Как правильно заполнить форму 6-НДФЛ?

С 2016 года для работодателей, которые выплачивают доходы физическим лицам по трудовым договорам и договорам гражданско-правового характера, введена новая ежеквартальная отчетность по форме 6-НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ). Расчет содержит обобщенные данные о выплаченных доходах, исчисленном и удержанном НДФЛ, сроках его удержания и сроках оплаты по всем сотрудникам компании. Этим новая отчетность отличается от формы 2-НДФЛ, которая подается по каждому работнику отдельно. Форма 6-НДФЛ, формат и порядок ее заполнения утверждены приказом ФНС от 14 октября 2015 года № ММВ-7-11/450@.

Сроки сдачи формы 6-НДФЛ

Сдавать расчет за квартал, полугодие и девять месяцев налоговый агент должен ежеквартально, не позднее последнего числа месяца, следующего за истекшим отчетным периодом. Первый раз отчитаться по форме 6-НДФЛ нужно за первый квартал этого года, и сделать это необходимо не позднее 4 мая 2016 года.

Напомним, что в письме от 21 декабря 2015 года № БС-4-11/22387 ФНС скорректировала срок представления расчета с учетом праздничных дней (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). Крайний срок сдачи отчета за полугодие – 1 августа 2016 года, за 9 месяцев – 31 октября. Отчитаться за 2016 год нужно будет не позднее 1 апреля 2017 года (п. 2 ст. 230 НК РФ). Расчет за 2015 год представлять не требуется. Уточненный расчет 6-НДФЛ необходимо представить, если в ранее направленном в инспекцию документе: не отражены нужные сведения, они отражены не полностью или в документе содержится недостоверная информация.

Заполненная новая форма подается на бумажном носителе, если численность сотрудников, которые получили от агента доходы, менее 25 человек. В случае, когда в штате компании больше 25 наемных работников, нужно сдавать расчет в электронном виде.

Куда представлять расчет 6-НДФЛ?

Порядок представления расчетов по форме 6-НДФЛ зависит от наличия обособленных подразделений, а у предпринимателей – от системы налогообложения (п. 2 ст. 230 НК РФ). По общему правилу, подавать расчет нужно в ИФНС по месту учета организации (регистрации ИП по месту жительства).

При наличии ОП форму 6-НДФЛ нужно представлять в инспекцию по месту нахождения каждого обособленного подразделения (письма ФНС от 30 декабря 2015 г. № БС-4-11/23300@, Минфина от 19 ноября 2015 г. № 03-04-06/66970).

Важно запомнить, что расчет заполняется агентом отдельно по каждому ОП, независимо от того, что они состоят на учете в одной инспекции, но на территориях разных муниципальных образований (разные ОКТМО) (письмо ФНС от 28 декабря 2015 г. № БС-4-11/23129). Если подразделения находятся в одном муниципальном образовании, но на территориях, подведомственных разным ИФНС, организация вправе встать на учет в одной инспекции и подавать расчеты туда (п. 3 ст. 83 НК РФ).

Большие организации имеют право выбора: представлять расчеты в налоговый орган по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика или по месту учета каждого ОП. При этом все подразделения составляют отдельный расчет (письмо ФНС от 1 февраля 2016 г. № БС-4-11/1395@). Индивидуальные предприниматели «на патенте» или на ЕНВД должны отчитываться в инспекцию по месту своего учета (п. 1.10 приложения № 2).

Что будет, если не подать?

Штраф за непредставление ежеквартального отчета в инспекцию – 1000 рублей за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для представления документов (п. 1.2 ст. 126 НК РФ). В случае если расчет по форме 6-НДФЛ не подан в течение 10 дней по истечении установленного периода, инспекторы вправе приостанавливать операции по банковским счетам компании.

Кроме того, с 2016 года введена в действие статья 126.1 НК РФ, в которой предусмотрена ответственность за недостоверные данные – 500 рублей за каждый документ с ошибками. Однако, если организация самостоятельно найдет неточность в расчете 6-НДФЛ, исправит ее и подаст уточненку до 4 мая 2016 года, то штрафа не будет. В случае если не соблюдена форма представления расчета 6-НДФЛ (бумага вместо электронного вида), то размер штрафа составит 200 рублей (ст. 119.1 НК РФ).

Порядок заполнения

Форма 6-НДФЛ состоит из титульного листа и двух разделов, которые заполняются следующим образом: на первой странице работодатели должны указать свои персональные данные. Заполнение строк «КПП» и «Код по ОКТМО» имеет особенности, согласно которым если расчет подается по лицам, получившим доход от обособленного подразделения, указываются КПП и ОКТМО этого подразделения, а не головной организации. Коды периодов, за которые подается расчет 6-НДФЛ, нужно брать из Приложения 1 Порядка заполнения расчета. Если в какую-то графу компания или предприниматель не имеет возможности внести данные, то нужно поставить «0».

Согласно абзацу 6 Приложения № 2, расчет заполняется нарастающим итогом за I квартал, полугодие, 9 месяцев и год. Это относится к обоим разделам. Контрольные соотношения для 6-НДФЛ обновлены в третий раз письмом ФНС от 10 марта 2016 года № БС-4-11/3852@. Прежние контрольные соотношения противоречили указаниям контролеров, которые были даны в письмах от 12 февраля 2016 года № БС-3-11/553@, от 18 февраля 2016 года № БС-3-11/650@, от 25 февраля 2016 года № БС-4-11/3058@. С их помощью налогоплательщики могут самостоятельно проверить правильность заполнения формы 6-НДФЛ, а также сверить данные с декларацией по налогу на прибыль, с отчетами по страховым взносам.

Раздел 1 «Обобщенные показатели» заполняется по каждой ставке налога, по которой облагались доходы, начисленные физическим лицам. Поэтому, если организация выплачивала доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, то строки 010–050 этого раздела заполняются для каждой из этих ставок, и тогда первый раздел может состоять из нескольких страниц. При этом строку «Итого по всем ставкам» достаточно заполнить один раз на первой странице (п. 3.2 Порядка заполнения). Работодатель в соответствующих графах проставляет коды и общую сумму налога, а также количество наемных работников, доходы которых подлежали налогообложению. Поскольку расчет заполняется нарастающим итогом, в расчет за I квартал надо включать данные по всем сотрудникам за период с 1 января по 31 марта 2016 года. При этом доходы, начисленные в виде дивидендов, выделяются отдельно (стр. 025).

В строке 010 указывается ставка налога.

В строке 020 нужно указать зарплату за январь-март включительно (пп. 1, 2, п. 2 ст. 223 НК РФ). Полностью необлагаемые доходы здесь показывать не надо.

В строке 030 указываются вычеты, предоставленные работникам.

В строке 040 отражается НДФЛ, исчисленный с доходов, указанных в строке 020. Исчислить налог необходимо на дату получения дохода (п. 3 ст. 226 НК РФ, пп. 1–2 ст. 223 НК РФ). В строке 070 показывается удержанный НДФЛ.

В разделе 2 все доходы нужно распределить по датам. Их три: дата фактического получения, дата удержания НДФЛ и срок его перечисления. В 2016 году эти даты могут различаться в зависимости от вида дохода.

На некоторые аспекты заполнения раздела 2 специалисты ФНС обратили особое внимание плательщиков в письме от 18 марта 2016 года № БС-4-11/4538@. Так, они отметили, что строка 100 раздела 2 «Дата фактического получения дохода» заполняется с учетом положений статьи 223 НК РФ, строка 110 раздела 2 «Дата удержания налога» с учетом пункта 4 статьи 226 и пункта 7 статьи 226.1 НК РФ, строка 120 раздела 2 «Срок перечисления налога» – с учетом пункта 6 статьи 226 и пункта 9 статьи 226.1 НК РФ. Кроме того, ревизоры подчеркнули, что в случае если в разные доходы имеют одну и ту же дату получения, но различные сроки перечисления НДФЛ, то строки 100–140 раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ заполняются по каждому сроку перечисления налога отдельно.

Отдельные нюансы

Напомним одну важную деталь: с 1 января этого года датой фактического получения зарплаты является последний календарный день месяца, за который она начислена. Удержать НДФЛ агент обязан в момент фактической выплаты денег (ст. 226 НК РФ), а перечислить – не позднее дня, следующего за днем фактической выплаты заработной платы.

При выплате пособий по временной нетрудоспособности и отпускных НДФЛ нужно уплатить не позднее последнего числа месяца, в котором они выплачены.

Датой фактического получения зарплаты признается последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). Поэтому в строке 100 расчета следует записать 31-е (30-е) число, даже если этот день выпал на выходной. На порядок удержания эта дата не влияет. Удержать налог нужно при фактической выплате дохода, а перечислить – не позднее следующего дня (п. 6 ст. 226 НК РФ в ред. от 1 января 2016 г.). Например, если зарплата выдана 3 марта, то эта дата ставится в строке 110, а в строке 120 надо поставить 4 марта. Такие разъяснения дала ФНС в письме от 20 января 2016 года № БС-4-11/546@.

Если работник получит отпускные в 2016 году, то в строках 100 и 110 дата получения дохода будет одинаковой – дата выплаты денег. А вот срок перечисления в строке 120 будет отличаться. Перечислить НДФЛ с отпускных нужно в последний день месяца, в котором компания их выдала (п. 6 ст. 226 НК РФ в ред. от 1 января 2016 г.). Если этот день попадает на выходной, то срок переносится на первый рабочий день. Например, если компания выдала отпускные 23 января, тогда эту дату следует записать в строках 100 и 110, а в строке 120 – 1 февраля, так как 31 января выпало на воскресенье.

В разделе 2 отражаются операции, которые произведены налоговым агентом в отчетном периоде, то есть за последние три месяца периода. Разъяснения ФНС по заполнению раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ противоречивы. Сначала Служба в письме от 28 декабря 2015 года № БС-4-11/23129@ отметила, что операции, осуществленные в предыдущие отчетные периоды, в данном разделе не отражаются. Позднее Служба указала, что в разделе 2 расчета отражаются те операции, которые совершены за последние три месяца отчетного периода (письмо от 12 февраля 2016 г. № БС-3-11/553@). Кроме того, если операция была начата в прошлом отчетном периоде, а завершена в этом, ее также необходимо включить в расчет, поскольку такие операции, в соответствии с нормами Налогового кодекса, нужно отражать в отчетном периоде на дату их завершения. Согласно разъяснениям ФНС, данным в выше упомянутом письме, заработная плата, начисленная за март, а также начисленный и удержанный с нее в апреле НДФЛ, подлежат отражению в расчете за I квартал (при условии, что налог удержан). Например, если работникам зарплата за март 2016 года выплачена 5 апреля, а  ДФЛ перечислен 6 апреля, операция отражается в 1 разделе расчета 6-НДФЛ за I квартал 2016 года. И можно не отражать эту операцию в разделе 2. Данная операция будет отражена в расчете при выплате зарплаты работникам за полугодие: в строке 100 (дата фактического получения дохода) указывается – 31 марта 2016 года, в строке 110 (дата удержания налога) – 5 апреля 2016 года, в строке 120 (срок перечисления налога) – 6 апреля 2016 года, в строках 130 и 140 – соответствующие суммы. Однако если следовать новым разъяснениям ФНС, контрольные соотношения могут не выполняться, что может повлечь сложности при представлении расчета.

Обратите внимание, что новыми контрольными соотношениями не предусмотрено совпадение показателей 1 и 2 разделов. Также допустимы погрешности за счет округлений налога (п. 6 ст. 52 НК РФ). Разъяснениям ФНС безопаснее следовать. Это позволит избежать штрафа за недостоверные сведения (п. 1 ст. 126.1, пп. 3 п. 1 ст. 111 НК РФ).

Отсутствующая обязанность

Обязанность по представлению расчета по форме 6-НДФЛ возложена на налоговых агентов, признаваемых таковыми в соответствии со статьями 226 и 226.1 НК РФ. Если организация в течение года не начисляла и не выплачивала доход физическим лицам, она не является налоговым агентом. У организаций, не являющихся налоговыми агентами, обязанность представлять форму 6-НДФЛ отсутствует. Об этом Минфин разъяснил в письме от 2 ноября 2015 года № 03-04-06/63268.

Вместе с тем, чтобы обезопасить себя лучше представить в ИФНС письмо в произвольной форме о том, что деятельность не ведется, зарплата не начисляется и не выплачивается. Если этого не сделать налоговый орган вправе заблокировать банковские счета, если компания не сдаст расчет 6-НДФЛ в течение 10 рабочих дней со дня окончания срока его представления (п. 6 ст. 6.1, п. 3.2 ст. 76 НК РФ).

Правила заполнения 6 НДФЛ в 2016 году

В конце расскажем о правилах заполнения отчета при выплате дивидендов и выдаче материальной выгоды.

Итак, дивиденды облагаются НДФЛ по ставке 13 процентов. Соответственно, в разделе 1 данные по дивидендам указываются следующим образом. В строке 010 указывается ставка НДФЛ, с применением которой исчислены суммы налога. Далее, в строке 020 нужно записать всю сумму доходов физлиц, которые облагаются по этой ставке.

Обратите внимание: сумма начисленных дивидендов прописывается отдельной строкой. В строке 025 указывается вся (общая) сумма дивидендов, а в строке 045 – сумма НДФЛ.

И в заключение – о материальной выгоде. Если компания выдавала физическим лицам беспроцентные займы или займы под низкий процент, то получившуюся экономию, т. е. материальную выгоду, тоже следует отметить в форме 6-НДФЛ по строкам 020, 080 раздела 1 и по строкам 100–140 раздела 2. При этом дата фактического получения «экономного» дохода должна определяться на последний день каждого месяца в течение срока, на который они были предоставлены (пп. 7 п. 1 ст. 223 НК РФ).