые уже трудятся в компании, могут выбирать между бумажным и электронным форматом ведения кадровых документов. 

При переходе на КЭДО необходимо получить письменное согласие от каждого сотрудника. Важно помнить: даже если сотрудник дал свое согласие на ведение КЭДО, но для личных целей потребовал бумажную версию документа, работодатель обязан такое требование выполнить. 

Не требуется спрашивать согласие у работников, трудоустроенных после 31 декабря 2021 года и не имеющих трудового стажа по состоянию на эту дату. В отношении таких сотрудников ЭДО можно вести по умолчанию.

Однако если окажется, что у потенциального кандидата отсутствует электронная подпись или он не согласится применять в правоотношениях с компаний КЭДО, отказывать ему в трудоустройстве работодатель не вправе. 

Если сотрудник не захочет обмениваться электронными документами, то оформлять их работодателю потребуется на бумаге. В связи с чем в организации придется контролировать бумажный и электронный документооборот. Но в будущем сотруднику ничто не помешает изменить свое решение и перейти на КЭДО. 

Как организовать переход

 В первую очередь необходимо назначить лицо, ответственное за разработку ЛНА для перехода на КЭДО, и подготовить соответствующий приказ. Далее – определить, на основании какой информационной системы будет осуществляться кадровый  ЭДО. 

В указанных целях можно использовать государственный сервис «Работа России», доступ к которому обеспечивается за счет портала «Госуслуги», или информационную систему работодателя. В этом случае все расходы по ее внедрению компания берет на себя. При этом сотрудник использует указанную систему на безвозмездной основе. Каждый способ несет в себе преимущества и недостатки, главное: 

  • оценить, насколько принятое вами решение сможет адаптироваться под нужды компании и специфику осуществляемых бизнес-процессов;

  • понять, сможет ли программа обеспечить подписание, хранение и факт получения электронного документа второй стороной;

  • проанализировать финансовую сторону вопроса и сопоставить целесообразность будущих затрат с окупаемостью такой программы в будущем.

Следующим шагом внедрения ­КЭДО станет разработка ЛНА, в котором необходимо:

  • прописать сведения об информационной системе, при помощи которой будет осуществляться КЭДО; 

  • порядок доступа к системе работодателя;

  • перечень электронных документов и работников, в отношении которых осуществляется КЭДО;

  • срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО;

  • и информацию о дате введения кадрового ЭДО.

Также в отдельном Положении необходимо прописать порядок ведения кадрового ЭДО, который предусматривает:

  • сроки подписания электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника;

  • периодичность такого подписания и ознакомления;

  • порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия посредством КЭДО с работодателем;

  • исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе.

Порядок уведомсления

Теперь компании необходимо уведомить работников о вводе КЭДО и получить их письменное согласие на обмен электронными документами. Уведомлять необходимо всех: и работающих сотрудников, и потенциальных кандидатов. При этом важно отметить, что дата перехода на ЭДО не должна быть установлена ранее даты уведомления сотрудников. Отсутствие письменного согласия принято считать отказом в дальнейшем использовании ЭДО. 

Следующий этап: оформить электронную цифровую подпись для сотрудников. 

Если для обмена документами был выбран сервис «Работа России», то оформлять электронные подписи сотрудникам не нужно. 

Если система была создана ИТ-разработчиком или куплена, то возникает необходимость оформления электронной цифровой подписи. 

В зависимости от состава кадровых документов, оформляемых с помощью КЭДО, существует несколько видов подписи: усиленная квалифицированная электронная подпись (­УКЭП), усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) и простая электронная подпись. 

В отличие от первых двух видов подписей, простая электронная подпись действует бессрочно (период действия УКЭП и УНЭП – один год) и выпускать ее может сам работо­датель в своей информационной системе. 

Есть важное различие в статусе сторон при подписании документов. Для работодателя оформление документов с использованием УКЭП – обязанность, а для сотрудников это может являться всего лишь правом. УНЭП и простой электронной подписью будет рискованно подписывать: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв, приказ о применении дисциплинарного взыскания и т. п. 

Рекомендуется определить какие кадровые документы будут оформляться электронно, и на основе этого выбрать наиболее предпочтительный для использования сотрудниками вид подписи. 

Также стоит отметить, что если у работника при трудоустройстве такая подпись уже оформлена, то заново ее приобретать не требуется (до окончания срока годности).

И наконец, финальные стадии ввода в компании КЭДО. Разобравшись с подписями, нужно подготовить дополнительные соглашения к трудовому договору с информацией по КЭДО (для работающих сотрудников) либо внести информацию о КЭДО в трудовой договор (для потенциальных кандидатов). 

Теперь нужно обучить сотрудников в информационной системе по ведению КЭДО.  

Сложности в применении

Если компания хочет достичь успеха во внедрении КЭДО, ей стоит тщательно продумать каждый шаг и реализовать его на практике. Чаще сложности возникают тогда, когда какой-то из шагов не доработан или вовсе отсутствует.

Что может послужить причиной неудачи проекта по переходу на кадровый ЭДО? Отсутствие человека, ответственного за разработку КЭДО! Любой процесс, который происходит в компании, должен координироваться ответственным человеком. 

Неправильная мотивация персонала и коммуникация с ним. Одна из предпосылок перехода на КЭДО – необходимость большей гибкости в отношениях с сотрудниками.

Если компания хочет полностью перейти на КЭДО, ей необходимо разработать стратегию привлечения сотрудников к пользованию данной системой с учетом особенностей коллектива и корпоративной культуры. Необходимо обозначить преимущества КЭДО, дать понять, что адаптация к такой системе будет проходить в комфортной среде, при помощи проведения соответствующего обучения и инструктажей. 

Некорректная работа информационной системы. Платформа ­КЭДО интегрируется с другими информационными системами бизнеса, и если в них будут присутствовать ошибки или некорректные данные, то в применении кадрового ЭДО могут возникнуть проблемы. 

Неудобная в использовании система. Любой инструмент, применяемый в работе, должен быть направлен на достижение эффективного результата за относительно короткий промежуток времени. Если применяемая система усложняет работу, а не упрощает ее, то смысл автоматизации процесса теряет свою актуальность.

Устаревшие процессы ведения кадрового делопроизводства. Система КЭДО наиболее прозрачна, и при переходе на него часть процессов придется пересмотреть.

Преимущества КЭДО

Каждая сложность, с которой может столкнуться компания на начальном этапе, в конечном счете будет решена, и в результате компания получает функционирующую систему. Каковы же преимущества КЭДО?

Значительное упрощение и ускорение процесса трудоустройства кандидатов. Теперь соискателю не придется приезжать в офис, чтобы оформить кадровый документ, достаточно будет подписать его электронной подписью и прислать также в электронном виде. 

Снижение рисков при проверках. Благодаря автоматизированным процессам можно направить ряд документов в контролирующие органы, обеспечивая их наибольшую конфиденциальность. Факт получения и отправки документа всегда подтверждается второй стороной. 

Повышение исполнительной дисциплины. Документы будут направлены и согласованы между сторонами в соответствии с законодательством РФ. 

Сокращение потерь бумажных документов. Согласно исследованиям, многие компании стали доверительнее относится к системе КЭДО, потому что на практике суды и контролирующие органы в 67% случаев принимают электронные документы в качестве доказательств при проверках или судебных спорах.


Бухгалтерия.ru
Подпишитесь на наши рассылки, чтобы первыми быть в курсе всего нового из мира бухучета, получать эксклюзивные издания и полезные подарки.

Даю согласие на обработку моих персональных данных


Loading...