Как подтвердить расходы в командировке

05.04.2019 распечатать

На тот или иной вид расходов организации должны быть документы, которые их подтверждают. Документально не подтвержденные расходы налогооблагаемую прибыль не уменьшают.

Минфин России в письме от 15.01.2019 № 03-03-06/3/1456 в очередной раз напомнил, что расходы работника в командировке могут быть учтены организацией в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, при условии обоснованности таких расходов.

Обоснование расходов

Для того чтобы командировочные расходы были приняты в уменьшение облагаемой базы по налогу на прибыль, они должны соответствовать требованиям, установленным пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса, то есть расходы должны быть:

  • обоснованы (экономически оправданы и выражены в денежной форме);

  • документально подтверждены (т. е. оформлены документами, соответствующими требованиям российского законодательства);

  • произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Командировочные расходы следует классифицировать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией, и отражать в налоговом учете в составе прочих расходов.

Как подтвердить командировочные расходы

Командировка – это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по решению работодателя (ст. 166 ТК РФ). Исходя из этого определения экономическая направленность затрат на командировку подтверждается приказом по организации, в котором указано место командирования, сроки командировки, служебное задание и цель командировки.

Работник, вернувшийся из командировки, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу должен составить авансовый отчет. К авансовому отчету прилагают все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки. Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы.

К расходам, связанным с командировками, относят следующие расходы: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплату услуг связи, расходы по оплате медицинской страховки, расходы на получение загранпаспорта и визы).

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки. Если проездные документы отсутствуют, фактический срок пребывания в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения.

По этой теме:

Так, расходы по проживанию – это счета гостиниц, квитанции об оплате гостиничных услуг, договор аренды жилого помещения, в котором указаны реквизиты сторон договора, вид помещения, адрес местонахождения, срок аренды и ее стоимость. При заграничных командировках подтверждают расходы на оплату жилья те документы, которые были оформлены по законодательству иностранного государства.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

  • стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
  • оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;
  • плату за пользование в поездах постельными принадлежностями;
  • стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;
  • сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Напомним, суточные выплачивают командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).


Пример. Как отразить в учете расходы на командировку

Работник ООО “Альфа” С.С. Ульянов направлен в командировку в Москву на 8 дней. Расходы Ульянова на приобретение авиационных билетов составили 9600 руб. (в том числе НДС – 1600 руб.), по найму жилого помещения – 6000 руб. (в том числе НДС – 1000 руб.). Ульянов получил в гостинице счет-фактуру. Приказом руководителя ООО “Альфа” утверждены нормы суточных при командировках по территории России – 500 руб. Ульянову выданы суточные в сумме 4000 руб. (500 руб./дн. × 8 дн.). Сумма аванса, выданного Ульянову для оплаты расходов в командировке, составила 22 000 руб. Ульянов направлен в командировку для заключения договора о покупке материалов. Бухгалтер ООО “Альфа” должен сделать записи:

ДЕБЕТ 71  КРЕДИТ 50-1
22 000 руб. – выдан аванс на командировку;

ДЕБЕТ 19  КРЕДИТ 71
2600 руб. (1600 + 1000) – учтен НДС по командировочным расходам;

ДЕБЕТ 68 СУБСЧЕТ “РАСЧЕТЫ ПО НДС” КРЕДИТ 19
2600 руб. – произведен вычет по НДС;

ДЕБЕТ 10  КРЕДИТ 71
17 000 руб. (9600 + 6000 + 4000 – 1000 – 1600) – расходы по командировке учтены в себестоимости приобретенных материалов;

ДЕБЕТ 50-1  КРЕДИТ 71
2400 руб. (22 000 – 17 000 – 1600 – 1000) – возвращена сумма неиспользованного аванса в кассу организации.

Вычет НДС по командировочным расходам

Большую часть расходов на командировки составляют оплата проезда сотрудников до места командировки и оплата проживания в гостиницах. НДС по таким расходам можно принять к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Проблем не возникает, если расходы оплачены по безналичному расчету – например, компания от своего имени приобретает железнодорожный билет для сотрудника. В этом случае продавец билета выпишет на имя фирмы счет-фактуру, и НДС можно будет принять к вычету в обычном порядке. Вычетом в такой ситуации можно воспользоваться в день, когда будет утвержден авансовый отчет работника, который вернулся из командировки.

На практике же оплата проживания и проезда нередко производится по-другому. Компания выдает командированному сотруднику деньги, и он самостоятельно покупает билеты и оплачивает проживание в гостинице. В таких случаях счет-фактуру заменяет кассовый чек или иной документ установленной формы. Налоговики считают, что таким документом может быть только бланк строгой отчетности, например, счет из гостиницы (п. 7 ст. 168 НК РФ). Причем сумма НДС в нем должна быть выделена отдельной строкой.

В книге покупок регистрируют заполненные бланки строгой отчетности с выделенной отдельной строкой суммой НДС, которые выданы работнику:

  • при найме жилья во время командировки;
  • проезде к месту командировки и обратно;
  • пользовании в поездах постельным бельем.

Для поездки в командировку можно использовать любой транспорт

Читать далее...

 

Эксперт “НА” Е.В. Натырова

Бухгалтерия.ru
Подпишитесь на наши рассылки, чтобы первыми быть в курсе всего нового из мира бухучета, получать эксклюзивные издания и полезные подарки.

Даю согласие на обработку моих персональных данных


Loading...