Когда компенсации дистанционщику не нужно подтверждать первичкой
18.09.2023 распечататьО том, что компания платит дистанционному работнику компенсацию его материальных затрат, обусловленных особенностями удаленной работы, должно быть прописано в локальном акте или трудовом договоре. А условие, при котором такую компенсацию можно не подтверждать первичными документами, следует из новой нормы НК РФ, введенной законом № 389-ФЗ.
Выплаты дистанционщикам – это прочие расходы
Выплаты и компенсации, связанные с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей на удаленной работе, до сих пор относили к расходам на оплату труда на основании пункта 3 статьи 255 НК РФ. Ведь отдельной нормы для налогового учета таких расходов не было.
Но к компенсационным начислениям, связанным с режимом работы или условиями труда, и тем более к стимулирующим надбавкам, выплаты удаленщикам отношения не имеют. Особые условия – это работа во вредных, тяжелых климатических условиях.
Не связаны они и с режимом работы (например, работа в вечернюю или ночную смену, предусмотренная особенностями производства).
Компенсационные выплаты дистанционным работникам связаны только с местом выполнения служебных обязанностей, которое прописывается в трудовом договоре.
Федеральным законом от 31 июля 2023 г. № 389-ФЗ в НК РФ внесена поправка. Компенсационные выплаты удаленным работникам нужно учитывать в налоговой базе по прибыли в составе прочих расходов. Введен новый подпункт 11.1 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Норма вступила в силу 31 августа 2023 года.
Больше деталей по теме: о видах расходов и правилах расчета компенсации читайте в бераторе Практическая энциклопедия бухгалтера
Экономическая обоснованность, величина и документальное подтверждение
Обязанность работодателя возмещать удаленщикам их расходы, а также порядок и сроки выплат закрепляются в локальных нормативных актах или трудовом договоре (дополнительном соглашении). Это означает экономическую обоснованность расходов, которые учитываются при налогообложении прибыли.
Что касается величины такой компенсации, то в новой норме прописано, что она лимитирована:
- не более 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно;
- либо в сумме документально подтвержденных расходов дистанционного работника.
Таким образом, размер компенсации работодатель определяет сам.
Что касается документального подтверждения, то обратим внимание на слово «либо».
Если сумма компенсации не больше 35 рублей в день, и это закреплено в локальном акте, подтверждать возмещение первичными документами не нужно.
Если же лимит установлен в сумме документально подтвержденных расходов дистанционного работника, то для их подтверждения работодатель должен использовать любые документы. Это могут быть:
- копии техпаспортов на оргтехнику, которую использует работник;
- кассовые чеки и иные документы, подтверждающие оплату работником поименованных в трудовом договоре затрат.
В заключение напомним, когда в налоговом учете нужно признавать прочие расходы в виде выплат удаленным работникам. В соответствии с подпунктом 3 пункта 7 статьи 272 НК РФ - это дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров.
Все изменения 2023 года по сдаче отчетности уже учтены в книге «Годовой отчет 2023 под редакцией В.И. Мещерякова»
Купите книгу-бестселлер, как это сделали более 5 000 000 бухгалтеров, и сдавайте отчетность быстро и без ошибок!
