Как подтвердить расходы на перевозку основных средств

В случаях, когда перевозку осуществляет юридическое лицо, наличие транспортной накладной для грузополучателя обязательно. Без данного документа он не сможет учесть для целей налогообложения расходы на транспортировку. К такому выводу пришли специалисты финансового министерства в письме от 19.03.2010 № 03-03-06/1/153. Они утверждают, что затраты на транспортные услуги сторонних организаций по доставке товаров могут быть учтены налогоплательщиком в составе материальных расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль, только при наличии оформленной товарно-транспортной накладной по утвержденной форме № 1-Т.

В качестве обоснования такой позиции были приведены положения, содержащиеся в пункте 6 Инструкции Министерства финансов СССР № 156, Госбанка СССР № 30, ЦСУ СССР № 354/7, Минавтотранса РСФСР № 10/998 от 30.11.1983 «О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом». В этой норме указано, что товарно-транспортная накладная является единственным документом, служащим для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета.

Аналогичный вывод о необходимости наличия транспортной накладной был сделан Минфином России в письме от 03.06.2005 № 07-05-06/160, но в письме от 21.05.2010 № 03-03-06/1/346 говорится, что транспортная накладная является лишь одним из документов, которыми следует подтверждать расходы, связанные с приобретением, хотя в запросе речь шла о перевозке.

Для ответа на вопрос, которому посвящена данная статья, необходимо вначале определить, имеется ли транспортная накладная у самого перевозчика, являющегося сторонним физическим лицом.

Трактовка законодательства

Следует отметить, что документа, содержащего определение транспортной накладной, на сегодняшний день нет. Есть лишь документ, который содержит косвенное определение товарно-транспортной накладной. Это Указания по применению и заполнению форм, содержащиеся в Постановлении Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 28.11.1997 № 78 (далее - Указания).

Из пункта 2 Указаний следует, что товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т) предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом.

Также в Указаниях определено, что товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов:

• товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей.
• транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями - владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями - владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

Несмотря на то, что в транспортном разделе товарно-транспортной накладной говорится лишь об организации - владельце автотранспорта, выполнившей перевозку грузов, сделать однозначный вывод о том, что перевозчик, являющийся сторонним физическим лицом, не должен иметь транспортную накладную.

Это невозможно сделать по нескольким основаниям, содержащихся в Правилах перевозки грузов автомобильным транспортом (далее — Правила). Этот документ был утвержден недавно вступившим в силу Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2011 № 272. Правила устанавливают порядок организации перевозки различных видов грузов автомобильным транспортом, обеспечения сохранности грузов, транспортных средств и контейнеров, а также условия перевозки грузов и предоставления транспортных средств для такой перевозки.

Согласно пункту 6 Правил транспортировка груза осуществляется на основании договора перевозки груза, который может заключаться посредством принятия перевозчиком к исполнению заказа, а при наличии договора об организации перевозки груза - заявки грузоотправителя.

Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, составленной грузоотправителем (если иное не предусмотрено договором перевозки груза) по форме согласно Приложению № 4 к Правилам.

Пунктом 9 Правил установлено, что транспортная накладная, если иное не предусмотрено договором перевозки груза, составляется на одну или несколько партий груза, перевозимую на одном транспортном средстве, в 3 экземплярах (оригиналах) соответственно для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика.

Транспортная накладная подписывается грузоотправителем и перевозчиком и заверяется печатью перевозчика, а в случае если грузоотправитель является юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, - также печатью грузоотправителя.

Вышеуказанные положения Правил, в отличие от Указаний, не содержат ограничений в отношении того, кем должен являться перевозчик – физическим или юридическим лицом. Отсюда следует, что транспортная накладная составляется грузоотправителем независимо от того, кто является перевозчиком – физическое или юридическое лицо и, следовательно, если перевозчиком является физическое лицо, то оно должно будет иметь транспортную накладную.

Форма транспортной накладной содержит сведения как о физическом, так и о юридическом лице. То есть предполагается, что им может быть как физическое, так и юридическое лицо.

Если перевозчик является физическим лицом, то он должен подписать транспортную накладную. Для этого в форме транспортной накладной есть специальная графа. Если бы перевозчик являлся юридическим лицом, то ему необходимо было бы помимо подписи поставить печать организации.

Получается, что перевозчик, являющийся физическим лицом, должен иметь транспортную накладную.

Требования Налогового кодекса

Что касается налогового законодательства, то необходимо обратить внимание на следующее.

Согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ в целях формирования налогооблагаемой прибыли полученные доходы могут быть уменьшены на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Ни положение пункта 1 статьи 252 НК РФ, ни какое-либо другое положение главы 25 НК РФ не ставит в зависимость учет расходов на перевозку основного средства в расходах для целей налогообложения от того, кем является перевозчик – юридическим или физическим лицом, а также от того, какими именно документами необходимо подтверждать факт перевозки.

В положении пункта 1 статьи 252 НК РФ говорит лишь о том, что любые расходы, в частности, расходы на перевозку основного средства, должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы. Одним из документов, которым организация-грузополучатель может подтвердить расходы на перевозку основного средства, является транспортная накладная.

Учитывая все вышесказанное, а также то, что по законодательству Российской Федерации транспортная накладная должна быть в наличии грузополучателя даже в том случае, когда перевозчиком является физическое лицо, для учета расходов для целей налогообложения ее наличие необходимо.

Подтверждение без накладной

Когда товарной накладной нет в наличии грузополучателя, расходы на перевозку основного средства физическим лицом можно учитывать для целей налогообложения. В такой ситуации факт перевозки подтверждается другими документами.

Единственный нюанс, на который следует обратить внимание, так это порядок их учета. В каждом конкретном случае такие расходы будут учитываться по-разному.

Например, организация приобретает основное средство, стоимость его доставки должна быть включена в первоначальную стоимость такого объекта. Это следует из положения пункта 1 статьи 257 НК РФ, в соответствии с которым первоначальная стоимость основного средства определяется как сумма расходов на его приобретение, сооружение, изготовление, доставку и доведение до состояния, в котором оно пригодно для использования, за исключением налога на добавленную стоимость и акцизов.

В этом случае расходы на перевозку организация-грузополучатель может учитывать путем начисления амортизации по основному средству.

Д. В. Осипов, главный специалист, эксперт