Документы уничтожены пожаром: готовьтесь заплатить штраф

Две статьи в НК РФ, по которым можно оштрафовать за отсутствие документов

В Налоговом кодексе РФ есть две статьи, ссылаясь на которые налоговики вправе оштрафовать организацию за отсутствие документов. Статья 120 и статья 126 НК РФ.

Статья 120 НК РФ предусматривает наказание по статье 15.11 КоАП в виде штрафа на должностных лиц в размере до 10 000 рублей за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности.

Под грубым нарушением правил учета среди прочего понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета.

Статья 126 НК РФ предусматривает штрафы за непредставление документов, отказ представить имеющиеся документы, представление документов с заведомо недостоверными сведениями.

За непредставление документов по статье 126 НК РФ предусмотрен штраф в размере в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.

Если документы пропали…

Если в компании документы потеряны в силу чрезвычайных обстоятельств, например, пожар, наводнение, компания:

• во-первых, должна задокументировать факт порчи документов, 
• во-вторых, обязана их восстановить.

В случае налоговой проверки отсутствие документов должно быть обосновано и подтверждено.

После происшествия, которое привело к утрате документов, нужно:

1. Создать комиссию для выяснения причин (издать приказ).
2. Составить акт о повреждении компьютеров, если на них были бухгалтерские базы и документы, и они повреждены.
3. Составить акт об утрате документов.
4. Составить опись первичных документов к Акту об утрате.
5. Получить в МВД случае кражи постановление об отказе в возбуждении уголовного дела или Уведомление МЧС, если был пожар или какое-то техногенное событие.
6. Составить приказ о восстановлении документов с указанием сроков и ответственных лиц.

Но, все эти меры не могут полностью защитить компанию от штрафа. Если все официальные подтверждения утраты документов собраны, компанию не оштрафуют по статье 126 НК РФ за непредставление документов, но вполне могут оштрафовать по статье 120 НК РФ за грубое нарушение правил ведения учета.

Чтобы избежать штрафа по статье 120 НК РФ, в любом случае, придется восстанавливать потерянные документы.

Из судебной практики

ИФНС провела выездную проверку организации и запросили у неё ряд документов.

Организация требование не исполнила, из-за того, что запрашиваемые документы сгорели при пожаре. Об этом организация сообщила в налоговую, уведомив инспекторов о том, что проводятся работы по восстановлению утраченных документов.

В ИФНС организация представила: официальные документы МВД и МЧС, доказывающих факт пожара и внутренние документы такие, как приказ о создании комиссии, акт об утрате, опись первичных документов и т.д.

Налоговики всю информацию перепроверили, и оштрафовали компанию на сумму более 57 тысяч рублей.

Организация обратилась в суд (Дело № А40-134929/2019) и дошла по апелляции, по итогам которой судьи постановили, что факт утраты документов вследствие пожара подтвержден. Значит, вины организации в непредставлении документов нет.

Но, не отменяется ответственность за отсутствие бухгалтерских документов и регистров учета, предусмотренная статьей 120 НК. На ее основании привлечь организацию к ответственности налоговики не догадались. 

Постановление город Москва 27 июля 2020 года по делу № А40-134929/2019. Позиция окружного суда, согласившегося с с апелляцией - Ф05-7727/2020.