Как правильно оформить и учесть неоплачиваемый отпуск

Наряду с основным ежегодным оплачиваемым отпуском действующим законодательством предусмотрено предоставление работодателями своим сотрудникам отпусков без сохранения заработной платы. Такое право закреплено в статье 128 ТК РФ, согласно которой по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется между работником и работодателем.

Из самого названия такой категории отпусков следует, что данный вид отдыха предполагает потери в заработной плате, однако сохраняет за сотрудником рабочее место. Большинство работников не имеют заинтересованности в таком отдыхе, это вполне понятно. Однако, руководители многих фирм из-за финансовых или иных трудностей не редко предлагают рабочим отдохнуть за свой счет. Такое поведение работодателей считается нарушением трудовой дисциплины. В неоплачиваемый отпуск подчиненные могут пойти только по собственной инициативе и никто их к этому не должен принуждать.

Необходимость представления работнику отпуска без содержания обычно связана с тем, что основной уже использован или до него слишком долго ждать, а возникшие обстоятельства требуют отсутствия на рабочем месте. Конечно же причины у каждого подчиненного могут быть разными, главное чтобы они были уважительными.

Поскольку законодательством не определены причины, которые можно считать уважительными, то работодатели самостоятельно решают отпускать того или иного сотрудника в неоплачиваемый отпуск или нет.

Трудовым кодексом РФ определены круг лиц и ряд оснований, по которым нельзя не предоставить отпуск без содержания.

Так в статье 128 ТК РФ говорится, что работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы следующим лицам:

• работающим пенсионерам по старости (по возрасту);
• родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы;
• работающим инвалидам;
• работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников.

Кроме того неоплачиваемый отпуск работодатели обязаны предоставлять в иных случаях, предусмотренных ТК РФ и федеральными законами. Для удобства их отражения представим данные в виде таблицы.

Категории лиц и основания предоставления отпусков

Если такие работники обратились к руководству организации с заявлением на неоплачиваемый отпуск, то им должен быть предоставлен данный отдых. Надо учитывать, что эти сотрудники не могут быть привлечены к мерам ответственности за невыход на работу, даже если руководитель не даст своего согласия. При этом все меры взыскания могут быть обжалованы в соответствующие органы.

С другой стороны при решении вопроса о представлении отпусков без содержания работникам все же стоит идти мирным путем и не вступать в конфликт с руководством, поскольку у последнего достаточно способов воздействия на подчиненных.

Оформление отпуска без содержания

Для получения отпуска без сохранения заработной платы работнику необходимо написать заявление, где следует указать причины ухода, а также продолжительность. Стоит отметить, что отпуск может составлять как один день (несколько дней), так и часть рабочего дня (несколько часов).

Образец заполнения заявления на отпуск без сохранения заработной платы

Если работодатель не возражает предоставить неоплачиваемый отпуск, то руководитель организации визирует заявление работника («согласовано», «не возражаю» и т. п.). Далее оформляется приказ о представлении отпуска по унифицированной форме № Т-6 (утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1)

Форма приказа № Т-6

В приказе указывают номер и дату, табельный номер и ФИО работника, структурное подразделение и должность, а также период за который предоставляется отпуск.

Раздел «А» приказа заполнять не нужно, поскольку туда вносятся данные о ежегодном оплачиваемом отпуске.

В разделе «Б» приказа необходимо указать «отпуск без сохранения заработной платы», а также продолжительность и календарные даты, на которые приходится отпуск.

Далее заполняем раздел «В», где указывается общее количество дней отпуска и его календарные даты. Отметим, что заполнение раздела «В» является обязательным. Если какой-либо из разделов приказа не заполнен, то раздел «В» фактически копирует заполненный.

После того как приказ был оформлен, его следует подписать у руководителя или уполномоченного лица. Также с данным приказом необходимо ознакомить работника под роспись.

Следующим документом, который необходимо оформить после приказа является личная карточка работника. В разделе VIII унифицированной формы № Т-2 (утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года № 1) делается запись о том, что отпуск предоставляется без сохранения заработной платы, также указывается период работы за который предоставляется отпуск, продолжительность и календарные даты отпуска, делается ссылка на основание (номер и дата приказа, заявление работника).

Кроме того необходимо делать отметки в табеле рабочего времени (форма № Т-12 или № Т-13) в зависимости от причин предоставления отпуска.

Поскольку отпуск без сохранения заработной платы не предполагает оплату работнику времени нахождения в отпуске, то записку-расчет по форме № Т-60, необходимую для расчета зарплаты при предоставлении оплачиваемого отпуска, оформлять не нужно.

Учет продолжительности отпуска

Работодателям необходимо вести учет продолжительности отпусков без сохранения заработной платы. Это нужно делать для того, чтобы правильно рассчитать стаж работника фирмы, от которого зависит право на ежегодный основной отпуск.

Как известно в стаж работы включается время неоплачиваемых отпусков, продолжительность которых не превышает 14 календарных дней в течение рабочего года. Все остальные дни нахождения в отпуске без содержания при исчислении стажа работы должны учитываться, т. е. увеличивают продолжительность рабочего года.

Кроме того, учет времени нахождения сотрудников в отпуске без содержания необходим для исчисления среднего дневного заработка, который используется при расчете отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск.

Если сотрудник в течение рабочего года освобождался от работы без сохранения заработной платы, т. е. брал неоплачиваемый отпуск, то это время исключается из расчетного периода для исчисления среднего заработка. Другими словами, в расчет берется только фактически отработанное время. Сразу отметим, что средний заработок для оплаты отпусков в календарных днях исчисляется путем деления фактически начисленной заработной платы на 12 (количество месяцев расчетного периода) и на среднемесячное число календарных дней — 29,4.

Если в расчетном периоде сотрудник отработал некоторые месяцы не полностью, то количество календарных дней в этих месяцах рассчитывается следующим образом. Среднемесячное число календарных дней (29,4) делим на количество календарных дней в месяце и умножаем на отработанные дни.

Пример
Сотрудник устроился в организацию 1 марта 2010 года. В течение 2010 года он брал отпуск за свой счет в общей сложности 25 дней (с 22 сентября 2010 года по 6 октября 2010 года и с 7 февраля 2011 года по 16 февраля 2011 года ). Заработная плата составляет 35000 рублей в месяц. Рассчитаем, с какого момента он может уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск и как рассчитать средний дневной заработок, для начисления отпускных. Оговоримся, что при расчетах для простоты не учитываем налог на доходы физических лиц и страховые взносы. 
Для начала определяем дату, на которую приходится окончание рабочего года конкретно для этого сотрудника. Продолжительность неоплачиваемого отпуска составила на 11 календарных дней больше, чем указано в статье 121 ТК РФ (14 дней). Следовательно рабочий год увеличится на 11 календарных дней: начнется с 1 марта 2010 года и закончится 11 марта 2011 года. Таким образом, в ежегодный оплачиваемый отпуск можно будет идти с 12 марта 2011 года. Конечно стоит отметить, что законодательством в отпуск допускается уходить и по истечении 6 месяцев. В таком случае рабочий стаж будет рассчитываться аналогично. 
Вторым шагом будет определение полученной заработной платы и иных выплат, за расчетный период, которые принимаются во внимание при расчете среднего дневного заработка. За полные отработанные месяцы сотрудник получил всего 315000 рублей (35000 руб. х 9 мес.). За месяцы, когда он был неоплачиваемом отпуске берется оплата за фактически отработанное время в рабочие дни: за сентябрь 2010 года — 23864 рубля (35000 руб. / 22 дн. х 15 дн.), за октябрь 2010 года — 28333 рубля (35000 руб. / 21 дн. х 17 дн.), за февраль 2011 года — 20263 рубля (35000 руб. / 19 дн. х 11 дн.). Общий доход за расчетный период с 1 марта 2010 года по 28 февраля 2011 года составил 387460 рублей. 
Третьим шагом будет определение количества фактически отработанных дней в расчетном периоде. Как было указано выше, из расчетного периода исключаем дни отсутствия на работе (неоплачиваемый отпуск), причем все 25 дней. 
Определим среднемесячное количество дней принимаемых в расчет. 
За полностью отработанные месяцы — 264,6 дней (29,4 дн. х 9 мес.) 
За не полностью отработанные месяцы: 63,2 дня (в сентябре 2010 года 20,6 дня (29,4 дн. / 30 дн. х 21 дн.); в октябре 2010 года 23,7 дня (29,4 дн. / 31 дн. х 25 дн.); в феврале 2011 года 18,9 дня (29,4 дн. / 28 дн. х 18 дн.). 
Всего мы получаем 327,8 дня. Именно такое количество дней необходимо использовать в расчете среднедневного заработка для расчета отпускных. 
И, наконец, рассчитаем средний заработок для сотрудника. Для этого нам необходимо провести расчеты по следующей формуле: 
СДЗ = ФПЗ / (29,4 х КПМ + КДНП), где 
СДЗ — средний дневной заработок; 
ФПЗ – фактически полученный заработок за расчетный период; 
КПМ — количество полностью отработанных месяцев; 
КДНП — среднее количество дней в не полностью отработанных месяцах. 
Таким образом получаем, что средний дневной заработок составит 1182 рубля (387460 руб. / (29,4 дн. х 9 мес. + 63,2 дн.)). 

Д. А. Начаркин, редактор-эксперт