Конфликты в связи с компенсацией командировочных расходов

20.09.2018

Несправедливая, с точки зрения работника, компенсация командировочных расходов может привести к серьезному конфликту.

Чтобы его избежать, нужно помнить, что Трудовым кодексом установлены обязанности фирмы по оплате:

  • расходов по проезду к месту командировки и обратно;
  • расходов по найму жилого помещения;
  • суточных в размере, установленном в трудовом договоре;
  • других расходов, связанных с командировкой (плата за получение визы, телефонные переговоры, бронирование билетов и проживания и др.).

Обычно перед отъездом в командировку фирма выдает работнику аванс. После возвращения в течение трех дней работник должен представить в бухгалтерию финансовый отчет и документы, подтверждающие его расходы.

Если работник потратил денег меньше, чем ему было выдано на командировку, он должен сдать остаток в кассу. Если же денег потрачено больше и это подтверждено документами, фирма обязана возместить перерасход.

Фирма обязана возместить в полном объеме:

  • стоимость билета на транспорт общего пользования;
  • оплату брони билета;
  • плату за пользование в поездах постельным бельем;
  • стоимость проезда транспортом общего пользования к станции, пристани или аэропорту, если место посадки находится за чертой города;
  • сумму страховки пассажиров на транспорте.

Фирма обязана оплатить расходы работника по найму жилья в командировке, а также возместить расходы по оплате дополнительных услуг, предоставляемых гостиницей, которые включены в стоимость проживания.

Исключение составляют услуги по обслуживанию в баре, ресторане или номере и расходы на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (бассейном, сауной, тренажерным залом и т. д.).

Основанием для возмещения расходов являются счета, счета-фактуры, чеки ККТ или бланки строгой отчетности гостиниц. Для оплаты достаточно одного их этих документов (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 11 июня 2003 г. по делу № Ф04/2539¬461/ А70-2003).

Расходы по бронированию и найму жилого помещения работодатель возмещает работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективным договором или локальным нормативным актом.

За каждый день нахождения в командировке фирма оплачивает работнику суточные. Их обычно расходуют на оплату питания и другие личные нужды командированного работника. Суточные выплачивают за каждый день его нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни.

Размер суточных устанавливают коллективным договором или локальным нормативным актом (например, приказом руководителя).


ПРИМЕР 1. НОРМИРОВАНИЕ «СУТОЧНЫХ»

Работник ООО «Пассив» Сомов А. С. с 9 по 11 сентября текущего года (3 дня) направляется в служебную командировку.

По приказу руководителя ООО «Пассив» размер суточных для командировок по территории России составляет 1500 руб. в сутки.

Бухгалтер ООО «Пассив» должен выдать Сомову А.С. суточные в размере:

1500 руб./дн. × З дн. = 4500 руб.

Обратите внимание

Если сотрудника направляют в командировку на один день, в конце которого он может вернуться домой, то суточные не выплачивают.

Если работник едет в командировку за пределы России, суточные ему выплачивают в иностранной валюте. Их размер устанавливает коллективный договор или локальный нормативный акт (например, приказ руководителя).

Деньги на оплату суточных целесообразно выдавать работнику авансом из расчета предполагаемого количества дней командировки.

День отъезда и день приезда считаются днями командировки, поэтому за эти дни также положены суточные.

Имейте в виду: если транспортное средство отправляется до 24:00 включительно, днем отъезда считают текущие сутки, а с 00:00 и позднее – следующие. Но когда станция или аэропорт находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до этого объекта.


ПРИМЕР 2. КОМАНДИРОВКА «С ОПЕРЕЖЕНИЕМ»

Время отлета самолета, на котором работник летит в командировку, – 01:30, 8 августа. Чтобы успеть на посадку, он должен выехать из дома 7 августа в 23:00.

Соответственно, первым днем командировки, за который положены суточные, нужно считать 7 августа.

Нужно учесть, что при командировке по России не облагают НДФЛ суточные в пределах 700 рублей за каждый день, при заграничных командировках – в пределах 2500 рублей в день.

Читайте также «Командировочные расходы ИП на УСН учесть нельзя»

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное