Эксклюзивные почтовые расходы

Арендуем ячейку

Фирмы могут получать корреспонденцию по своему почтовому адресу, до востребования или с использованием ячеек абонементного почтового шкафа (ст. 19 Закона № 176-ФЗ от 17 июля 1999 г. «О почтовой связи», далее №176-ФЗ). Организации могут абонировать почтовые ячейки. Для этого нужно выбрать подходящее отделение почтовой связи, узнать о наличии свободных ячеек, написать заявление и заключить договор. После оплаты ячейку передадут в пользование организации по акту. Абонементные почтовые ячейки фирмы используют, например, для того, чтобы разграничить потоки писем по разным видам деятельности или организовать более удобную для руководства связь с покупателями товаров.

О том, как учесть расходы на обслуживание почтовых ячеек, рассказывает Марина Бломериус, налоговый консультант компании «Что делать Консалт»: «Затраты на абонирование почтового шкафа в бухгалтерском учете отражают в составе расходов по обычным видам деятельности, как управленческие расходы (п. 7 ПБУ 10/99). Расходы за пользование ячейкой признают в том налоговом периоде, в котором они возникли, независимо от времени фактической оплаты (п. 18 ПБУ 10/99).

Для целей налогообложения прибыли расходы на абонирование почтового ящика относят к расходам на почтовые услуги и учитывают в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК). Их признают в том налоговом периоде, в котором они возникли, если в налоговом учете фирма использует метод начисления (п. 1 ст. 272 НК). Если же организация в учетной политике в целях налогообложения закрепила кассовый метод, то сумму за аренду ячейки включают в расходы после ее фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК).

На практике фирмы обычно вносят плату за несколько месяцев вперед. В этом случае уплаченную сумму в бухгалтерском и налоговом учете нужно учитывать как предоплату». Рассмотрим учет расходов на абонирование почтовой ячейки на примере.

Пример

ООО «Ромашка» заключило договор на абонирование почтовой ячейки абонементного почтового шкафа сроком на 6 месяцев с 1 сентября 2006 г. по 28 февраля 2007 г. Составлен акт передачи ячейки в пользование. Плата внесена единовременно за весь срок пользования наличными деньгами через подотчетное лицо в сумме 6195 руб. (в том числе НДС 18% – 945 руб.). В учетной политике организации закреплен метод начисления.

Бухгалтер Ромашки сделает такие записи:

Дебет 71 Кредит 50

– 6195 руб. – выдана сумма в подотчет;

Дебет 60 субсчет «Авансы выданные» Кредит 71

– 6195 руб. – внесена сумма абонентной платы за пользование ячейкой.

Ежемесячно в течение всего срока действия договора бухгалтер Ромашки будет делать такие записи:

Дебет 26 (44) Кредит 60 субсчет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

– 875 руб. ((6195 руб. – 945 руб.) / 6 мес.) – списаны расходы за пользование ячейкой;

Дебет 19 Кредит 60 субсчет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

– 157,5 руб. (945 руб. / 6 мес.) – отражена сумма НДС по абонентной плате;

Дебет 68 Кредит 19

– 157,5 руб. – принят к вычету НДС по оказанным фирме услугам;

Дебет 60 субсчет «Расчеты с поставщиками подрядчиками» Кредит 60 субсчет «Авансы выданные»

– 1032,5 руб. – зачтена частично сумма предоплаты, уплаченная за абонирование почтового ящика.

«Доставка» дивидендов

Еще один вид услуг, которые оказывает почтовая служба, – денежные переводы. Некоторые фирмы с помощью почтовых переводов перечисляют деньги командированным сотрудникам, алименты, пособия и другие суммы, предназначенные «удаленным» адресатам.

Возьмем ситуацию, когда фирма выплачивает дивиденды акционерам. Некоторые из акционеров самостоятельно не могут прийти за причитающейся суммой. В этом случае организация может отправить дивиденды акционеру почтой. Почтовая служба берет оплату за свои услуги. Эти затраты могут быть весьма значительны, и фирмы стремятся включить их в состав расходов в налоговом учете. Однако чиновники делать этого не разрешают. Ведь, по их мнению, этот вид затрат отсутствует в перечне расходов, принимаемых к вычету при исчислении налога на прибыль. Более того, расходы на перечисление дивидендов не связаны с производством (письмо Минфина от 22 сентября 2005 г. № 03-03-04/1/222).

Но некоторые судьи с доводами чиновников не согласны. Они считают, что «несмотря на то, что сами дивиденды выплачиваются из чистой прибыли, их выплата является, во-первых, обязанностью фирмы, а во-вторых, деятельностью, направленной на извлечение прибыли» (постановление ФАС Поволжского округа от 3 марта 2006 г.

№ А55-4964/05-6). Значит, расходы на оплату почтовых услуг экономически оправданы. И их можно включить в расходы в налоговом учете на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.

Похожее решение судьи приняли, рассматривая дело об учете затрат на рассылку извещений о выплате дивидендов акционерам. В этом случае арбитры просто не приняли во внимание возражения инспекции и указали, что почтовые, телефонные и телеграфные услуги являются прочими расходами, связанными с производством и реализацией (постановление ФАС Поволжского округа от 8 сентября 2005 г. № А55-19749/04-34).

Таким образом, если фирма не хочет спорить с налоговой инспекцией, то затраты на почтовую рассылку дивидендов в расходы в налоговом учете лучше не включать. Если же почтовые расходы учли при расчете налога на прибыль, то готовьтесь отстаивать свою позицию в суде, возможно, судьи встанут на сторону фирмы.

«Индивидуальные» расходы

Индивидуальные предприниматели пользуются услугами почты ничуть не меньше организаций. Так, например, один индивидуальный предприниматель отправлял декларации по ЕСН и НДФЛ почтой. И он обратился за разъяснениями в Минфин – можно ли учитывать эти расходы при расчете налога на доходы физических лиц. Финансисты ответили, что при расчете НДФЛ индивидуальные предприниматели имеют право на профессиональные вычеты в сумме документально подтвержденных расходов (п. 1 ст. 221 НК). Однако данные расходы должны быть осуществлены по деятельности, направленной на извлечение доходов. Состав расходов, принимаемых к вычету, индивидуальные предприниматели определяют самостоятельно, в порядке, аналогичном установленному главой 25 Налогового кодекса «Налог на прибыль организаций». Расходы на отправку корреспонденции относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК). Таким образом, рассчитывая НДФЛ, индивидуальные предприниматели могут уменьшить налогооблагаемые доходы на профессиональные налоговые вычеты в сумме фактических почтовых затрат (письмо Минфина от 25 января 2006 г. № 03-05-01-05/3).

С полным текстом использованных документов можно ознакомиться в СПС КонсультантПлюс.

мнение

Некоторые бухгалтеры считают, что сумму предоплаты, уплаченную за пользование абонентским почтовым шкафом, нужно относить на расходы будущих периодов. «Это неверное решение, – предупреждает Марина Бломериус, налоговый консультант компании «Что делать Консалт». – Выбытие активов в порядке предварительной оплаты услуг расходом признать нельзя (п. 3 ПБУ 10/99, п. 14 ст. 270 НК). Сумму предоплаты за пользование почтовой ячейкой нужно учитывать так же, как и любые другие выданные авансы – на счете 60 субсчет «Авансы выданные».

внимание

Услуги почтовой связи – это действия или деятельность по приему, обработке, перевозке, доставке (вручению) почтовых отправлений, и по осуществлению почтовых переводов денег (ст. 2 Закона от 17 июля 1999 г. № 176-ФЗ «О почтовой связи»). Почтовые услуги могут оказывать специализированные организации, которые имеют лицензию (ст. 29 Закона от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ «О связи»). В обязанность почтовых служб входит обеспечение конфиденциальности и сохранности почтовых отправлений (ст. 15, ст. 20 Закона № 176-ФЗ, п. 47 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства от 15 апреля 2005 г. № 221).

внимание

«Если есть достаточные основания полагать, что для уголовного дела имеет значение содержимое почтово-телеграфных отправлений, то на них может быть наложен арест (ст. 185 УПК). – Предупреждает Алексей Беклемишев, директор аудиторской фирмы «Финстатус». – Наложение ареста на почтово-телеграфные отправления, их осмотр и выемку в учреждениях связи производятся на основании судебного решения».

Е.Пальмина