Как сформировать резерв на оплату отпусков

Как сформировать резерв на оплату отпусков

16.05.2011

Как научиться равномерно распределять расходы на выплату отпускных денег работникам в течение года, как сформировать резерв на оплату отпусков, как его потратить и каким образом поступить с резервом в конце года.

Шаг 1. Формирование резерва

Резерв нужен для того, чтобы равномерно включать суммы предстоящих расходов в издержки производства или обращения отчетного периода (п. 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина от 29 июля 1998 г. № 34н). В свою очередь для отражения операций по созданию и использованию резерва бухгалтеру необходим счет 96 «Резервы предстоящих расходов» (см. План счетов бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина от 31 октября 2000 г. № 94н).

Ежемесячное резервирование сумм отражается по кредиту счета 96 «Резервы предстоящих расходов» в корреспонденции со счетами учета затрат на производство и расходов на продажу.

Для целей бухгалтерского учета резервы на оплату отпусков формируются удобным для предприятия способом, поскольку нормативно это никак не определено. Единственное, что следует помнить, – выбранный способ формирования резерва должен быть закреплен в учетной политике.

Если вы хотите избежать различий в данных бухгалтерского и налогового учета, порядок формирования и использования резерва в бухучете должен быть идентичен налоговому порядку.

Нормы, по которым резерв на оплату отпусков формируется и используется для целей налогообложения прибыли, закреплены в статье 324.1 НК РФ. Ежемесячные отчисления в резерв рассчитываются по определенной в пункте 1 статьи 324.1 НК РФ схеме. Для этих целей составляется специальный расчет (смета), который может быть оформлен в свободной форме с учетом требований пункта 2 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ о наличии обязательных реквизитов.

В смете важно рассчитать два показателя: во-первых, предполагаемую годовую сумму расходов на оплату труда. В этот показатель включают: сумму оплаты труда, сумму начисленных взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. А, во-вторых, предполагаемую годовую сумму расходов на оплату отпусков с учетом взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Эти показатели являются основой для определения ежемесячного процента отчислений в резерв. Отношение предполагаемой суммы затрат на выплату отпускных к предполагаемой сумме всех выплат по заработной плате покажет, какую сумму вы учтете ежемесячно в составе расходов для целей налогообложения прибыли.

В некоторых компаниях бывают ситуации, когда сложно или невозможно создать резерв на оплату отпусков. К ним относят:

1. Организации на общей системе налогообложения, но применяющие кассовый метод определения доходов и расходов, поскольку в этом случае в расходах учитываются только суммы фактически выплаченных средств (п. 3 ст. 273 НК РФ).

2. Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения.

3. Организации, уплачивающие ЕНВД, поскольку размер налога при этом налоговом режиме не зависит от суммы полученных доходов (ст. 346.29 НК РФ).

Шаг 2. Использование резерва

В бухгалтерском учете расходы на оплату отпусков списываются за счет созданного резерва. В момент начисления отпускных, а также при расчете сумм взносов на обязательное страхование бухгалтер сделает запись по Дебету счета 96 и Кредиту счетов 70, 69. Если к моменту начисления отпускных вдруг окажется, что суммы ранее начисленного резерва не хватает, тогда сумма разницы отражаются по дебету счета 97 «Расходы будущих периодов».

В налоговом учете расходы на формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков относятся на счета учета расходов на оплату труда соответствующих категорий работников. В свою очередь расходы на оплату отпуска учитываются за счет ранее созданного резерва.

В налоговом учете расходы на формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков относятся на счета учета расходов на оплату труда соответствующих категорий работников. Расходы на оплату отпуска, в свою очередь, учитываются за счет ранее созданного резерва.

деньги бизнесШаг 3. Инвентаризация резерва

Инвентаризацию созданного резерва на оплату отпусков проводят по состоянию на 31 декабря (п. 3.50 Методических указаний по инвентаризации имущества, утв. приказом Минфина от 13 июня 1995 г. № 49, п. 3 ст. 324.1 НК РФ).

В ходе инвентаризации сравнивают фактическую сумму произведенных в текущем году расходов на оплату отпусков с фактической суммой отчислений в резерв. Дальнейшие действия зависят от полученных результатов.

Если сумма начисленного резерва меньше суммы расходов на оплату отпусков (иначе говоря, если имеется дефицит резерва), разница относится в состав текущих расходов на оплату отпусков (п. 3 ст. 324.1 НК РФ). В бухгалтерском учете это оформляется записью по Дебету счета 20 (23,25,26,29,44) и Кредиту счета 96.

В случае когда сумма резерва больше суммы фактических расходов на оплату отпусков, дальнейшие действия бухгалтера зависят от желания организации создавать резерв на оплату отпусков в следующем году.

Организация собирается создавать резерв в следующем году, не изменяя методику формирования резерва. В этом случае часть не использованного в текущем году резерва можно перенести на следующий год.

Алгоритм действий для этого случая закреплен в пункте 4 статьи 324.1 НК РФ. Приводим его:

  • определяем, какие сотрудники не использовали отпуск или его часть за текущий год;
  • определяем точное количество дней отпусков, не использованных такими работниками за текущий год;
  • рассчитываем средний дневной заработок этих сотрудников;
  • рассчитываем, какую часть резерва можно перенести на следующий год, или какую сумму отпускных мы могли бы выплатить работнику в текущем году. Эта сумма определяется умножением фактического количества дней не использованного сотрудником отпуска на средний дневной заработок работника с учетом суммы страховых взносов, относящейся к рассчитанным отпускным.

Для целей бухгалтерского учета резервы на оплату отпусков формируются удобным для предприятия способом, поскольку нормативно это никак не определено. Единственное, что следует помнить, – выбранный способ формирования резерва должен быть закреплен в учетной политике.

Общая сумма резерва, которую можно перенести на следующий год, сложится из не полученных в текущем году отпускных всех сотрудников. Эта сумма присоединяется к резерву на оплату отпусков предстоящего года.

Если по состоянию на 31 декабря у организации есть остаток резерва, тогда предполагаемую сумму отпускных за не использованный персоналом в текущем году отпуск сравнивается с остатком резерва.

Когда предполагаемая сумма отпускных за не использованный сотрудниками в текущем году отпуск больше фактического остатка резерва на конец года, тогда сумма превышения включается в состав расходов на оплату труда.

Если предполагаемая сумма отпускных за не использованный работниками в текущем году отпуск меньше фактического остатка резерва на конец года, тогда отрицательная разница включается в состав внереализационных доходов.

В ситуации, когда организация отказывается от резервирования средств на оплату отпуска, предполагается, что в этом случае вся сумма неиспользованного резерва по состоянию на 31 декабря текущего года будет включена в состав внереализационных доходов текущего года (п. 5 ст. 324.1 НК РФ).

В бухгалтерском учете сторнировочная запись издержек производства и обращения на сумму неиспользованного резерва на оплату отпусков производится в двух случаях:

1. Когда организация переносит остаток резерва на следующий год:

Дебет 20 (23,25,26,29,44) Кредит 96 – (красное сторно

– сумма превышения остатка резерва над суммой резерва в части не использованного в текущем году отпуска.

2. Когда резерв в следующем году не создается.

Дебет 20 (23,25,26,29,44) Кредит 96 – (красное сторно

– сторнирована излишне начисленная сумма резерва на оплату отпусков.

Этот порядок учета закреплен в пункте 3.51 Методических указаний, утв. приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Тамара Сударева, старший финансовый консультант юридической компании «Налоговик»

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное