Квартира для сотрудника: налоги с арендных платежей

В чем проблема

При рассмотрении вопроса о налогообложении платежей за квартиры, арендованные для сотрудников, возникает несколько вопросов. Во-первых, при каких условиях можно списать эти суммы в уменьшение базы по налогу на прибыль. Во-вторых, нужно ли включать эти суммы в налоговую базу по ЕСН и НДФЛ сотрудников. В-третьих, если квартира принадлежит физическому лицу, будет ли организация являться налоговым агентом и соответственно обязана ли она исчислить и удержать НДФЛ с выплаченного дохода.

Налог на прибыль

Нередки ситуации, когда работник едет в командировку и проживает в квартире, которую организация арендует именно для таких случаев. Обычно этот вариант используется, когда фирма часто направляет сотрудников в одну и ту же местность. Для того чтобы у вас была возможность принять расходы по аренде квартиры, необходимо подтвердить, что сотрудник проживал в ней. Для этого нужно представить документы, свидетельствующие о направлении его в командировку. Ими являются командировочное удостоверение или приказ о командировке, проездные билеты, договор аренды, действующий в период командировки. А также документы, подтверждающие оплату аренды.

Ранее Минфин не разрешал учитывать в составе командировочных расходов такие суммы (письмо от 2 июня 2005 г. № 03-03-01-04/1/306). Но, к радости налогоплательщиков, еще с 1 января 2006 года вступила в силу новая редакция статьи 252 Налогового кодекса. Согласно ей, «под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные... документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором)». Поэтому финансовое ведомство изменило свой подход к этой проблеме и теперь можно учесть в целях налогообложения прибыли расходы по аренде квартиры, в которой проживает командированный работник. Правда, только за период фактического использования (проживания) (письмо от 25 января 2006 г. № 03-03-04/1/58).

Применительно к ситуации, когда квартира арендуется для сотрудников, которые приезжают в командировку в местность, где расположена организация, расходы по аренде можно списать как представительские. Правда, контролеры против такого варианта, о чем неоднократно указывали в своих письмах (письма УФНС по г. Москве от 11 ноября 2004 г. № 26-12/73173, от 14 июля 2006 г. № 28-11/62271).

Но судебная практика поддерживает налогоплательщика. Судьи указывают, что расходы на гостиничное обслуживание (проживание и питание) представителей других организаций, участвующих в переговорах, официальных приемах, относятся к представительским расходам (постановление ФАС Московского округа от 23 декабря 2004 г. № КА-А40/12097-04).

Отметим, что речь идет о расходах на проживание в гостинице, а не в арендованной квартире. Но, учитывая схожесть ситуаций, можно предположить благоприятный для фирмы исход дела и в случае с квартирой. Однако с полной уверенностью утверждать это нельзя, и, принимая решение, следует иметь ввиду возможные негативные последствия.

Кроме того, следует позаботиться о соответствующем документальном подтверждении представительских расходов (приказ руководителя, договор о намерениях заключить то или иное соглашение с контрагентом). И помнить о нормах, указанных в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса: «Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период».

Если вы арендуете квартиру для сотрудника вашей организации, расходы по арендной плате следует рассматривать как выплаты, произведенные в пользу работника, уменьшающие базу по налогу на прибыль на основании статьи 255 Налогового кодекса. Но при этом необходимо, чтобы в трудовом или коллективном договоре была закреплена обязанность работодателя выплачивать часть заработной платы в неденежной форме, в частности в виде предоставления работнику квартиры для проживания. Причем эта часть не может превышать 20 процентов от общей суммы заработной платы, установленной сотруднику (письмо Минфина от 22 марта 2006 г. № 03-03-04/1/272).

ЕСН и НДФЛ

Налоговый кодекс позволяет не облагать компенсации, выплаченные физическому лицу за выполнение им своих трудовых обязанностей (в том числе переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов) (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК). То есть, если вы направляете сотрудника в командировку, начислять ЕСН на компенсацию расходов на проживание не нужно. Правда, здесь есть один момент, касающийся норм таких компенсаций. Тем не менее при соответствующем документальном оформлении (закреплении норм в локальном акте организации) обязанность начислить единый социальный налог не возникнет.

Другое дело, если вы арендуете квартиру для своего иногороднего сотрудника. В данном случае, как указывает Минфин в письме от 30 мая 2007 г. № 03-04-06-01/165, следует облагать ЕСН суммы возмещения арендных платежей с учетом пункта 3 статьи 236 Налогового кодекса. Напомним, что, согласно указанному положению, не подпадают под ЕСН суммы, не уменьшающие базу по налогу на прибыль.

Суммы оплаты организацией арендных платежей за работника подлежат обложению и налогом на доходы физических лиц (письмо Минфина от 31 мая 2007 г. № 03-04-06-01/168). Свою позицию чиновники обосновывают тем, что в данном случае происходит «оплата (полностью или частично) за налогоплательщика организациями товаров (работ услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах». А такие суммы относятся к доходам, полученным в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК) и подпадают под НДФЛ в установленном порядке.

Заплатите НДФЛ как налоговый агент

При аренде квартиры для сотрудника не забудьте про один существенный момент. Если фирма заключает договор с физическим лицом, которое сдает принадлежащее ему имущество, то она обязана исполнить роль налогового агента (ст. 226 НК). Это значит, что компания должна с суммы арендной платы исчислить, удержать и заплатить в бюджет НДФЛ (письма ФНС от 7 февраля 2007 г. № 04-2-03/10, от 17 апреля 2006 г. № 04-1-03/212). Напомним, что организации, применяющие УСН, должны исполнять обязанности налоговых агентов на общих основаниях (п. 5 ст. 346.11 НК).

Исключением из общего правила являются доходы, выплаченные индивидуальному предпринимателю. Если у организации договор заключен с физическим лицом, имеющим указанный статус, то обязанность по уплате НДФЛ лежит на нем (ст. 227 НК).

Отметим, что физическое лицо, которое не является резидентом и получает доход от сдачи в аренду квартиры, обязано самостоятельно исчислить и уплатить НДФЛ в бюджет. Так как суммы, полученные за сдачу в аренду имущества, находящегося на территории РФ, относят к доходам от источников в нашей стране (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК). Правда, ставка налога для нерезидента будет уже не 13, а 30 процентов (ст. 224 НК). Этот вывод подтверждает и письмо УФНС по г. Москве от 26 марта 2007 г. № 28-10/27191 (с полной версией документа вы можете ознакомиться в справочной правовой системе КонсультантПлюс. — Прим. ред.).

Бухгалтерский учет

В заключение рассмотрим порядок отражения операций по аренде в учете. Во-первых, на квартиру необходимо заключить договор аренды (п. 2 ст. 671 ГК).

Согласно Инструкции по применению Плана счетов (утверждена приказом Минфина от 31 октября 2000 г. № 94н), арендованное имущество учитывают на забалансовом счете 001 в оценке, указанной в договоре аренды. А плату за аренду отражают в составе расходов по обычным видам деятельности.

Как правило, арендные платежи вносят один раз в месяц. В бухгалтерском учете задолженность перед арендодателем по оплате аренды квартиры отражается по кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в корреспонденции с дебетом счета 44 «Расходы на продажу». Удержание НДФЛ бухгалтер должен отразить по дебету счета 76 в корреспонденции с кредитом счета 68 «Расчеты по налогам и сборам». Сумму исчисленного и удержанного налога агент обязан перечислить в бюджет не позднее дня фактического получения в банке наличных на выплату арендных платежей (п. 6 ст. 226 НК).

Подводя итог, отметим, что с точки зрения налогообложения аренда квартиры для сотрудника — дело дорогое, но при кадровой политике компании, направленной на мотивацию работников, порой необходимое.

С. Коробова, налоговый консультант