Два варианта возмещения расходов дистанционного работника

Требование компенсировать дистанционщикам расходы и обеспечивать их оборудованием для работы установлено статьей 312.6 ТК РФ.

Работник и работодатель вправе самостоятельно согласовать, какие именно расходы и как будут компенсироваться, на каком оборудовании будет работать дистанционный сотрудник. Вариантов может быть несколько, наиболее очевидны два:

1.  Работник использует свое собственное оборудование и ПО для выполнения трудовых обязанностей и получает за это компенсацию. Отдельно работнику компенсируются расходы на интернет, связь, электричество по счетам от поставщиков услуг.
2. Работник использует оборудование и ПО, предоставленное ему работодателем. Расходы работника на интернет, связь, электричество, бумагу и другие расходные материалы компенсируются работодателем по счетам от поставщиков услуг.

И в том, и в другом случае, порядок, размер компенсации и способ выплаты должен быть описан отдельно в трудовом договоре (ст. 188 ТК РФ).

Работник использует свое оборудование

Если работник по согласованию с фирмой использует в работе свое или арендованное оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и т.п., работодатель:

• выплачивает ему компенсацию,
• возмещает текущие расходы, связанные с использованием своего оборудования и выполнением своих рабочих задач.

С 31 августа 2023 года вступила в силу новая редакция п. 11.1 статьи 264 НК РФ, скорректированная Федеральным законом от 31 июля 2023 года №389-ФЗ.

Организациям на законодательном уровне разрешено компенсационные выплаты удаленным работникам учитывать в налоговой базе по прибыли. Но, в пределах лимита: не более 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно, либо в сумме документально подтвержденных расходов дистанционного работника. Эта же сумма, в пределах лимита не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Работник использует оборудование компании

В таком случае оборудование выдается дистанщику на основании акта приема-передачи, компенсировать расходы, связанные с использованием техники, не нужно. 

Компенсации подлежат только текущие расходы на оплату электричества, связи, интернета и расходных материалов, если они есть. Такие расходы удобнее компенсировать по факту, на основании первичных документов об оплате необходимых услуг.

Поскольку дистанциощик, который работает по трудовому договору, является штатным сотрудником, «покрывать» его текущие расходы можно выдачей денег под отчет с последующей сдачей им в бухгалтерию авансового отчета с приложением чеков об оплате.

Дистанционщик направлен в командировку

ТК РФ не запрещает направлять дистанционных работников в командировки. В таком случае, на него распространяются все гарантии, установленные для командированных статьями 166-168 ТК РФ. В итоге бухгалтерии нужно:

• компенсировать работнику использование собственного оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации, амортизацию, износ и т.п., если он не работает на оборудовании фирмы;
• возмещать текущие расходы, связанные с выполнением трудовой функции дистанционно: связь, интернет (ст. 312.6 ТК РФ);
• компенсировать расходы на проезд либо расходы по использованию личного транспорта и расходы на бензин (ст. 168 ТК РФ);
• возместить стоимость аренды жилья в командировке (ст. 168 ТК РФ);
• выплатить суточные за все дни командировки (ст. 168 ТК РФ).

Работника временно перевели на удаленку

Статья 312.9 ТК РФ дает право работодателям без согласия работников временно переводить их на дистанционную работу в случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии и т.п.

Обоснованием перевода работника на дистанционную работу по инициативе работодателя может быть также реальное изменение организационных или технологических условий труда, что ведет к невозможности для работника продолжать работу на прежних условиях, согласованных в трудовом договоре (см. Определение Второго КСОЮ от 4 мая 2023 г. № 88-12002/2023 по делу № 2-1202/2022).

На период временного перевода на дистанционную работу по инициативе руководства фирмы на работников распространяются все гарантии, предусмотренные ТК РФ для дистанционщиков.

Фирма обязана обеспечить работника всем необходимым для выполнения трудовой функции: оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации, расходными материалами и т.п.

Если этого не происходит, временному дистанционщику нужно выплачивать компенсацию за использование собственного или арендованного им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств и возмещать расходы, связанные с их использованием.

Кроме того, дистанционному работнику придется возместить другие расходы, связанные с выполнением трудовой функции дистанционно. Такие как: расходы на связь и интернете, оплата электричества и расходников.