Есть ли сейчас ответственность и какая за отсутствие Книги учета трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек — это важный инструмент для организации кадрового учета. Она позволяет контролировать движение трудовых книжек и вкладышей, предотвращать их утрату, обеспечивает полную информационную прозрачность в работе с документами.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей необходимо вести, если не все сотрудники выбрали электронный способ ведения трудовой книжки.

Книга учета движения трудовых книжек, как правило, разделена на две части:

I. По чистым бланкам трудовых книжек:

• Номер бланка трудовой книжки и вкладыша.
• Дата получения бланка.
• Основание получения бланка (например, приказ о приеме на работу).
• Дата выдачи бланка.
• Основание выдачи бланка (например, приказ об увольнении).

II.По движению трудовых книжек (с внесенными записями):

• Номер трудовой книжки и вкладыша.
• ФИО работника.
• Дата приема на работу.
• Дата увольнения.
• Основание выдачи трудовой книжки (например, приказ об увольнении, перевод в другую организацию).
• Дата возврата трудовой книжки.
• Основание возврата трудовой книжки (например, приказ о приеме на работу, возвращение после выдачи дубликата).

Заполнять книгу нужно ручкой с черными чернилами. Все записи должны быть четкими, без помарок и исправлений, вносится в хронологическом порядке. Каждая запись должна иметь дату и подпись ответственного лица. В конце книги должны быть подведены итоги.

В соответствии с п. 40 Порядка, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, организация вправе сама разработать форму книги учета движения трудовых книжек.

Прежние формы учета движения трудовых книжек и вкладышей из постановления Минтруда от 10.10.2003 № 69 чиновники отменили. Однако отмена прежних форм не говорит о том, что вести учет трудовых книжек больше не придется. Книга в любом случае необходима. Отмена старых форм не означает, что нужно срочно разработать новые формы. Если в старых книгах есть место, совершенно спокойно можно продолжать их вести до окончания.

Разрабатывая форму самостоятельно, необходимо учесть изменения для упрощения работы с трудовыми книжками. Можно добавить в нее новые графы.

Важно помнить, что если сотрудник устраивается в 2024 году на работу впервые, бумажную трудовую книжку оформлять нельзя. Трудовой стаж у таких сотрудников по закону формируется только электронно.

Основными требованиями к книгам по учету трудовых является то, что они должны быть пронумерованы (листы, а также страницы), прошнурованы и заверены печатью вместе с подписью руководителя организации. Также делают заверительную запись, которая состоит из:

• названия книги;
• количества прошитых, пронумерованных листов или страниц цифрами и прописью;
• должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
• даты оформления журнала.

Скреплять книги учета бланков трудовой книжки и вкладышей в нее сургучной печатью или опломбировать ее больше не нужно.

Если работодатель решил разработать и утвердить новый бланк на основе прежней книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, необходимо учесть следующие изменения, чтобы работать с трудовыми было проще.

В бланк целесообразно добавить два дополнения:

Графу о причине выдачи на руки трудовой книжки.

Данная графа необходима, чтобы отражать трудовые, которые выдали при увольнении или при выборе электронного способа ведения трудовой книжки. При увольнении можно ставить в графу отметку «Увольнение», при переходе на электронную трудовую книжку – «Выбор ЭТК». Делать в новой графе ссылку на нормативный документ, который разрешает выдачу трудовой книжки, не обязательно, согласно Приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

Лист о выдаче трудовых для оформления пенсии.

В листе можно предусмотреть графы, чтобы указать:

1. порядковый номер;
2. Ф.И.О. сотрудника;
3. серию и номер трудовой книжки;
4. дату, когда было получено заявление о выдаче трудовой для оформления пенсии;
5. дату, когда выдали трудовую сотруднику, чтобы он оформил пенсию;
6. подписи сотрудника о получении трудовой книжки и работника, ответственного за ведение учета трудовой книжки;
7. дату, когда сотрудник вернул трудовую обратно;
8. подписи сотрудника при возврате трудовой книжки и работника, ответственного за ведение учета трудовых книжек.

В новую форму книги учета не обязательно включать графы для отражения должности и места работы сотрудника поскольку эта информация для целей учета трудовых и вкладышей не нужна.

Порядок, утвержденный приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, не обязывает работодателей оформлять приказ об утверждении новых книг учета бланков трудовых, при этом его можно оформить в произвольной форме.

Важно помнить, что ведение книги учета движения трудовых книжек является обязательным требованием законодательства и ответственность за ее правильное заполнение и хранение несет работодатель. За отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление трудовая инспекция может оштрафовать организацию (предпринимателя) и ее должностных лиц. Меры ответственности предусмотрены ч. 1 и ч. 2 ст. 5.27 КоАП.

За повторное нарушение:

Подпишись на рассылку