Директор неподотчетен бухгалтеру

Директор снимает деньги с карты на нужды фирмы

Одна из самых распространенных ситуаций, когда директор снимает деньги с корпоративной карты либо оплачивает картой материалы и услуги, необходимые фирме. Например, покупает хозяйственные принадлежности, материалы для производства, юридические консультации и так далее.

Жизненные ситуации

Добрый день.

У нашего директора есть корпоративная карта компании. Он покупает по карте мыло, туалетную бумагу, моющие средства и компьютерные запчасти. Иногда директор снимает деньги с банкомата и покупает товары за наличные на рынке. Как подтверждать эти расходы? Достаточно ли просто банковской выписки, где видно, что деньги сняли с карты через банкомат? (из группы Бухгалтерия.ру в социальной сети Вконтакте)

Добрый день.

ООО на ОСН, директор покупает за наличные материалы для производства. Обязательно ли должны быть выписаны товарные чеки, которые он приносит, на организацию? Или они могут быть выписаны и на директора как физлицо? (из группы Бухгалтерия.ру в социальной сети Вконтакте)

И в том, и в другом случае, за деньги нужно отчитываться.

Одной банковской выписки по карте недостаточно, чтобы потраченные суммы учесть в расходах.

Когда сотрудник снял деньги через банкомат или купил что-то по карте, деньги считаются

выданными ему под отчет. За расходование денег нужно отчитаться, то есть предоставить бухгалтеру авансовый отчет с оправдательными документами: накладными, билетами, счетами гостиниц, чеками банкоматов и т. д.

Чек из банкомата сам по себе целевое расходование средств не подтверждает, а лишь фиксирует выдачу денег под отчет. Если работник пользуется картой и снимает деньги с банкомата, чеки банкоматов нужны. Если работник оплачивает что-то через банкомат, например, сотовую связь, чек тоже нужно распечатать и передать в бухгалтерию.

Выписка из банка по расходованию денег с корпоративной карты лишней не будет. Но сама по себе она всего лишь подтверждает расходование средств и мало чем поможет бухгалтеру в части оправдания расходов. Хорошо, если суммы, снятые с карты, соответствуют суммам, указанным в чеках при наличной оплате. Но, так бывает редко. Поэтому чаще всего выписка нужна бухгалтеру, чтобы проконтролировать общую сумму расхода по карте. Не более того.

Каждый расход, который будет учтен при расчете налога на прибыль, должен быть подтвержден первичными документами, которые прилагаются к авансовому отчету.

Любому покупателю, который расплачивается корпоративной картой, продавец обязан выдать ему кассовый чек в соответствии со статьями 1.1 и 1.2 Закона от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ.

Для бухгалтерского и налогового учета достаточно чека, где поименованы все купленные товары. В соответствии с Законом от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ наименование товара входит в число обязательных реквизитов кассового чека. Поэтому, если у вас есть кассовый чек, то товарный чек не нужен.

Если продавец работает без ККТ, выдает только товарные чеки - чек, оформленный на имя физлица-директора, тоже можно провести через авансовый отчет.

Если есть первичка, выданные деньги оформляются под отчет, а списываются на основании авансового отчета. Само собой, платить НДФЛ и страховые взносы с выданных сумм не придется.

Когда директор сам отказывается составлять авансовый отчет, это становится головной болью бухгалтера. В жизни, к сожалению, бухгалтеры часто сами «подбирают» чеки на нужные суммы. Альтернативный вариант, израсходованную директором сумму денег отразить, как выданную премию и начислить налоги и взносы. Вряд ли это понравится директору. Лучше всего оговорить эту ситуацию заранее и попросить его собирать чеки.

НДС по кассовому чеку

Имейте в виду, НДС к вычету по товарным чекам не принимают. Для вычета НДС вы обязательно должны иметь счет-фактуру от продавца.

Если счета-фактуры нет, то не учитывайте сумму НДС в расходах при налогообложении прибыли.

По мнению Минфина, вычет НДС без счета-фактуры невозможен. Об этом чиновники писали в письмах от 26 марта 2019 г. № 03-07-09/20252, от 13 августа 2018 г. № 03-07-11/57127. Принятый НДС к вычету по кассовому чеку может привести к спору с налоговой.

Если вы не будете принимать НДС к вычету по кассовому чеку, не учитывайте эту сумму в расходах при налогообложении прибыли. Такова позиция Минфина России, изложенная в письме Минфина России от 13 августа 2018 г. № 03-07-11/57127. Ведь отсутствие счета-фактуры не входит в число случаев, когда предъявленный продавцом НДС можно учесть в расходах при расчете налога на прибыль в соответствии с пунктом 1 статьи 170 Налогового кодекса РФ).

В бухгалтерском учете не принятую к вычету сумму НДС включите:

• в фактическую себестоимость материалов, товаров и тому подобных ценностей, если приобрели МПЗ;
• в расходы по обычным видам деятельности, если приобретенные работы или услуги связаны с обычными видами деятельности организации;
• в прочие расходы, если приобретенные работы или услуги не связаны с обычными видами деятельности организации.

Директор переводит деньги на свою карту и тратит их на нужды фирмы

Перевод денег со счета фирмы на карту директора – это, как и предыдущая ситуация, классический вариант работы с подотчетниками.

Перевод денег на карту директора – это выдача денег под отчет. Способ получения денежных средств – безналичный.

За деньги, которые фирма перевела на карту директора, он должен отчитаться. На основании кассовых чеков, директор должен составить авансовый отчет, который сам же и утверждает.

Жизненная ситуация.

Добрый день. Директор иногда снимает с расчётного счета деньги на свою карту и покупает продукты, хозяйственные и канцелярские товары для фирмы. Как отразить в учете списание денег с расчётного счета? (из группы Бухгалтерия.ру в социальной сети ВКонтакте)

Если чеков нет, то суммы, выданные под отчет, бухгалтерия не только не может списать в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, но и должна заплатить с них НДФЛ и страховые взносы, как с доходов работника.

Поэтому, если чеков нет, бухгалтер может попросить директора найти эти чеки, «подобрать» чеки на нужную сумму самостоятельно или «подвесить» эту ситуацию на некоторое время. А затем пообщаться с директором и выяснить его позицию по этому вопросу. В любом случае, если первички по произведенным расходам не будет, вам придется эту сумму оформить, как займ, со всеми вытекающими последствиями или как доход работника с начислением НДФЛ и взносов.

При наличии чеков вы можете списать деньги на хозяйственные нужды либо представительские расходы. Помните, что по представительским расходам нужно подготовить ряд документов, которые обоснуют эти расходы.

Директор тратит деньги фирмы на свои личные нужды

Когда директор тратит деньги фирмы на свои личные цели, все потраченные им суммы могут быть оформлены как займ или как доход.

В случае с займом, нужно составить договор и, если он беспроцентный, нужно начислять минимальный процент исходя из ставки ЦБ. Через какое-то время займ можно списать, но придется заплатить НДФЛ.

Если деньги провести как доход работника, нужно заплатить и страховые взносы, и НДФЛ.

Жизненная ситуация.

Добрый день.

ООО на УСН 15%. Директор платит алименты на ребенка своей бывшей жене. Делается это так: деньги просто переводим с расчетного счета фирмы на карту жене, без каких-либо оснований. НДФЛ и страховые взносы с этой суммы не уплачиваются. Как это все оформить?

Перевод денег с расчетного счета фирмы родственникам директора – распространенная ситуация. Это может быть перевод не только жене, но и родителям, и детям.

В любом случае, со всех денег должен быть уплачен, как минимум, НДФЛ.

С алиментов НДФЛ не взимается. Но только в том случае, когда алименты платит должник, а не фирма. То есть фирма платит зарплату, с которой удерживается НДФЛ и платятся взносы. А вот уже с той суммы, которая перечисляется в качестве алиментов налоги не платятся.

Бухгалтерия может переводить алименты за счет своего работника кому угодно. Но оформить это нужно заявлением работника на перечисление денег конкретному лицу.