Дебиторскую задолженность нельзя списывать, если по ней утрачена «первичка»

Надо обеспечивать сохранность первичных документов

Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обязано обеспечить своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных.

При этом первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность, аудиторские заключения о ней должны храниться не менее 5-ти лет (п. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, надо хранить не менее 5-ти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Если в компании меняется руководитель, в этот момент надо обеспечить передачу документов бухгалтерского учета.

В случае, если в соответствии с законодательством первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа изымаются, то копии изъятых документов следует включить в документы бухгалтерского учета.

Учитывая изложенное, Минфин приходит к следующему выводу.

У любой организации должны быть в наличии документы, которые являются обоснованием формирования по ним показателей регистров бухгалтерского учета.

На это Минфин обратил внимание в письме от 13.11.2020 г. № 02-07-10/99509.

Какими документами можно подтвердить образование безнадежного долга

Суммы и даты образования безнадежных долгов должны быть подтверждены:

• договором, в котором указана дата срока платежа;
• актами приемки оказанных услуг, оформленными в соответствии с условиями договора;
• платежными поручениями;
• актом инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного или налогового периода, в котором подтверждается, что на момент списания указанная задолженность не погашена;
• приказом руководителя о списании дебиторской задолженности в качестве безнадежного долга.

Что делать, если «первичка» утрачена

Обязательное условие для включения безнадежного долга в расходы по налогу на прибыль – наличие первичных документов, подтверждающих образование дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности (письмо Минфина от 08.04.2013 № 03-03-06/1/11347).

В случае выявления фактов утраты первичных документов, по мнению чиновников, организации надо принять меры по их восстановлению.

К такому выводу пришел Минфин в письме от 13.11.2020 г. № 02-07-10/99509.

Указанные мероприятия следует осуществлять в рамках проводимых инвентаризаций или в соответствии с отдельным порядком, установленным руководителем.

И, хотя эти выводы были сделаны для бюджетных учреждений, на наш взгляд они могут быть применены и в отношении коммерческих организаций.

Тем не менее, отметим, что некоторые суды поддерживали организации и разрешали им списывать дебиторскую задолженность с истекшим сроком давности в случае, если «первичка» по ней была утрачена.

Так, в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 25.09.2009 № А32-8964/2007-12/190 судьи указали: отсутствие договоров, актов, накладных, уничтоженных в связи с истечением срока их обязательного хранения, не может служить основанием, чтобы отказать организации списать дебиторскую задолженность с истекшим сроком давности во внереализационные расходы.