Как списать "дебиторку"

26.01.2012

Случается, что возникшую дебиторскую задолженность взыскать невозможно. По этому вопросу написано много, но бухгалтеры продолжают совершать ошибки. А если впереди еще и аудиторская проверка... Мы узнали, как можно сократить ошибки.

Напомним, что дебиторская задолженность – это имущественные требования организации к другим лицам, являющимся ее должниками. А теперь вспомните, как давно вы читали «святая святых» всех бухгалтеров – приказ Минфина от 29 июля 1998 г. № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (далее по тексту – приказ № 34н). В данной конкретной ситуации нас интересует пункт под номером 77. Предлагаю его еще раз внимательно изучить: «Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся соответственно на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты у коммерческой организации, если в период, предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались в порядке, предусмотренном пунктом 70 настоящего Положения, или на увеличение расходов у некоммерческой организации. Списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за бухгалтерским балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника».

Мы видим, что данный пункт не оставляет выбора, списывать или нет задолженность. Однако есть возможность подобрать подходящий вариант учета. Создавать резерв или нет, выбираем сами, обязательно отражая это в учетной политике.

И снова инвентаризация

Бухгалтерия должна мониторить состояние дебиторской задолженности предприятия, и когда выявляется просроченная, то организовать инвентаризацию. Аудит дебиторской задолженности используется для предотвращения увеличения безнадежных долгов, грозящих предприятию банкротством. Однако мы не должны забывать и о том, что организация ежегодно обязана проводить инвентаризацию с целью подтверждения достоверности и полноты зарегистрированных фактов финансово-хозяйственной деятельности на основании статьи 12 Закона РФ № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г. «О бухгалтерском учете» и приказа Минфина № 49 от 13 июня 1995 г. «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Надо отметить, что управление дебиторской задолженностью включает в себя: ранжирование ее по срокам возникновения (0–30 дней; 31–60; 61–90; 91–120; свыше 120 дней); вычисление аналитических показателей; оценку реального состояния дебиторской задолженности и вероятности безнадежных долгов. Работа с дебиторской задолженностью – важная и необходимая деятельность на предприятии.

Начнем с оформления приказа о проведении инвентаризации – форма унифицированная № ИНВ-22. В некоторых бухгалтерских программах есть возможность данный документ сформировать автоматически. Но не стоит к этой процедуре относиться халатно. К сожалению, тенденция современного учета такова, что бухгалтеры «малышей» ведут большую часть учета в ПК и потому забывают распечатать и правильно оформить документы. Согласимся, что зачастую суммы отражаются на синтетических счетах бухгалтерского учета верные. Но все же без надлежаще оформленных первичных документов (с наличием соответствующих подписей и печатей) бухгалтерский учет достоверным и полным считаться не может.

Типичные ошибки

На практике аудиторы чаще всего встречаются с типичными ошибками при списании задолженности, такими как:

  • несвоевременное списание задолженности с истекшим сроком исковой давности;
  • неправомерное признание задолженности безнадежной с последующим списанием;
  • несвоевременное отражение НДС;
  • непринятие мер по взысканию дебиторской задолженности;
  • нарушение сроков хранения документации в архиве;
  • нарушение методологии бухгалтерского учета;
  • формальное проведение инвентаризации (применение документов неунифицированной формы, отсутствие предусмотренных реквизитов, наличие подписей лиц, не назначавшихся в комиссию, и т. д.).

А после обнаружения любых из вышеперечисленных ошибок аудиторы впоследствии могут написать такую фразу в своем заключении: «В отсутствие исполнения требований установленных Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина от 13 июня 1995 г. № 49, результаты инвентаризации признать действительными нельзя». Согласитесь, такие слова читать совсем не хотелось бы. Поэтому отнесемся к данному вопросу со всей серьезностью.

Постараться нам нужно еще и потому, что неправильное оформление документов может привести к оспариванию нашего права на принятие в качестве внереализационных расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль, суммы списанной дебиторской задолженности в суде (п. 2 ч. 2 ст. 265 НК РФ).

По результатам

Впоследствии назначенная комиссия проводит инвентаризацию расчетов с дебиторами. В ходе подготовки данных можно провести сверку расчетов, о которой мы уже писали в февральском номере. По результатам инвентаризации оформляется «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами» (унифицированная форма № ИНВ-17). Документ составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, а другой остается в комиссии.

По указанным видам задолженности к акту инвентаризации расчетов должна быть приложена справка-приложение к форме № ИНВ-17, которая является основанием для составления Акта по форме № ИНВ-17. Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета. Обратите внимание, что именно этот документ чаще всего забывают оформить. На основании акта инвентаризации и подтверждающих документов составляется письменное обоснование для списания дебиторской и кредиторской задолженности. Так же может быть составлена бухгалтерская справка.

Собираем «первичку»

Напомним, что первичными документами, подтверждающими истечение срока исковой давности, являются:

  • договоры, на основании которых осуществляется отгрузка продукции (товаров, работ, услуг) покупателю;
  • документы на отгрузку продукции (товаров, работ, услуг) покупателю;
  • платежные документы, подтверждающие дату выплаты аванса поставщику (при невыполнении поставщиком обязательств по поставке);
  • акты сверки задолженности и т. д.

При списании в бухгалтерском учете дебиторской задолженности, срок исковой давности по которой не истек, можно доказать, что право на ее списание имеется, представив следующие документы:

  • определение суда о завершении конкурсного производства или о ликвидации должника;
  • выписку из ЕГРЮЛ о ликвидации должника;
  • решение суда или уведомление ликвидационной комиссии о невозможности удовлетворения требований кредитора из-за недостаточности имущества ликвидируемой организации;
  • акт судебного исполнителя о невозможности взыскания долга с организации-должника и т. д.

На основании первичных учетных документов руководитель организации издает приказ (распоряжение) о списании дебиторской или кредиторской задолженности в бухгалтерском учете.

И наконец отразим все операции на счетах бухгалтерского учета.

1. Без создания резерва:

Дебет 91.2 Кредит 62 (76)

– 1 000 000 руб. – списана дебиторская задолженность, нереальная для взыскания. Целесообразность отражения данных издержек на счете 91 мы находим в пунктах 11 и 14.3 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утвержденного приказом Минфина от 6 мая 1999 г. № 33н в редакции от 8 ноября 2010 г.:

Дебет 007

– в случае списания задолженности из-за неплатежеспособности должника.

2. При создании резерва по сомнительным долгам вносим запись:

Дебет 91.2 Кредит 63

– 1 000 000 руб. – сформирован резерв сомнительных долгов по результатам инвентаризации;

Дебет 63 Кредит 62 (76)

– 1 000 000 руб. – списана за счет созданного резерва задолженность ООО «Должник»;

Дебет 007

– в случае списания задолженности из-за неплатежеспособности должника.

Светлана Щепетильникова, эксперт журнала "Расчет"

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное