Алгоритм действий при получении требования из налоговой

Есть множество причин, из-за которых налоговики направляют требования: ошибки в декларациях, низкая налоговая нагрузка, резкие колебания по уплате НДФЛ и взносов, зарплата ниже среднеотраслевой, встречная проверка вашего контрагента и т.д.

У налоговых органов довольно широкие права по истребованию документов в рамках контрольных мероприятий. Какой бы ни была причина, требование из налоговой инспекции игнорировать не стоит.

Алгоритм действий при подготовке ответа в ИФНС

1.    Проверка полученного требования

Получив требование, нужно его внимательно прочитать. Помимо основных реквизитов, таких как номер и дата документа, данные исполнителя, контакты и наименование инспекции, в тексте будут указаны причины запроса и срок ответа.

Основание для истребования документов (информации) должно иметь ссылку на конкретную статью НК РФ и указание конкретного мероприятия (выемка, камеральная проверка, выездная проверка и т.д.), в рамках которого возникла необходимость запросить документы. Простого указания на «проверку» недостаточно.

Как должно быть составлено требование

2.    Контроль даты получения

Эта дата важна для определения точного срока ответа. Срок ответа исчисляется со следующего дня после получения требования. Дата отправки указывается в подтверждении оператора ЭДО.

Если вы открыли требование в ЭДО, оно считается полученным. Если откладываете прочтение этого документа, он все равно будет считаться полученным на 6-ой день.

Документы должны быть предоставлены в ИФНС в течение 10 рабочих дней. Если проверяют партнера, то есть, «идет встречка» - в течение 5 рабочих дней. Для представления документов по конкретной сделке также отведено 10 рабочих дней.

Действующие сроки ответа на требование ИНФС, полученное по ТКС

Как посчитать срок для ответа на требование о представлении документов: пример от ФНС

Как определить срок поступления требования от ИФНС и срок для ответа на него?

3.    Оценка срока, необходимого для ответа

Прежде чем готовить ответ, нужно понять какой объем и по какой проблеме запрашивают налоговики. Иногда для ответа достаточно составить пояснения. Иногда требуется подготовить большой пакет документов.

Запрос налоговой документов по цепочке контрагентов

Если объем запрошенных материалов значителен или вы не можете подготовить вовремя ответ из-за отсутствия на работе ключевого сотрудника (например, он болеет или в отпуске), не позднее второго дня нужно направить в ИФНС  Уведомление о невозможности представления в установленные сроки документов (информации) (абз.2 п.3 ст.93 НК РФ).

Как грамотно ответить ИНФС, если не можете предоставить истребуемые документы

На каком основании можно отказать налоговикам в предоставлении документов

Когда документы по требованию можно не предоставлять: новое с 2025 года

Какие документы бухгалтерия не обязана представлять при проверках НДС

4.    Подбор запрошенных документов и подготовка пояснения

Сначала нужно определить все ли документы, запрошенные налоговиками, ведет компания. Бывает, что в перечень включена «первичка», который просто нет. Например, путевые листы при отсутствии у фирмы какого-либо транспорта.

Возможны ошибки в реквизитах документов: неточное название, номер, дата или дублирование. Эти неточности, нужно указать в пояснениях к запросу.

Пояснения составляются в произвольной форме. Важно, чтобы в ответе были следующие реквизиты:

• данные налоговой и ФИО руководителя;
• ваши реквизиты: наименование, адрес. ИНН и КПП;
• дата и номер пояснений;
• вступительная часть «На Ваше требование № Х от хх.хх.2025 поясняем следующее»;
• текст пояснение со ссылками на нормативные акты и документы компании;
• ФИО, должность и подпись лица, ответственного за ответ на требование.

Если по вашему мнению требование налоговой незаконно, все равно нужно составить и направить в ИФНС пояснения, где можно обосновать свою позицию со ссылками на статьи НК РФ. 

5.    Оформление пакета документов

Если подаете ответ в электронном формате, весь пакет должен быть составлен в одном формате (PDF), с читаемыми сканами. Каждый документ — отдельный файл. Опись также формируется в электронном виде.

При бумажном формате подачи пояснений, документы нужно сшить и приложить к ним опись документов на бумаге. 

Предоставлять документы, которые по вашему мнению нужны ИФНС, но не запрошены, не стоит! Лишние сведения могут вызвать лишние проблемы.

Можно ли передать ИНФС истребованные документы в виде zip‑архива

6.    Отправка ответа на требование

Требование может быть передано:

• по ТКС через ЭДО,
• лично с отметкой о приеме,
• почтой России с описью вложения и квитанцией.

Когда запрашиваемые документы налоговики сочтут непредставленными?

7.    Хранение ответа

Подтверждение отправки и копию ответа необходимо хранить три года.

Ответственность за отказ ответить на требование ИФНС

Если по инициативе руководителя или бухгалтера, компания откажется предоставить запрошенные ИНФС документы, ей грозит штраф:

• по статье 126 НК РФ в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ;
• по ст.129.1 НК РФ - в размере 5 000 рублей (при повторном нарушении в течение года – в размере 20 000 рублей) за несообщение сведений по следке или информации о деятельности контрагентов.

Если вступить с конфронтацию с налоговиками, они вправе провести выемку документов на основании ст.94 НК РФ.

Бухгалтерия.ру