Билет на самолет оплачен милями: бухгалтерия не возместит

Компания возмещает расходы на проезд:

• работникам, направленным в командировку;
• работникам северных районов к месту отпуска и обратно.

Эти расходы относятся к прочим и уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

По требованиям статьи 252 НК РФ все расходы компании должны быть подтверждены документами. Поэтому важно, какая сумма указана в билете и в чеке.

Возместить стоимость билета бухгалтерия вправе только в том случае, если в билете указана полная сумма без указания способа оплаты.

Не все перевозчики указывают в билетах способ оплаты. Относительно билетов, которые оплачены милями возможны два варианта.

Вариант первый. В билете указана полная сумма и не указан способ оплаты. Отличный вариант. Бухгалтерия вправе возместить работнику расходы на покупку билета в полном объеме. Затем учесть эти расходы в базе по прибыли, а НДС принять к вычету.

Вариант второй. В билете указана не полная сумма, либо указана частичная оплата милями. В этом случае бухгалтерия вправе возместить работнику только ту сумму, которую он уплатил деньгами. Мили либо бонусы деньгами не являются, их возместить работнику нельзя.

По этой теме есть интересное решение суда: определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 13.04.2021 по делу № 88-4325/2021. Организация потребовала от работника вернуть стоимость оплаченного авансом билета к месту отпуска. Билет в последствии был оплачен милями.

В судебном процессе было установлено, что бонусы, которые начислял банк своим клиентам, представляют собой виртуальную валюту, котирующуюся только при совершении операции через банк. Оплата билета бонусами не может быть приравнена к оплате деньгами и не свидетельствует о фактическом несения сотрудником расходов на покупку билетов.

Суд полностью удовлетворил требования работодателя о возврате работником аванса, потраченного на покупку билета.

Рассмотрим еще один, третий вариант. Руководство компании приняло решение возместить работнику стоимость проезда без документов, подтверждающий факт оплаты деньгами. 

В таком случае, с суммы выплаченной работнику в качестве возмещения нужно заплатить НДФЛ и страховые взносы. Если выплату работнику оформить как премию, тогда ее можно будет учесть в базе по налогу на прибыль. Если выплату оформить как возмещение расходов, есть риск того, что налоговая не примет этот расход.