Как организовать электронный архив документов

12.03.2012

Избавить бухгалтера от «документальных» забот может электронная система хранения документов. Как организовать электронный архив документов?

Куда же подевался договор из синей папки, стоящей на верхней полке в правом углу?» Готовы поспорить, что вам не раз приходилось задаваться похожим вопросом. А все потому, что сотрудникам бухгалтерии зачастую приходится выполнять функции архивариусов. Избавить их от «документальных» забот может электронная система хранения документов.

Дубль два

Реальное движение финансов и ТМЦ чаще всего происходит именно на основании бумажных оригиналов, которые имеют безоговорочное преимущество перед «цифровыми» копиями. Тем не менее по статистике 85 процентов таких документов впоследствии сканируются, чтобы информация не потерялась, а электронные, напротив, распечатываются. Из-за того, что документы хранятся в разных формах и, как следствие, в разных местах, возникает проблема «двойственности» архива документов. В принципе ничего страшного в этом нет, но только в те периоды, когда документы «пылятся» на полках и покоятся в электронных папках. Настоящая карусель начинается при сдаче отчетности, при камеральных и выездных проверках, реструктуризации компании и прочих значительных событиях. Бухгалтерам порой требуется расшить комплект бумаг, сделать ксерокопию, заново сброшюровать. При этом у каждого подразделения, как правило, свое хранилище документов. В итоге, чтобы получить необходимую «первичку», касающуюся одного договора или проекта, необходимо обращаться к различным системам и их архивам.

Согласитесь, гораздо удобнее, когда все документы хранятся в едином архиве. Существует специальное программное обеспечение, которое позволяет содержать все бухгалтерские документы в одном месте. При этом каждый уполномоченный сотрудник может иметь к нему доступ и быстро найти нужный экземпляр как в электронном виде, так и распечатать его бумажный вариант со всеми подписями и печатями.

Правда, сразу стоит заметить, что такой продукт в первую очередь подходит крупным компаниям или организациям, которые имеют несколько удаленных подразделений. Логично, что для фирм, состоящих из нескольких человек, достаточно «по старинке» сканировать документы и хранить их на общедоступном сервере.

Успешный опыт

Как же на деле работает электронный архив? В ходе мероприятия эксперты поделились своим опытом внедрения данной системы хранения. Так, Наталья Журба, менеджер по маркетингу, обрисовала проблемы, с которыми сталкивалась компания до того, как появилось единое хранилище документов, и поведала также, что изменилось после внедрения новой системы.

Это территориально разбросанная компания, имеющая много филиалов и дочерних предприятий. В удаленных бизнес-единицах ежедневно формируются сотни документов, которые регистрируются в системе бухгалтерского учета. По истечении каждого отчетного месяца первичные учетные документы, относящиеся к соответствующим журналам операций, подбираются в хронологическом порядке и брошюруются.

Компания крупная, а потому довольно часто возникает необходимость собрать бумаги с удаленных филиалов, сделать подборку документов для налоговой инспекции или сформировать комплект по какому-то одному проекту. При этом бухгалтерии приходится «расшить» папку с «первичкой», сделать ксерокопию нужного экземпляра, а затем вернуть его на место и заново сброшюровать. Работа довольно трудоемкая, поскольку зачастую обнаруживаются ошибки в оформлении: одни экземпляры приходится переделывать, другие вовсе не находятся из-за того, что менеджеры или руководители проектов вовремя не донесли их в бухгалтерию.

При этом, например, по запросу инспекции компания обязана подготовить необходимые документы в течение десяти дней. Как успеть сформировать подборку для проверки и заверить каждый экземпляр за такой короткий срок? Тут вспоминается ситуация, которая произошла с ОАО «Дальсвязь», когда организации необходимо было представить для проверки 14 миллионов документв за пять дней (на момент действия прежних норм НК РФ).

Уложиться в установленные сроки довольно сложно, особенно если учесть, что у компании большие объемы реализации и сложная система управления. А ведь готовить документы приходится не только во время камеральных и выездных проверок, но и для возмещения НДС или привлечения кредитной линии в банке.

Поэтому руководство компании приняло решение внедрить систему единого электронного архива первичной бухгалтерской документации.

Разберемся, как была выстроена работа с новой системой. В первую очередь документы вносятся в единую базу – они оцифровываются (сканируются). Теоретически организация ввода документов в систему может быть как централизованной (в канцелярии, в общем отделе, создается регистрационный участок), так и распределенной по подразделениям (сотрудники, работающие с входящими/исходящими документами – руководитель проекта, бухгалтер, работник склада, юрист и т. д., самостоятельно сканируют текущие документы и обрабатывают их).

Поскольку в компании имеет место географически разрозненная структура подразделений, то используют второй вариант – распределенную систему ввода документов. Сканирование «первички» происходит на складах, терминалах и т. д., то есть сразу на местах. Затем образы документов проверяет ответственный бухгалтер и загружает их в единый электронный архив. В результате происходит консолидация документов центрального офиса и всех территориально распределенных филиалов в одном месте.

Новое решение позволило структурировать документопоток в рамках холдинга и обеспечить сотрудникам оперативный доступ к оригиналам документов и быстрое формирование необходимых подборок.

Что касается «первички», то с помощью современного электронного решения, например, удалось свести к минимуму возможности отказа в предоставлении налогового вычета по НДС из-за отсутствия первичного учетного документа, так как найти вовремя нужный счет-фактуру теперь быстрее и проще. В электронном архиве сохраняется так называемая «история» – помимо «работающих» документов, в базе находятся и ошибочные документы, внесенные изменения, правки, пометки и т. д.

Ручной труд бухгалтеров минимален – не надо расшивать, ксерокопировать, отвлекать сотрудников других подразделений и привлекать сторонних людей. Достаточно просто сформировать в электронном архиве подборку документов по заданному критерию и распечатать образы.

От частного – к общему

Хотелось бы отметить, что руководство компаний зачастую с пониманием относится к созданию специальных систем и архивов, которые облегчали бы работу с документами, поэтому старается по возможности автоматизировать некоторые процессы. Однако, как правило, каждая внедренная система предполагает свой архив – как электронный, так и бумажный. Получается, что у каждого подразделения индивидуальное хранилище. В итоге, чтобы получить документы, касающиеся одного договора или проекта, необходимо обращаться к различным системам и их архивам. Отсюда появился термин – «лоскутная» автоматизация. Такие разнородные системы потом приходится как-то связывать между собой, а это не всегда удается. Получается, что «цифровое» решение, которое призвано упростить работу сотрудников, имеется, но реального облегчения не приносит.

Внедрение единого электронного архива – процесс, конечно, трудоемкий и займет определенное время. Однако он поможет выстроить эффективный документооборот и облегчить задачу подбора документов по заданным критериям.

Дарья Сахарова, эксперт журнала "Расчет"

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное