Как принять на работу и уволить в нерабочие дни?

Прием на работу, увольнение можно оформлять и на удаленном режиме работы, соблюдая базовые требования Трудового кодекса.

Как уволить работника в период, объявленный нерабочими днями

Если на организацию распространяется режим нерабочих дней, работники не переведены на удаленку, они просто не работают, уволить работника нельзя. Придется подождать до выхода на работу.

Сократить штат или ликвидировать неработающую организацию во время нерабочих дней также не получится. И та, и другая процедура требуют от работодателя, уведомить работников за три месяца.

Для тех, кто перешел на удаленную работу, увольнение можно провести в обычном порядке. Единственное, что нужно предусмотреть, это обмен оригиналами документов. Работник может прислать заявление об увольнении или получить уведомление об увольнении по электронной почте. Этого достаточно, чтобы запустить процедуру.

В последующем лучше сторонам обменяться оригиналами по почте. Чуть ниже мы еще вернемся к этому вопросу.

Как принять работника в период, объявленный нерабочими днями

Если организация продолжает работать, в том числе и на удаленном режиме, принимать работников она может в обычном порядке, никаких особенностей здесь нет.

А если компания заключает в работником договор о дистанционной работе, личное присутствие работника в офисе не обязательно. Об это неоднократно писал Минтруд.

Трудовой договор о дистанционной работе можно заключить путем обмена электронными документами. Это разрешено частью 1 статьи 312.2 ТК РФ.

Правда, если работник и компания обмениваются только электронными документами, для их подписания нужно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись согласно части й статьи 312.1 ТК РФ.

Особенности электронного документооборота

Несмотря на то, что ТК РФ фактически узаконил электронный документооборот, большинство организаций предпочитае иметь бумажные копии. И это - правильно.

При заключении договора дистанционно экземплярами можно обменяться по почте или курьером.

Обратите внимание на следующие особенности:

• подписанную бумажную копию трудового договора нужно направить работнику в течение трех дней со дня его заключения заказным письмом с уведомлением (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ);
• все документы, которые являются обязательными для трудоустройства, работник может направить работодателю в электронной форме. Но, работодатель имеет право потребовать от работника бумажные документы, заверенные нотариусом (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).

При приеме на работу Трудовой кодекс разрешает ознакомить работника с локальными документами компании, такими как правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, положение о коммерческой тайне и т.д., отправив их в электронном виде. Сделать это можно по электронной почте или выложив документы на облачный сервер компании, или выложив их на файлообменник (например GoogleДиск), и предоставив работнику доступ к документам для просмотра.

Если компания и работник обмениваются только электронными документами, обе стороны должны подписывать их усиленной квалифицированной электронной подпись согласно части 4 статьи 312.1 ТК РФ.

Усиленная квалифицированная подпись — это аналог собственноручной подписи.

Ее можно применять везде, в том числе и для заключения договоров в электронном виде.

Для усиленной квалифицированная электронной подписи используют средства криптографической защиты информации (СКЗИ), сертифицированные ФСБ РФ.

Компания может получить подпись через свою отчетную программу.

Работник, который хочет получить усиленную квалифицированную электронную подпись должен обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр. Найти их можно на сайте госуслуг. Услуга это не бесплатная.

Усиленная квалифицированная подпись

Для оформления подписи работнику понадобятся:

• документ, удостоверяющий личность;
• страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
• индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН).

Новый СЗВ-ТД

Не забудьте, что с 2020 года для работодателей введен новый отчет в ПФР, связанный с переходом на электронные трудовые книжки.

Форма и порядок представления формы СЗВ-ТД утверждены постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п. Отчет нужно сдавать в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

СЗВ-ТД сдают не по всем работникам, а только по тем, в отношении которых в отчетном месяце осуществлялись определенные кадровые мероприятия.

Прием и увольнение работников нужно отражать в СЗВ-ТД.

Если сотрудник принят на работу в текущем месяце, то в следующем месяце нужно сдать отчет.