Трудовая книжка в облаке

24.08.2018

Уже начиная с будущего года компании могут получить возможность вести и заполнять трудовые книжки сотрудников в электронном виде. Татьяна Нечаева, руководитель отдела оперативного консультирования клиентов ООО «ИК Ю-Софт», узнала, на какой стадии находится разработка нового законодательства, какие возможности получат компании и сотрудники от перехода к цифровому формату этого документа.

Трудовая книжка (ТК) является официальным документом, который должен быть у всех работающих по трудовому договору россиян. В настоящее время их должны вести на бумаге все работодатели (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) (ст. 66 ТК РФ).

В трудовой книжке содержится информация о трудовой деятельности и трудовом стаже сотрудника. Без нее или при наличии в трудовой книжке ошибок могут возникнуть сложности при оформлении пенсии. Поэтому не только компания заинтересована в правильном ведении этого документа, но и сами сотрудники.

Публичное обсуждение

Начиная с 2017 года активно обсуждается ведение учета сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде. Разработать законопроект о введении электронных трудовых книжек вместо бумажных ведомствам поручено до конца октября этого года. Также должен быть подготовлен законопроект по информационно-разъяснительной работе среди работодателей и сотрудников по внедрению электронных трудовых книжек.

Книжки десятилетиями велись на бумаге, поэтому смена формата вызывает много вопросов. В связи с этим работа ведется сразу по нескольким направлениям: введение электронного документооборота в трудовом законодательстве, электронная трудовая книжка и электронный надзор работы кадровых служб.

Вопрос этот поднимался и ранее. Были инициативы по полной отмене трудовых книжек, поскольку подтверждением трудовых отношений является договор. Так, законопроектом № 1050405-6 «О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации в части особенностей регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям» (одобрен Советом Федерации 29 июня 2016 г.) планировалось освободить микропредприятия от внесения в трудовые книжки записи о приеме на работу своих специалистов при заключении с ними договоров при наличии согласия работника. В итоге Госдума решила не освобождать микропредприятия от ведения трудовых книжек.

Полная отмена книжек является радикальной мерой, к которой не готовы ни организации, ни работники. Введение цифровой формы книжек является альтернативным вариантом, имеющим ряд преимуществ.

Новое слово, цифровое

По сравнению с традиционной трудовой книжкой, которая может быть утрачена, подделана или испорчена, ее электронная форма дает возможность вести и хранить кадровую информацию в специализированной базе данных. Для этого предполагается, что сведения о трудовой деятельности компании будут передавать в орган, осуществляющий индивидуальный (персонифицированный) учет в системе обязательного пенсионного страхования, в электронном виде для формирования базы данных в электронном виде без привязки к физическому носителю. Дополнительно нужно будет передавать информацию о награждениях и взысканиях на работе. Также будут вноситься сведения о совместительстве.

Обратите внимание

По сравнению с традиционной трудовой книжкой, которая может быть утрачена, подделана или испорчена, ее электронная форма дает возможность вести и хранить кадровую информацию в специализированной базе данных. Предполагается, что сведения о трудовой деятельности сотрудников компании будут отправлять в орган, осуществляющий индивидуальный (персонифицированный) учет в системе обязательного пенсионного страхования, в электронном виде.

Все эти меры позволят компании упростить кадровый документооборот и начать экономить время на его ведение; работник сможет запросить сведения о трудовой деятельности в реальном времени, возможность получить доступ к информации о трудовой деятельности появится не только у работников и работодателей, но и у государственных органов. Кроме того, электронные ТК повысят уровень защиты данных по трудовой деятельности от потерь, подделок или несанкционированного доступа.

Как мы видим, цифровая ТК удобнее и быстрее.

Новое кадровое будущее

Переход на электронные книжки будет поэтапным. К 1 октября 2018 года планируется определить фазы и сроки по переводу на цифровые трудовые книжки. Возможность использовать трудовую книжку двух форматов – бумажного и электронного – может появиться у работодателей в 2019 году. В течение следующего года надо будет решить все связанные с этим правовые и организационные вопросы, в том числе проинформировать и подготовить работников. Планируется тестовое использование в рамках эксперимента, по итогам которого Минтруд подготовит рекомендации по внедрению новых цифровых документов.

Полностью перейти на электронные книжки планируется с 1 января 2020 года. С этой даты организации должны будут передавать документ в электронном виде в Пенсионный фонд. Каждый новый работодатель начнет последовательно вносить дополнительные данные по переходам на другие должности или места работы сотрудников. Сведения будут доступны для обработки компаниями и государственным органам в режиме реального времени по запросу через единую систему электронного взаимодействия, что позволит сократить время оказания услуг, а россиянам не потребуется предоставлять такую информацию самостоятельно. Действие законопроекта распространяется и на кадровый документооборот в целом.

Читайте также «Законопроект об электронных трудовых книжках появится в октябре»

Уже тестируется

В силу Приказа Минтруда России № 194 от 26 марта 2018 года с 23 марта 2018 года проходит эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работниках по вопросам трудовых отношений. В рамках эксперимента решаются задачи ведения кадровых документов в цифровом виде, оценки затрат и эффективности данного способа, выявления рисков и проблем при ведении электронного кадрового документооборота, а также разработка предложений по внесению изменений в законодательство РФ в связи с этим.

До сих пор проект по переводу на электронные трудовые книжки не разработан, поскольку не решен ряд важных вопросов. Например, не определен порядок доступа к базе данных государственных служб и других заинтересованных лиц.

Пока не ясен порядок действий с электронными книжками в непредвиденных ситуациях (отсутствие Интернета, сбои программы). Вряд ли получится быстро внести все необходимые сведения в электронный формат у всех работодателей. Это потребует больших затрат от компаний и государства.   

Читайте также «Правильность заполнения трудовых книжек: готовимся к проверкам»

Журнал «Расчет»

Правдивый журнал о работе бухгалтера сегодня. В издании не публикуются теории или нормы законов, все тексты – реальный опыт бухгалтеров, директоров, юристов и кадровых работников. Интересную статью «для себя» в каждом номере найдет любой сотрудник компании.

Заказать журнал

Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное