Ошибки в электронной отчетности

30.11.2011

Не у всех бухгалтеров получилось отправить отчетность в электронном виде без нареканий. В масштабах страны «бракованных» файлов оказалось очень много. Какие рекомендации дают ведомства?

Тест перед отправкой

ФНС выступила в качестве пионера при переходе на интерактивное общение с бухгалтерами. Первые организации стали присылать декларации через Интернет в 2002 году. Поэтому инспекторы «приняли на себя основной удар» в деле обучения бухгалтеров. Освоение новой технологии велось путем проб и ошибок – в основном налоговикам приходилось лично разъяснять плательщикам, где именно допущена ошибка и как ее исправить. Сегодня ФНС – единственное ведомство, которое может позволить себе не объяснять азы пересылки файлов. Хотя стоит отметить, что всевозможных ошибок при передаче данных до сих пор много. Но большую часть проблем составляют технические вопросы: их причины бухгалтер имеет возможность оперативно выяснять у оператора, через которого отчетность отправляется в налоговую. Для того чтобы качество самих документов не вызывало нареканий, ведомство несколько лет назад запустило тренажер для бухгалтеров, обновленная версия которого размещена на сайте ФНС.

Ошибки – в Сеть

Отчитываться перед Фондом социального страхования посредством отправки документов по каналам интернет-связи бухгалтеры стали сравнительно недавно. С 2010 года пересылать документы в электронном виде обязаны компании с численностью сотрудников более 100 человек – это требование установлено статьей 61 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Непродолжительныйй срок «электронного общения» между сотрудниками фонда и представителями организаций и объясняет такое внушительное количество нареканий на качество подготовки файлов к отправке. Подробный перечень ошибок по каждому удостоверяющему центру опубликован на сайте «Поисково-мониторинговая система ФСС» в разделе Аналитика/Портал/Статистика шлюза по УЦ. Он подготовлен по результатам анализа работы ФСС за I полугодие 2010 года.

Основной ошибкой при отправке отчетности в ФСС является сохранение ее в неустановленном формате. Бухгалтеры создают файлы в xls-таблицах, в tif, pdf вместо того, чтобы использовать необходимый для этого xml; этот формат подробно описан в приложении № 1 к приказу ФСС от 12 февраля 2010 г. № 19.

Второй распространенной проблемой является несовпадение регистрационных данных, например, в номере страхователя (РНС) или в коде подчиненности (КП). При этом любой бухгалтер имеет возможность оперативно проверить эту информацию. РНС и КП можно посмотреть на сайте ФСС в разделе Справочная/Рег. номер страхователя по ИНН.

Немало сбоев возникает и при пользовании ЭЦП – электронной подписью. Пользоваться этим инструментом научились большинство бухгалтеров, но не все различают их по функции применения. Так, в ФСС часто приходят файлы, зашифрованные криптографической защитой, предназначенной для Федеральной налоговой службы. Эти ЭЦП различаются по информации, которая видна получателю при распаковке файлов. Так, в подписи для ФСС в поле «Субъект» должен быть указан регистрационный номер страхователя и код его подчиненности в системе ФСС.

Сейчас дифференциацию ЭЦП многие операторы пытаются поставить на автоматический режим. При сдаче отчетности компьютерные программы сами проверяют, подходящей ли для данного ведомства подписью зашифрована отчетность. Однако при отправке документов напрямую в ФСС следует самостоятельно отслеживать наличие всей необходимой информации. Другая часть ошибок связана с отзывом сертификата ключей или завершением срока действия ЭЦП. Также типичная ошибка в использовании электронной подписи – несовпадение регистрационного номера в сертификате с тем шифром, что указан в имени файла. Это означает, что отчет зашифрован ключом другого страхователя. Такие ситуации часто возникают в организациях с разветвленной филиальной сетью.

Запомнить все рекомендации практически невозможно. Многие операторы разработали собственные сервисы проверки документов перед отправкой. Но стоит учитывать, что подобные программы могут проверить документы на минимальное количество ошибок, таких как соответствие формату, наличие необходимых данных и т. д.

За двумя зайцами

Третье ведомство, которое ощутило на себе груз проблем при переходе на электронный документооборот, – это Пенсионный фонд. При схожем процессе передачи данных фонд столкнулся с рядом специфических проблем. Так, внедрение телекоммуникационных каналов связи совпало с передачей ведомству дополнительной функции по сбору страховых взносов, которые заменили ЕСН. Утвержденные формы отчетности создали для бухгалтеров дополнительные сложности. Страхователям с трудом удалось разобраться с рекомендациями по их заполнению. Официальные документы, в которых содержались инструкции, оказались недостаточно ясными, что породило рост количества некачественно оформленных документов. Оперативнее всего среагировало на потребности компаний Санкт-Петербургское отделение Пенсионного фонда, которое выпустило таблицу типичных ошибок с рекомендациями по их устранению. Ознакомиться с ними можно на сайте ведомства.

Вторая проблема обмена данными с ПФР тоже связана с документами, которые теперь организации должны отправлять в фонд. Бухгалтерское программное обеспечение потребовало срочной переустановки, и его разработчики соревновались, кто быстрее и качественнее облегчит жизнь своим абонентам. Основной заботой IT-специалистов стало регулярное обновление программ в соответствии с изменениями, вносимыми Пенсионным фондом. Не всем компаниям удалось без потрясений пережить первую сдачу отчетности в электронном виде. Установленные на рабочие компьютеры программы никак не хотели соотноситься с теми, которыми пользовался фонд. Даже сейчас по этой причине возникает ряд сложностей. IT-специалисты стали постоянными спутниками бухгалтеров при сдаче отчетности в ПФР.

В целом можно признать, что период самодеятельности в организации электронного документооборота постепенно уходит в прошлое. Все участники этого процесса признают, что организовать работу без ошибок гораздо проще с помощью использования специальных программ, которые снимут с бухгалтера часть «виртуальной» работы и проверят документы на соответствие требованиям ведомств.

Ирина Голова, эксперт журнала "Расчет"

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное

Комментарии (0)


    Оставить комментарий


    Введите код с картинки:

    CAPTCHA