Правила обмена электронными счетами-фактурами

Порядок выставления электронных счетов-фактур через ЭДО регулируется статьей 169 НК РФ.

То есть, большинство предприятий могут не переходить на электронный документооборот (ЭДО) и обмениваться документами на бумаге. Небольшим компаниям, у которых нет необходимости в срочной передаче счетов-фактур, нет проблем при обмене бумажными документами, можно не переходить на ЭДО. О том, что можно составлять счета-фактуры на бумаге Минфин РФ напоминал бухгалтерам  в письме 02.06.22 № 03-07-11/52137. Хотя, ЭДО, конечно, намного удобнее.

Итак, отказаться от работы с электронными счетами-фактурами не могут компании, которые:

• работают с прослеживаемыми товарами;
• работают с товарами, подлежащими обязательной маркировке.

Применять бумажные счета-фактуры при реализации прослеживаемых товаров на внутреннем рынке запрещено с 1 июля 2021 года (п. 2 ст. 2 Закона от 09.11.2020 № 371-ФЗ). Порядок работы с электронными счетами-фактурами при реализации прослеживаемых товаров регулируется приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н.

Участники оборота товаров с обязательной маркировкой могут обмениваться универсальными передаточными документами (УПД) вместо счетов-фактур. 

В каком формате составлять и передавать счета-фактуры в налоговую

Как организован обмен электронными счетами-фактурами

Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по ТКС осуществляется через организации, которые являются Операторами электронного документооборота (далее - ЭДО). Для отправки электронных документов на сегодняшний день есть множество он-лайн сервисов.

Выбрать оператора ЭДО или он-лайн сервис вы можете выбрать на сайте налоговой из реестра, который формирует и ведет ФНС согласно Приказу от 29.10.2021 № ЕД-7-26/936@ «Об утверждении Положения о Реестре операторов электронного документооборота». На сайте представлено около 50 операторов, по каждому указано количество пользователей, рейтинг и наличие демо-версии.

Через оператора ЭДО можно обмениваться электронными документами без дополнительных соглашений.

Электронный счет-фактура может быть составлен непосредственно в бухгалтерской программе. Важно, чтобы она имела функцию выгрузки документа в нужный электронный формат, который утвержден приказом ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@. Такой счет-фактура может быть либо отправлен партнеру сразу из программы, либо выгружен из учетной программ в программу ЭДО.

Почти все операторы ЭДО имеют интеграцию с основными бухгалтерскими программами. Если ее нет, делается доработка и,или настройка.

Как составляется и передается электронный счет-фактура

Заполняется счет-фактура, как обычно. Нужно последовательно заполнить все поля документа.

Дальнейшие действия по отправке счета-фактуры зависят от того, какая у вас программа по учету. Если она поддерживает ЭДО, вы выбираете эту функцию в программе и отправляете документ партнеру. Если такой функции нет, нужно выгрузить счет-фактуру в правильном электронном формате (.XML) из вашей учетной программы и загрузить ее в сервис для электронного документооборота.

И в том, и в другом случае, счет-фактура должна быть подписана электронной подписью.

Распечатывать электронный счет-фактуру не нужно. Подлинником первичного документа является электронная форма, подписанная КЭП.

КЭП после 1 июля 2023 года

Оператор ЭДО может использовать автоматически созданную электронную подпись.

Эти правила появились с 1 июля 2023 года после вступления в силу Приказа Минфин РФ №3н от 12.01.2023 «О внесении изменений в Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утвержденный приказом Министерства финансов Российской Федерации от 5 февраля 2021 г. № 14н»

Если при выставлении и получении электронных счетов-фактур используется единая информационная система, и это происходит через уполномоченный орган, у оператора ЭДО есть право использовать УКЭП, квалифицированный сертификат которой выдан удостоверяющим центром, где в качестве владельца указано физическое лицо, которое является уполномоченным лицом оператора ЭДО. Такая подпись действительна в течение 60 дней.

Как организовать работу с электронными счетами-фактура в компании

Для работы с электронными счетами-фактурами компания бухгалтерии нужно:

1. Описать в Учетной политике правила обмена электронными документами.
2. Иметь КЭП, выданную на имя директора и/или главного бухгалтера.
3. Заключить договор с оператором ЭДО или работать через любой он-лайн сервис электронного документооборота.
4. Вести учет в бухгалтерской программе, которая имеют функцию поддержки электронных счетов-фактур. Речь идет о возможности выгрузки документов в специальном формате.