Ошибки при ведении бухгалтерского учета

Бухгалтерская отчетность организации должна давать достоверное и полное представление о финансовом положении организации, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении. Если же в отчетность вкрались ошибки, она не будет отвечать требованиям полноты и достоверности.

Основные причины появления ошибок

Основные причины появления ошибок в бухгалтерской отчетности можно разделить на четыре основные группы:

• ошибки в ведении бухгалтерского учета;
• ошибки при формировании отчетности;
• ошибки в применении положений учетной политики;
• нарушение порядка подготовки к составлению отчетности.

Нарушение порядка подготовки к составлению отчетности

Рассмотрение типичных ошибок начнем с нарушения порядка подготовки к составлению отчетности. Ведь именно на этом этапе можно избежать всех остальных ошибок.

Необходимость проведения инвентаризации расчетов и обязательств перед составлением годовой бухгалтерской отчетности – обязанность компаний, закрепленная законодательством (п. 2 ст. 12 закона «О бухгалтерском учете»). К сожалению, немногие предприятия ее проводят. И это одна из самых распространенных ошибок. В этом случае ни руководители фирмы, ни ее собственники не знают реального положения дел.

Порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов, утв. приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Другой распространенной ошибкой является проведение инвентаризации «на бумаге». С одной стороны, имеются в наличии все ведомости и описи. Но они составлены формально, реальная инвентаризация не проведена. Не проверено наличие имущества, не уточнены обязательства. Поэтому эффективность «бумажной инвентаризации» равна нулю. А ведь именно по результатам инвентаризации можно выявить недостачу или неоприходованные активы. Также можно установить отсутствующие документы и подтвердить задолженность. Напомним, что задолженность, как дебиторскую, так и кредиторскую, можно подтвердить только на основании актов сверки расчетов. К сожалению, многие бухгалтеры думают, что акты сверки должна составлять и рассылать сторона, у которой отражается реализация. На деле рассылает акты сверки расчетов та сторона, которая заинтересована в правильности расчетов.

Запомните, что проведение инвентаризации никогда не бывает лишним мероприятием. Особенно перед составлением годовой отчетности.

Ошибки при ведении бухгалтерского учета

Если при ведении бухгалтерского учета допущена ошибка, то она может привести и к появлению ошибок в отчетности. Ведь отчетность формируется на основании регистров бухгалтерского учета.

Определение инвентарного объекта

Согласно пункту 6 ПБУ 6/01 «Учет основных средств» единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект, которым может признаваться:

• объект со всеми приспособлениями и принадлежностями;
• отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций,
• обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы.

В случае наличия у одного объекта нескольких частей, сроки полезного использования которых существенно отличаются, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

Предусмотрена возможность учитывать основные средства в составе материалов (п. 5 ПБУ 6/01). Но только при условии, что их стоимость не превышает 20 000 рублей за единицу. Безусловно, такой порядок учета должен быть прописан в учетной политике.

Обратите внимание! В настоящее время в ПБУ 6/01 готовятся поправки, согласно которым в составе МПЗ можно будет принимать основные средства с первоначальной стоимостью не более 40 000 руб.

Согласно налоговому кодексу амортизируемым имуществом признается имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 40 000 рублей (до 2011 г. - стоимостью более 20 000 руб.).

При таких условиях появляется соблазн, с одной стороны, упростить учет основных средств, а с другой стороны, уменьшить налоговые обязательства по налогу на прибыль. То есть все предполагаемые основные средства разбить на отдельные объекты стоимостью менее 20 000 руб. (40 000 руб.) В этом случае активы можно учесть не как основные средства, а как МПЗ. Кроме того, можно сэкономить на налоге на имущество.

Но не надо забывать, что единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект. При этом в его состав должны включаться любые предметы, которые имеют общее управление, и могут работать только в комплекте.

Примеры таких обособленных комплексов приведены в пункте 10 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств (утв. Приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н).

Принятие к учету сложных объектов не комплексно, а по отдельности, может привести к тому, что в учете компании будут отсутствовать активы, которые необходимы для обеспечения непрерывного производственного процесса. Например, вместо сложного станка в учете будут значиться его отдельные элементы, которые сами по себе не способны выполнять необходимые функции.

Кроме того, учет активов не в составе инвентарного объекта, приводит к увеличению состава затрат и уменьшению показателя внеоборотных активов.

Ошибки, связанные с неправильной классификацией инвентарных объектов основных средств, можно выявить по итогам инвентаризации. Для того, чтобы инвентаризация прошла эффективно, необходимо наличие:

• положения в учетной политике о том, что считается существенным отличием по срокам полезного использования объектов основных средств;
• документов, подтверждающих наличие сложного объекта основных средств (служебная или докладная записка, требование, акт и т.п.).

Квалификация расходов на восстановление основных средств

Часто компании квалифицируют затраты на восстановление основных средств только как ремонтные работы. В этом случае увеличиваются затраты и уменьшается стоимость внеоборотных активов. Кроме того, сокращается база для исчисления налога на имущество.

Обращаем внимание на важность правильного классифицирования затрат на восстановление объекта основных средств: как ремонт или модернизацию. Согласно пункту 27 ПБУ 6/01 затраты на модернизацию и реконструкцию объекта основных средств увеличивают первоначальную стоимость объекта. Однако при окончании работ должны повыситься показатели функционирования объекта (срок полезного использования, мощность, качество применения и т.п.). В то же время расходы на ремонт отражаются в составе расходов отчетного периода, к которому они относятся.

Поэтому необходимо знать, что именно было сделано: отремонтировано основное средство или, например, произведена его модернизация (реконструкция, достройка, дооборудование).

Основное отличие ремонта от модернизации (реконструкции, достройки, дооборудования) в учете состоит в том, что в последнем случае свойства объекта совершенствуются.

Под расходами на ремонт подразумевается стоимость работ по поддержанию основных средств в рабочем состоянии в течение срока их полезного использования, которые не приводят к улучшению первоначальных нормативных показателей функционирования. После модернизации (реконструкции) показатели, характеризующие объект, улучшаются (письмо Госкомстата России от 9 апреля 2001 г. № МС-1-23/1480).

Чиновники финансового ведомства в своем письме указали ряд документов, которыми следует руководствоваться при определении видов выполненных работ (письмо Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-11-06/2/41).

Обратите внимание, если затраты на восстановление объекта основных средств были неправильно квалифицированы изначально, то исправить положение можно по результатам инвентаризации.

Отражение в учете арендованных помещений

Многие предприятия арендуют нежилые помещения для своей деятельности, но сведения об аренде не отражают на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства». Соответственно, в бухгалтерской отчетности отсутствует информация о полученном в аренду имуществе. Чаще всего это случается по причине отсутствия в акте приемки-передачи нежилого помещения сведений о стоимости арендованного имущества.

Арендованные основные средства учитываются в оценке, указанной в договорах на аренду. Аналитический учет по счету 001 ведется по арендодателям, по каждому арендованному объекту.

Безусловно, у предприятия могут возникнуть затруднения при отражении арендованного имущества в учете вследствие отсутствия стоимости арендованного помещения в договоре аренды. Однако этот факт не может служить основанием для того, чтобы нарушить нормы ведения бухгалтерского учета и составления отчетности. Компания может запросить информацию у арендодателя. Если же последний уклоняется от передачи информации о стоимости переданного в аренду имущества, фирма может самостоятельно установить порядок его отражения в учете, закрепив в учетной политике. Например, в рыночной оценке. Ее можно установить самостоятельно, проведя мониторинг предложений на рынке. Или пригласить независимого оценщика. Также можно отразить в учете арендуемое помещение в сумме, раной размеру годовой арендной платы. Главное, чтобы сумма оценки была документально подтверждена.

Оформление актов на списание материалов

Существует много унифицированных документов, на основании которых можно передавать материалы со склада:

• лимитно - заборная карта (форма № М-8);
• требования-накладные (форма № М-11);
• накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15).

Также можно применять самостоятельно разработанные формы документов.

Некоторые компании забывают одно необходимое условие списания материалов на счета затрат. А именно: в документах на отпуск материалов со склада необходимо указать номер и наименование заказа (продукции), для изготовления которого отпускаются материалы (п. 97 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов).

Если материалы отпускаются без назначения, то отпуск учитывается как внутреннее перемещение, а сами материалы считаются в подотчете у получившего их подразделения.

Списание материалов с подотчета и отнесение их стоимости на затраты производятся на основании акта расхода. В нем указывается их наименование, количество, учетная цена, сумма по каждому наименованию и назначение расходования. Форма и порядок составления акта, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются компанией в учетной политике.

Создание резервов под снижение стоимости материальных ценностей

Некоторые предприятия имеют значительный запас ТМЦ. Однако часто не принимают во внимание тот факт, что они могут испортиться, морально устареть, утратить свою рыночную стоимость. Но фирмы продолжают отражать запасы в учете и отчетности по первоначальной стоимости, хотя она давно уже может не соответствовать действительности. Касается это положение не только компаний, связанных с пищевыми продуктами, но и предприятий, которые имеют дело с материалами с ограниченным сроком годности. Например, строительные материалы (шпаклевки, краски, цемент и т.п.).

Такие «испорченные» материалы необходимо отражать в бухгалтерском балансе на конец отчетного года за вычетом резерва под снижение стоимости материальных ценностей. Данный резерв создается по каждой единице запасов, принятой в бухгалтерском учете. Необходимость создания резерва можно определить по результатам инвентаризации запасов.

О.Е.Черевадская, директор по аудиту ЗАО «Финансовый Контроль и Аудит», доктор экономики