Ответственность при утере первичных документов

Согласно ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" организация должна обеспечить сохранность первичных документов в течение отведенного срока хранения. Такие же требования к сохранности учетных документов содержатся и в разделе 6 Положения № 88. Так как документы являются подтверждением хозяйственных операций, их отсутствие при проверке будет расцениваться как несоблюдение требований законодательства и нарушение порядка ведения учета.

Кроме административной ответственности за утерю первичных документов может быть налоговая или уголовная ответственность.

Административная ответственность

Наказание за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности прописано в ст. 15 11 КоАП РФ. Согласно этой статье за нарушение сроков хранения, преждевременное уничтожение, повлекшее за собой изменение налоговой базы более, чем на 10%, следует наложение штрафа на должностное лицо в размере от 5 000 до 10 000 рублей. За повторное нарушение штраф удвоится, или последует дисквалификация на срок от одного года до двух лет.

Налоговая ответственность

Если необходимых первичных документов не окажется в ходе очередной налоговой проверки, инспектор имеет право наложить такие штрафы на организацию:

• 200 рублей за каждый не предоставленный документ (п.1 ст.126 НК РФ);

• 10 000 рублей при утрате документации за один налоговый период;

• 30 000 рублей – за несколько отчетных периодов (п. 2 ст. 120 НК РФ);

• в размере 20% от суммы заниженного налога, вызванного утратой, но не менее 40 000 рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Уголовная ответственность

Такая ответственности грозит тем организациям, которые не просто потеряли первичку, но также уклоняются от уплаты штрафа.

1.    Согласно ч. 1 ст. 199 УК РФ, за уклонение от уплаты штрафов (налогов) руководителю организации грозит штраф в размере от 100 000 до 300 000 рублей. Возможен и арест на срок до 2 лет, либо лишение директора права занимать руководящую должность в течение 3 лет. Еще по этой же статье руководителя компании могут наказать путем взыскания с него суммарной заработной платы за период от 1 до 2 лет

2.    По ч. 2 ст. 199 УК РФ предполагается штраф от 200 000 до 500 000 рублей за уклонение от уплаты налогов (штрафов) в особо крупных размерах. По решению суда может быть запрещено заниматься предпринимательской деятельностью на срок 3 года, арест – сроком на 5 лет и принудительное взыскание заработной платы за 3 года

Непредвиденные обстоятельства

Не всегда утрата первичных документов происходит в результате халатности руководства или работников организации. Бывает, документы пропадают из-за форс-мажорных обстоятельств: ограбление, затопление, пожар и прочие чрезвычайные происшествия. Если «первичка» утрачена в связи с подобными событиями, стоит запастись подтверждающими документами экстренных служб. Это могут быть такие документы как:

• справка Госпожнадзора и акт о причинах возгорания;

• документ следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;

• справка из эксплуатирующей организации о факте и причинах затопления;

• документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;

• иные подтверждения форс-мажорных обстоятельств.

Первичные документы в любом случае нужно будет восстановить. Но организация может рассчитывать на отсрочку по их восстановлению со стороны проверяющих органов.

Как восстановить документы

В законодательстве не прописано, как восстанавливать первичные документы. Общепринятая практика такова.

1.Сначала создается комиссия. В ее состав должны войти руководитель организации, главный бухгалтер и ответственные лица для установления причин пропажи документов.

2.Для того, чтобы определиться, каких именно документов не достает, необходимо провести инвентаризацию.

3.Восстановить документы: обратиться в банк за копиями выписок, связаться с контрагентами, сделать запрос в профильные ведомства.

4.Пересчитать налоги.