Сколько времени есть у бухгалтера, чтобы затребовать у командировочного возврат денег?

За все деньги, полученные работником «под отчет», на покрытие своих расходов в командировке, он должен отчитаться. В течение 3 дней после возвращения из командировки работник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет, к которому прилагаются все документы, подтверждающие оплату тех или иных услуг, товаров. Неизрасходованные деньги нужно вернуть.

Если авансовый отчет не сдан, либо составлен на сумму меньшую, чем было выдано «под отчет», излишек нужно вернуть. Также нужно поступить с суммами, которые не подтверждены документами.

Работник не возвращает деньги, полученные под отчет

Когда работник не может отчитаться за деньги, полученные «под отчет», отказывается их вернуть, у компании есть три варианта действий:

• простить эту сумму;
• удержать из заработной платы;
• возвращать деньги через суд.

Простить невозвращенную подотчетную сумму

Не возвращенные подотчетные суммы, по которым нет авансовых отчетов, отражают как задолженность работника перед компанией. Такая задолженность может числиться за работником до истечения срока исковой давности в соответствии со статьей 196 ГК РФ – три года.

Если компания не будет взыскивать долг, эту сумму нужно признать доходом работника и уплатить с нее НДФЛ.

Удержать из зарплаты

Чтобы удержать невозвращенный подотчет из зарплаты работника, у организации есть всего один месяц. Такой срок прописан в статье 137 ТК РФ.

Директор компании должен издать приказ. Работника нужно ознакомить с приказом и получить его согласие на удержание в письменной форме.

Сумма, которую можно удержать из зарплаты работника единовременно, не может превышать 20% его заработка, причитающегося к выдаче.

Взыскать через суд

Подать иск в суд о взыскании подотчетных сумм можно в течение года с даты истечения срока представления авансового отчета.

В статье 392 ТК РФ говорится о том, что срок взыскания с работника ущерба составляет год со дня обнаружения причиненного ущерба. В отношении подотчетных сумм, выданных на командировки, этот самый причиненный ущерб должен был выявлен не позднее, чем через три дня после возвращения работника из командировки. Именно, в этот срок работник должен сдать авансовый отчет.

Суды при установлении срока, в течение которого у работодателя есть право на взыскание ущерба по командировочным деньгам, не принимают аргументы о том, что компания обнаружила ущерб только после ревизии, аудиторской проверки и т.п. (например, определение Шестого КСОЮ от 20.07.2023 № 88-15022/2023). Так, что «искусственно» увеличить срок для взыскания не получится.

Сроки взыскания долга по подотчетным суммам

Сроки напрямую зависят от решения руководителя в отношении долга, числящегося за работником по подотчетным суммам