Компенсация работникам расходов на мобильную связь

В налоговом учете расходы на услуги связи являются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Организации на УСН, такие расходы могут быть включены в состав расходов в целях применения упрощенной системы налогообложения (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Ни наличие стационарных телефонов, ни большое соотношение числа пользователей сотовой сети с численностью работников, ни звонки вне рабочего времени, ни тот факт, что не каждый звонок сопровождается оформлением заключения договора или возникновением иной связи между абонентами не могут свидетельствовать об отсутствии производственной направленности расходов на сотовую связь (постановление ФАС Московского округа от 19.01.2009 № КА-А40/12732-08).

Казалось бы, все просто и все понятно, но здесь важны детали и правильность отнесения данных расходов в налоговом и бухгалтерском учете.

Статья 252 НК РФ требует, чтобы все расходы были экономически обоснованы и документально подтверждены.

Налоговое законодательство не содержит специального перечня документов, подтверждающих производственный характер расходов на оплату услуг сотовой связи.

Налоговики неоднократно в своих письмах указывали на несколько моментов, которые необходимо соблюсти, чтобы включать расходы на мобильную связь в налоговой базе по прибыли. Причем, все разъяснения достаточно давние и не менялись долгое время.

Приказ о расходах на мобильную связь

В компании должен быть издан приказ, которым утверждается перечень должностных лиц, которые в силу исполняемых ими обязанностей, имеют право на использование мобильных телефонов и услуг сотовой связи. При этом использование сотового телефона должно быть «привязано» к обязанностям работника, изложенным в должностной инструкции.

Сразу поясним, что данное требование не основано на законе. Ни в Налоговом, ни в Трудовом кодексе подобных норм нет. Но, на наш взгляд, игнорировать данное пожелание налоговиков все же не стоит.

Нужен ли лимит расходов на использование сотовой связи

Законодательство этого не требует. Но, введение лимита для работников, будет полезным с точки зрения финансовой дисциплины и экономии средств, если к телефонам не приобретен безлимитный тариф.

Безлимитные тарифы, которые представляют операторы сотовой связи, - это наиболее выгоднее решение. Налоговики не находят никаких противопоказаний для принятия таких расходов при условии, что они будут связаны с производством (письмо Минфина России от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378).

Если у вас установлен лимит, о возмещении расходов сверх лимита, читайте здесь.

Если компания работает с убытками

Убыток в компании не лишает ее права на использование сотовой связи (постановление ФАС Московского округа от 04.12.2007 № КА-А40/12410-07).

Варианты работы с мобильными телефонами и картами

Компании по-разному формируют свою политику в части использования сотовой связи работниками в интересах компании.

• Вариант 1. Телефон и сим карта оформлены на компанию. В таком случае договор с оператором заключен от имени компании, счета выставляют на компанию.
• Вариант 2. Телефон и сим карта оформлены на работника. Счета за услуги связи поступают на имя работника. Компания в свою очередь, компенсирует работнику расходы на мобильную связь.
• Вариант 3. Телефон принадлежит работнику, сим карта оформлена на компанию. В таком случае договор с оператором заключен от имени компании, счета выставляют на компанию.
• Вариант 4. Личный телефон работник использует только для определенных переговоров, например, с зарубежными партнерами или коллегами. То есть, компания возмещает расходы только на определенные разговоры.

Во всех вариантах, важно, на кого именно оформлена сим карта. Если она принадлежит компании, у нее есть договор с оператором мобильной связи, счета выставляют на имя компании, и ей же оплачиваются. В таком случае, нет проблем с документальным подтверждением расходов на телефонные переговоры.

Если работник использует личный телефон

Сейчас редко компании приобретают мобильные телефоны доля работников. Обеим сторонам удобнее, когда у работника свой личный телефонный аппарат личный, по которому он ведет разговоры в интересах бизнеса, а предприятие лишь компенсирует ему расходы на связь.

В таком случае, компенсацию за использование личного мобильного нужно предусмотреть локальными нормативными актами компании и включить в трудовой договор.

При необходимости можно установить лимит компенсации расходов в месяц.

Такие компенсации и уменьшают налогооблагаемую базу по прибыли, не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

ПРИМЕР. КОМПЕНСИРУЕМ РАЗГОВОРЫ С ЛИЧНЫХ ТЕЛЕФОНОВ

В ООО «К» есть приказ о компенсации работникам расходов на ведение служебных переговоров с личных сотовых телефонов и соответствующие пункты внесены в  трудовое договоры.

Общая сумма данных компенсаций всем работникам в отчетном периоде составляет 55 000 руб.

В учете сумма компенсаций отражалась так:

ДЕБЕТ 26 «Общехозяйственные расходы» КРЕДИТ 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
— 55 000 руб. – начислена сумма, подлежащая компенсации работникам за служебные переговоры;

ДЕБЕТ 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» КРЕДИТ 50 «Касса», 51 «Расчетный счет»
— 55 000 руб. – суммы компенсации перечислены (выплачены через кассу) работникам.

Документальное подтверждение разовых переговоров

Если компания компенсирует работнику расходы, что называется «по факту» либо при определенных условиях, когда размер компенсации нужно рассчитывать, потребуются документы. Можно использовать счета.

Перечень сведений, который должен входить в счет, выставленный оператором сотовой связи указан в п.1 постановления Правительства РФ от 09.12.2014 г.:

• Реквизиты оператора связи и абонента;
• Период, за который предоставляется расчет;
• Сумму к уплате по каждой предоставленной услуге, а также полный список таких услуг;
• Срок оплаты счета и дату выставления счета.

К счету, как правило, дается детализация или ее можно запросить.

Если счетов нет, компания вправе учитывать ежемесячную оплату за услуги связи на основании заключенного договора и собственной бухгалтерской справки. Документ будет считаться первичным, если в нем есть все обязательные реквизиты.