Как грамотно ответить ИНФС, если не можете предоставить истребуемые документы

Если по инициативе руководителя или бухгалтера, компания откажется предоставить запрошенные ИНФС документы, ей грозит штраф:

• по статье 126 НК РФ в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ;
• по ст.129.1 НК РФ - в размере 5 000 рублей (при повторном нарушении в течение года – в размере 20 000 рублей) за несообщение сведений по следке или информации о деятельности контрагентов.

Если вступить с конфронтацию с налоговиками, они вправе провести выемку документов на основании ст.94 НК РФ.

Сроки предоставления документов по требованию ИФНС

Документы (информацию, сведения) необходимо предоставить налоговикам в сроки, указанные в требовании. В большинстве случаев речь идет об истребовании документов в рамках налоговой проверки компании или по конкретной сделки.

Документы, запрошенные у проверяемой компании, должны быть предоставлены в течение 10 рабочих дней. Если проверяют партнера, то есть, «идет встречка» - в течение 5 рабочих дней. Для представления документов по конкретной сделке также отведено 10 рабочих дней.

Если не хватает времени на подбор затребованных документов

НК РФ позволяет продлить срок исполнения требования. Для этого необходимо направить в налоговую инспекцию специальное Уведомление о невозможности представления в установленные сроки документов (информации) в течение дня, следующего за днем получения требования налоговой инспекции (абз.2 п.3 ст.93 НК РФ).

Форма утверждена Приказом ФНС России от 21.02.2024 № СД-7-2/148@  (Скачать форму).

Направить в инспекцию этот документ можно на бумажном носителе лично или через представителя, по почте заказным письмом, в электронной форме по ТКС через оператора ЭДО или через личный кабинет на сайте ФНС. 

Уведомление позволяет продлить срок, отведенный изначально для подбора необходимых документов.  В нем нужно указать обстоятельства, которые не позволяют исполнить требование ИФНС вовремя и срок, который позволит вам подготовить все «в лучшем виде».

Пример Ответа в ИФНС о невозможности представить документы

Обычно в уведомлении с просьбой продлить срок подбора истребуемых документов указывают следующие причины:

• большой объем запрашиваемых документов; 
• отпуск директора или главного бухгалтера, из-за чего временно нет доступа к архивам и базам данных; 
• документы переданы партнерам, например, аудиторам или бухгалтерской фирма не аутсорсинге (нужно указать регистрационные данные партнера);
• документы изъяты сотрудниками МВД, Прокуратуры, ФСБ и т.п. (указать протокол выемки);
• документы утеряны;
• документы уничтожены в виду истечения срока хранения;
• запрошенные документы компания не составляла и не получала от контрагентов.  

Просьба о продлении сроков не должна быть голословной. По возможности приложите к уведомлению оправдательные документы. Например, больничный главного бухгалтера, акт передачи документов в архив в другом городе и т.п.

Документы утеряны

Если документы утеряны придется указать: когда и при каких обстоятельствах. Понадобятся служебные записки от сотрудников, приказ руководителя о назначении комиссии по расследованию пропажи и акт.

Если документы повреждены или пропали в результате ЧС, нужно обратится в соответствующие службы, которые подтвердят факт утраты имущества и документов (МЧС, МВД и т.п.).

В любом случае, документы придется восстанавливать. Без них вы не сможет подтвердить данные бухгалтерского и налогового учета (письмо Минфина 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191).

Более того, суды, как правило, считают штраф обоснованным если, после утраты документов компания не предприняла мер по их восстановлению.

Но «подтвержденная утрата» документов из-за ЧС будет веским основанием для продления сроков исполнения требования ИФНС.

Документы уничтожены: истек срок хранения

Документы, сроки хранения которых прошли, представлять в ИФНС вы не обязаны.

По документам, которые уничтожены в виду окончания срока хранения, в уведомлении нужно указать Акт уничтожения и привести ссылки на российское законодательства, где установлены те самые сроки хранения документов.

Документы направлялись ранее

Если в уведомлении ссылаетесь на то, что ранее компания уже направляла в ИФНС истребованные документы, следует указать реквизиты письма, которым они были направлены, и наименование налогового органа, в который они представлены (п.5 ст.93 НК РФ).

Бухгалтерия.ру