Командировки и налог на прибыль. Что можно учесть?

Расходы на командировки для налога на прибыль согласно пункту 12 статьи 264 Налогового кодекса относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией. Закон допускает включать в состав командировочных расходы на проезд работника к месту командировки и обратно, траты на проживание, суточные или полевое довольствие, иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома компании и имеющие экономическую обоснованность.

Порядок оплаты, а также размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками, определяются локальными актами организации или коллективным договором.

Отметим также, что, если сотрудник потерял оригиналы проездных документов, в том числе, например, посадочный талон, подтвердить расходы на проезд можно и иными документами, такими как: дубликат билета; его копия, оставшаяся у транспортной организации; справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физлицо, маршрут, стоимость билета и дату поездки. 

Расходы на оплату суточных

При расчете налога на прибыль всю сумму суточных, выплаченных сотруднику, можно включить в расходы без ограничений. Однако следует помнить, что существует нормирование суточных для расчета налога на доходы физических лиц (п. 1 ст. 217 НК РФ): не более 700 рублей за каждый день командировки в пределах РФ и не более 2500 рублей за каждый день командировки за пределами нашей страны.

Суточные сотрудникам выплачивают за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и возвращения).

Наиболее сложным моментом при учете является расчет суточных при направлении сотрудника за границу. Деньги при загранкомандировках можно выплатить как в рублях, так и в валюте. Суточные за день выезда из России выплачиваются по нормам для загранкомандировок, а за день въезда в РФ – по нормам для России. В случае однодневной командировки за границу суточные нужно рассчитать в размере 50% от нормы для загранкомандировок.

Деньги, выплаченные работнику, не подлежат обратному взысканию, поскольку они не являются вознаграждением за труд, не относятся к заработной плате, а носят компенсационный характер.

Траты на проезд

В состав расходов на проезд входят следующие траты: стоимость проездного билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд и т. д.), стоимость услуг по оформлению проездных билетов, расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах, а также стоимость проезда до места (вокзала, пристани, аэропорта) отправления в командировку (или возвращения), если оно расположено вне населенного пункта, где сотрудник работает.

Также компания вправе прописать в положении о командировках, какой класс комфортабельности при направлении в командировку положен тем или иным сотрудникам. В таком случае организация будет вправе учесть в расходах в том числе и билеты по тарифу «бизнес-класс», об этом, например, сообщал ранее Минфин России в письме от 21 апреля 2006 года № 03-03-04/2/114.

Если сотрудник едет в командировку железнодорожным транспортом в вагоне повышенной комфортности, в стоимость билета могут быть включены дополнительные сервисные услуги, по мнению Минфина России, стоимость таких услуг также может быть учтена организацией при расчета налога на прибыль, свое мнение финансисты выразили в письме от 19 июня 2017 года № 03-03-06/1/37945. Обратите внимание: стоимость сервисных услуг не включается в доход работника, облагаемый НДФЛ. При этом, если в билете цена питания выделяется отдельной строчкой, для налогообложения прибыли эти затраты не учитываются. 

Кроме того, организации могут включить в состав расходов, уменьшающих прибыль, затраты на фрахт воздушного судна, на котором сотрудник осуществлял проезд к месту командировки и обратно, а также расходы на оплату услуг зала повышенной комфортности, оборудованного дополнительными средствами связи, об этом также ранее сообщил Минфин России, в частности в письме от 7 июня 2007 года № 03-03-06/1/365.

К месту отправления

Как мы упомянули выше, организация вправе учесть расходы на проезд к вокзалу, аэропорту, дому сотрудника, а также к месту его постоянной работы в период выполнения командировочного задания, при этом вид транспорта, который может быть использован, не оговорен в Налоговом кодексе, таким образом, это может быть в том числе и проезд на такси. И если с проездом, например, в аэропорт все более-менее понятно, то может ли организация включить какие-то другие поездки на такси (в ночное время, до офиса партнеров и т. п.) в состав командировочных расходов?

Мнение Минфина России – расходы на проезд в такси могут быть учтены в составе налоговых расходов при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности (письмо от 25 марта 2020 г. № 03-03-07/23568), то есть если вы можете обосновать их, например, графиком работы, при котором сложно воспользоваться общественным транспортом, или удаленностью рабочего места или места временного проживания от остановок общественного транспорта, то расходы на такси могут быть учтены в налоговых расходах. 

Траты на общественный транспорт

Кроме этого работодатель вправе предусмотреть возмещение расходов на проезд городским транспортом и закрепить соответствующие положения в коллективном договоре или другом ЛНА. При таком варианте траты на проезд транспортом общего пользования в черте города в период нахождения работника в служебной командировке, по мнению Минфина России, выраженному в письме от 21 июля 2011 года № 03-03-06/4/80, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли организаций.

Траты на аренду автомобиля

Аренда автомобиля в командировке в последнее время становится все более популярным способом передвижения. И здесь подход к учету расходов аналогичен вышеуказанным: если подобная возможность прописана в локальных нормативных актах организации, траты на аренду машины документально подтверждены и экономически обоснованы.

Документальное подтверждение проезда

Командировочные расходы учитываются для налогообложения прибыли в сумме фактически произведенных затрат, подтвержденных первичными документами. Рассмотрим подробнее, какими именно документами можно подтвердить те или иные траты на проезд.

Траты на проживание

Порядок оплаты и нормы расходов на проживание, аналогично другим командировочным расходам, организация устанавливает в своем ЛНА. Так же, как и остальные расходы компании, для того чтобы можно было их учесть при расчета налогов расходы на проживание, они должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. 

Стоимость дополнительных услуг, оказываемых гостиницами, включается в состав трат и может быть учтена в качестве командировочных расходов. Исключением являются такие расходы, как траты на обслуживание работника в барах и ресторанах, расходы на пользование рекреационно-оздоровительными объектами, стоимость обслуживания в номере.

Траты на бронирование и курортный сбор

Оплата услуг по бронированию может быть расценена как дополнительная услуга, оказываемая гостиницей, поэтому ее можно включить в состав командировочных и налоговых расходов. Кстати, сумма оплаченного курортного сбора в командировке также уменьшает налогооблагаемую прибыль. 

Документальное подтверждение проживания

Поскольку сотрудники могут проживать во время командировки не только в гостинице, но и, например, арендовать квартиру, вопрос о правильном документальном оформлении очень актуален. Расскажем, какие документы нужно собрать.

Прочие траты

В состав прочих командировочных расходов могут быть включены расходы на оформление и выдачу виз, загранпаспортов. К тратам на визы относятся и госпошлина, консульский сбор, оплата услуг компаний, предоставляющих услуги по оформлению документов. Следует обратить внимание, что расходы на оформление и выдачу виз учитываются в составе налоговых расходов только в том случае, если служебная поездка состоялась, об этом сообщил Минфин России в письме от 6 мая 2006 года № 03-03-04/2/134.

Не следует забывать, что и остальные командировочные траты, вышеуказанные дополнительные затраты также должны быть предусмотрены ЛНА компании и документально подтверждены. 

В заключение к вышесказанному добавим, что, по мнению налоговиков, отсутствие результата в виде заключенных договоров или иных подписанных документов не свидетельствует о непроизводственном характере командировочных расходов (письмо УФНС по г. Москве от 11 августа 2009 г. № 16-15/082607.2).

Таким образом, даже если после служебной поездки сотрудник не добился каких-то явных положительных результатов, при должном оформлении расходы на служебную поездку организация может учесть при расчете налога на прибыль.