Дебиторскую задолженность нельзя списывать, если по ней утрачена «первичка»

14.01.2021 распечатать

Наличие первичных документов, которые подтвердят образование дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, является обязательным условием для включения списанной дебиторской задолженности в состав расходов.

Надо обеспечивать сохранность первичных документов

Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обязано обеспечить своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных.

При этом первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность, аудиторские заключения о ней должны храниться не менее 5-ти лет (п. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, надо хранить не менее 5-ти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Если в компании меняется руководитель, в этот момент надо обеспечить передачу документов бухгалтерского учета.

В случае, если в соответствии с законодательством первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа изымаются, то копии изъятых документов следует включить в документы бухгалтерского учета.

Учитывая изложенное, Минфин приходит к следующему выводу.

У любой организации должны быть в наличии документы, которые являются обоснованием формирования по ним показателей регистров бухгалтерского учета.

На это Минфин обратил внимание в письме от 13.11.2020 г. № 02-07-10/99509.

Какими документами можно подтвердить образование безнадежного долга

Суммы и даты образования безнадежных долгов должны быть подтверждены:

  • договором, в котором указана дата срока платежа;
  • актами приемки оказанных услуг, оформленными в соответствии с условиями договора;
  • платежными поручениями;
  • актом инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного или налогового периода, в котором подтверждается, что на момент списания указанная задолженность не погашена;
  • приказом руководителя о списании дебиторской задолженности в качестве безнадежного долга.

Что делать, если «первичка» утрачена

Обязательное условие для включения безнадежного долга в расходы по налогу на прибыль – наличие первичных документов, подтверждающих образование дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности (письмо Минфина от 08.04.2013 № 03-03-06/1/11347).

В случае выявления фактов утраты первичных документов, по мнению чиновников, организации надо принять меры по их восстановлению.

К такому выводу пришел Минфин в письме от 13.11.2020 г. № 02-07-10/99509.

Указанные мероприятия следует осуществлять в рамках проводимых инвентаризаций или в соответствии с отдельным порядком, установленным руководителем.

И, хотя эти выводы были сделаны для бюджетных учреждений, на наш взгляд они могут быть применены и в отношении коммерческих организаций.

Тем не менее, отметим, что некоторые суды поддерживали организации и разрешали им списывать дебиторскую задолженность с истекшим сроком давности в случае, если «первичка» по ней была утрачена.

Так, в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 25.09.2009 № А32-8964/2007-12/190 судьи указали: отсутствие договоров, актов, накладных, уничтоженных в связи с истечением срока их обязательного хранения, не может служить основанием, чтобы отказать организации списать дебиторскую задолженность с истекшим сроком давности во внереализационные расходы.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Безнадежная задолженность 

Выбор читателей

Бухгалтерия.ru
Подпишитесь на наши рассылки, чтобы первыми быть в курсе всего нового из мира бухучета, получать эксклюзивные издания и полезные подарки.

Loading...