Документы, чтобы подтвердить использование мобильника в служебных целях

Использовать личный мобильный телефон для рабочих звонков не запрещено. Но с 1 сентября 2025 года все коммерческие звонки или корпоративные должны маркированы: на экране абонента отображается название компании. Звонки с личных номеров маркировке не подлежат.

Если речь идет о деловом общении между сотрудниками, личные мобильные телефоны – обычный и вполне подходящий вариант.

Для звонков, связанных с продажами, поддержкой клиентов или другими бизнес-задачами, лучше всего, использовать корпоративные номера, которые будут маркироваться. Это поможет снизить количество недозвонов, конечно, если у вашей компании хорошая репутация и вы не ведете массовых «холодных» обзвонов.

Возможны три ситуации.

1. Работники звонят с телефонов, купленных организацией. В этом случае нужно подтвердить покупку и передачу работникам смартфонов и сим-карт, а также затраты на оплату услуг оператора мобильной связи.
2. Работники звонят со своих телефонов по сим-картам, полученным от компании. В этом случае нужно подтвердить покупку и передачу работникам сим-карт, а также затраты на оплату услуг оператора мобильной связи, которые «в теории» должны быть отделены от личных звонков.
3. Работники звонят по служебным делам со своих телефонов. В этом случае нужно подтвердить согласие работника на использование в интересах бизнеса своего мобильника.

С 1 апреля 2025 года одним человек может иметь не более 20 SIM-карт. В это число входят и корпоративные номера, выданные компанией. Все СИМки, в том числе корпоративные должны быть привязаны к профилю сотрудника на Госуслугах.

Как зарегистрировать корпоративные сим-карты на госулугах

При этом использование одного личного мобильного несколькими работниками может создать проблемы. Дело в том, что передача мобильного номера третьему лицу  с 1 сентября 2025 года запрещена и наказывается штрафом от 30 до 50 тысяч рублей для граждан. Исключениями являются: безвозмездная кратковременная передача в личных целях (например, дать другу позвонить), передача членам семьи, а также официальная передача представителям органов власти и экстренных служб при исполнении служебных обязанностей. 

Как подтвердить расходы на мобильную связь

Ко всем расходам применяется общее правило п. 1 ст. 252 НК РФ: для признания в налоговой базе расходы должны быть документально подтвержденными, экономически обоснованными и направленными на получение дохода.

Конкретного перечня документов для подтверждения расходов к НК РФ нет. Бухгалтерия вправе принять в качестве подтверждающих любые документы, оформленные с учетом требований закона статьи 9 Федерального закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и деловой этики.

Работники используют телефоны, приобретенные компанией

В такой ситуации нужно подтвердить покупку и передачу работникам смартфонов и сим-карт, а также затраты на оплату услуг оператора мобильной связи.

Корпоративные сим-карты должны быть зарегистрированы на Госуслугах и привязаны к профилю сотрудника.

Как зарегистрировать корпоративные сим-карты на госулугах

Как подтвердить покупку телефонов

Для подтверждения покупки и оплаты мобильных телефонов для служебного пользования, подойдут:

• Служебные записки от работников о необходимости обеспечить оперативную связь друг с другом, с клиентами и подрядчиками.
• Приказ за подписью руководителя организации о приобретении средств связи.
• Договор купли-продажи мобильных телефонов и,или симкарт.
• Документы об оплате телефонов: платежные поручения, чеки т.п.
• Акты приемки-передачи смартфонов работникам.

Как подтвердить расходы на оплату мобильной связи

Подойдут:

• Должностные инструкции, где установлены обязанность работников использовать средства связи, предоставляемые работодателем.
• Трудовые договоры, где указана обязанность работодателя предоставить работнику средство связи.
• Договор с оператором связи.
• Счет от оператора связи и выписка с информацией о номере телефона, датах, времени и длительности звонков и других услуг.
• Подтверждение оплаты: чеки, квитанции, платежки.

Чтобы подтвердить производственный характер телефонных разговоров, в договор с оператором можно включить условие, по которому вместе со счетами на оплату он будет предоставлять фирме расшифровку (детализацию) счета по каждому номеру. 

Работники используют свои телефоны и корпоративные сим-карты

Список документов, для подтверждения расходов будет таким же, как приведенный выше. Разница лишь в том, что во всех документах будут указаны не смартфоны с сим-картами, а только сим карты.

Работники используют свои телефоны для служебных целей

Для ведения деловых переговоров и общения с коллегами работники могут использовать личные мобильные телефоны. Напомним, это не запрещено даже для звонков клиентам.

Как правило, если речь идет о нескольких звонках в день коллегам по работе, вопрос о компенсации стоимости услуг связи не возникает.

Другое дело – десятки звонков в день подрядчикам, поставщикам, клиентам и т.п. В таком случае, работодатель выплачивает работнику компенсацию за использование личного оборудования в интересах организации и, или компенсирует только затраты на оплату услуг оператора мобильной связи. Зависит от договоренности и конкретной ситуации.

Документы могут быть такими:

• Трудовой договор, где указана обязанность работника осуществлять звонки по работе.
• Соглашение к трудовом договору об использовании личного мобильного телефона в служебных целях. В документе указывают размер и порядок компенсации затрат на связь.
• Приказ, на основании которого будет выплачиваться компенсация. 
• Счет от оператора связи и выписка с информацией о номере телефона, датах, времени и длительности звонков и других услуг (необязательно!).
• Подтверждение оплаты: чеки, квитанции, платежки (необязательно!).

Бухгалтерия.ру