Высокие технологии в бухгалтерии

13.01.2012

Высокие технологии появляются в нашей жизни для того, чтобы сделать ее проще во всех отношениях – как в быту, так и на производстве. Мы не всегда готовы сразу принять их или оценить, а иногда так и вовсе относимся к нововведениям настороженно. А может, это происходит потому, что мы толком о них ничего не знаем?

А где же подпись?

Еще недавно казалось, что отправлять отчеты по электронной почте прямиком в налоговую инспекцию было делом фантастическим. А сегодня этим способом с удовольствием пользуются многие бухгалтеры и считают его удобным – не надо простаивать в очередях. Следующим шагом в этом направлении стало появление электронных договоров. Никто не спорит, это действительно удобно, ведь партнеры могут находиться не просто в разных городах – в разных странах. Теперь необязательно ездить к ним или отправлять подписанные бумаги специальной почтой, переживать за них, ждать. Сегодня можно все договора заключить в электронном виде, посредством нажатия нескольких клавиш. Рассказывает Регина Арсентьева, бухгалтер крупного торгового центра:

«Мы сотрудничаем с разными иностранными компаниями, которые поставляют нам товары. С таким явлением, как электронный договор, мы впервые столкнулись пять лет назад. Сначала, конечно, отнеслись с недоверием. А где же подпись, печать? Кому, в случае чего, предъявить претензии? Хотя по опыту скажу: и подпись, и печать при взаимодействии с некоторыми иностранными компаниями еще не гарантия того, что все пройдет гладко и обязательства будут выполнены четко – уж слишком бизнес-партнеры друг от друга далеко. Однако психологически наличие физических атрибутов подлинности договора на бумаге воспринимается проще! Но чтобы подписать такой контракт, понадобится личная встреча и время. В общем, пришлось смириться с электронными договорами. И, знаете, это то же самое! Те же гарантии, та же надежность. Разные ситуации случаются, но настоящая подпись или электронная стоит на нужной бумаге – роли не играет».


Сохранять письма

В электронном договоре место подписи и печати занимает набор цифр, который придумывает сам клиент. Они защищены специальным ключом и считаются вполне надежными. Да, теоретически хакеры могут взломать защитный код и узнать заветные цифры; но сегодня с той же легкостью можно подделать любую подпись и печать – да так, что их невозможно будет отличить от оригинала. Выходит, что здесь риск ничуть не больше.

Две компании просто договариваются о том, что они готовы скрепить свои отношения электронным договором, и о том, как будет выглядеть подпись. В этом случае договор для этих сторон считается действительным. Законодательство также признает его настоящим документом. Для обмена подобными файлами следует завести отдельный почтовый ящик на надежном сервере, так как доверия к корпоративным серверам у закона меньше. В обязательном порядке необходимо хранить все сообщения, связанные с заключением сделок, и соответствующие файлы на сервере. Если возникнут какие-нибудь проблемы с партнерами и потребуются доказательства совершения сделки, то переписку, сохраненную лишь на компьютере, в расчет не примут. Необходимо видеть, что документ пришел по e-mail от соответствующей стороны, такого-то числа, что и отражается в электронной почте. Причем документ может лежать как в приложенном файле, так и в теле письма – существенной роли не играет.

Комментирует юрист Геннадий Андрющенко:

«Почему-то мало кто знает, что переписка по электронной почте является своего рода документом. Почему не считается то, что сохранено на компьютере? Там можно изменить время или содержание письма, например. В электронных письмах это сделать невозможно. То, что есть в письме, в нем и остается. Если происходят какие-то изменения, то это в письмах также отражается. Поэтому следует сохранять переписку – в случае чего всегда можно доказать, что было написано и во сколько. Разумеется, другая сторона может ответить, что ящик был взломан, это писали хакеры, а не они вовсе. Такие случаи бывают. Но сразу понятно, что вряд ли это хакеры… и закон обычно на стороне того, кто предъявляет претензии».


Разница колоссальна

Переписка в «аське», «Агенте» или «Мессенджере» также имеет юридическую силу. Однако обсуждать какие-либо сделки только в ICQ все же не стоит. Ее история хранится лишь на определенном компьютере, то есть она может быть оспорена. Подобные тексты лучше копировать и отправлять по электронной почте. Будет лучше, если адресат ответит, что все получено.

Многие ли в России пользуются сегодня электронными договорами и соответствующими подписями? Отнюдь. В 2007 году количество пользователей составляло не более 0,2 процента. К 2009 оно выросло до 0,5 процента, тогда как в США эти цифры достигают порядка 25 процентов. Как видим, разница колоссальная. При этом в США и некоторых странах Европы электронные договора появились еще в конце девяностых годов XX столетия, а в России – около четырех лет назад. Первые договора пришли именно с Запада, вызвав недоверие и множество вопросов. Иностранные компании пытались дать понять, что работать таким образом гораздо проще. Налицо экономия времени: не надо лично встречаться, чтобы подписать договор, ведь порой партнерская компания может находиться в другом городе или в какой-нибудь далекой стране. Заключив электронный договор, совсем не нужно куда-то лететь. И еще один плюс – экономия средств (безусловно, договор можно было бы переслать и по почте, но ведь любой почтой не воспользуешься – нужна специальная доставка, и стоят такие услуги соответственно; опять-таки пришлось бы днями ждать, затем идти и получать бандероль. Не будем забывать и об экономии бумаги и картриджей для принтера, в конце концов, – да, на Западе во многих компаниях важны даже такие мелочи, потому как из них складывается общий бюджет. Плюсы электронных договоров очевидны. И, похоже, сегодня в России с этим все больше соглашаются.

«Когда первые договора такого рода начали появляться в России, то доходило до смешного: к нам приходили на консультации и спрашивали, безопасно ли работать с электронными вариантами, – рассказывает Андрющенко. – На тот момент у нас самих было мало информации на этот счет. Сегодня же я с уверенностью могу сказать, что работать таким образом не опаснее, чем с обычными договорами. Мы плохо подкованы юридически, отсюда и страхи. Думаю, стоит проводить разъяснительные семинары или другие мероприятия. Вроде бы и литературы разной много, и в Интернете все доступно. А вопросы остаются. Но сегодня тех, кто боится, значительно меньше».


Итак, у электронных договоров, несомненно, есть будущее. Просто сегодня система электронных подписей пока еще несовершенна. Нет четких законов, которые бы регулировали данные отношения, отсюда возникает недоверие у руководителей и работников учета.

Светлана Ивашенцева, эксперт журнала "Расчет"

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное