Инвентаризация активов фирмы

Активы и обязательства по закону о бухгалтерском учете подлежат инвентаризации. Количество инвентаризаций в отчетном году, сроки их проведения, а также перечень проверяемых при этом объектов определяются экономическим субъектом самостоятельно. Исключение составляют случаи, когда проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством.

Обратим внимание на то, что одним из случаев, предусмотренных действующим законодательством является проведение инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Напомним, что отчетным периодом для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (отчетным годом) по общему правилу является календарный год – с 1 января по 31 декабря включительно. Проведение инвентаризации перед составлением годовой отчетности способствует формированию достоверных данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности об активах и обязательствах организации. Для того чтобы результаты инвентаризации нашли свое отражение в бухгалтерской отчетности за год, все сверки должны назначаться и проводиться по состоянию (наличию активов и обязательств) не позднее 31 декабря текущего года. Это относится не только к таким активам как: основные средства, нематериальные активы, материально‑производственные запасы и т. д., но и к инвентаризации денежных обязательств, расчетов, денежных средств на расчетных и валютных счетах, денежных средств и денежных документов в кассе организации.

Основными целями проведения инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств.

Обратим внимание на нормативные документы

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств утверждены приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (далее – Методические указания), приказом от 29.07.1998 № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (далее – Положение о бухучете) и Федеральным законом от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухучете).

В соответствии с Законом о бухгалтерском учете именно в учетной политике необходимо отразить случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации (определяются экономическим субъектом самостоятельно).

Для того чтобы инвентаризация прошла эффективно, необходимо ее спланировать. Предлагаем воспользоваться следующим алгоритмом проведения инвентаризации.

1. Создание инвентаризационной комиссии. Формирование приказа об инвентаризации

Приказ Минфина России от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», пункт 2.3. «Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации...»

Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» утверждена унифицированная форма приказа о проведении инвентаризации № ИНВ‑22.

2. Подготовка. Приведение учета в порядок. Сбор документов. Формирование отчетов. Закрытие базы (в случае автоматизированного учета)

Материально ответственные лица составляют промежуточные реестры приходных и расходных документов, которые служат основанием для определения соответствующих остатков по счетам бухгалтерского учета ко времени проведения проверки. Ответственные лица (а также лица, имеющие подотчетные суммы или доверенности на получение имущества) в обязательном порядке должны дать расписку. В ней указывают, что к началу инвентаризации:

• все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии;
• все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы;
• все выбывшие активы списаны в расход.

При подготовке к инвентаризации нужно проверить все проводки в базе персонального компьютера. Часто основная проблема не в точности подсчета, а именно в некорректном учете в базе (отрицательные остатки, двойные проводки или не учтенные документы).

3. Пересчет или этап натуральной и документальной проверки

Этот этап самый длительный и важный. Комиссия несет полную ответственность за точность этих записей.

На этом этапе проводят подсчет, взвешивание, обмеры. Так, в розничных магазинах нераспакованные товары, хранящиеся в таре, должны быть распакованы и проверены по количеству и качеству. Если распаковка товара может вызвать понижение их качества, указанные товары распаковке не подлежат (вес и количество определяются по спецификации и трафарету на таре).

При проведении инвентаризации особое внимание необходимо обратить на выявление не учтенных и не оприходованных ранее ценностей. Категорически запрещается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки фактического наличия ценностей.

Товарно-материальные ценности, поступившие в ходе инвентаризации, принимаются ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Но приходуют их по реестру или товарному отчету после окончания инвентаризации (п. 3.18 Методических указаний).

Как правило, отпуск товаров во время проведения инвентаризации не допускается.

Обратите внимание: подсчет (взвешивание, обмер и пр.) комиссия проводит только в присутствии материально ответственного лица, которое тоже подписывает опись и ставит расписку, что все подсчеты проводились в его присутствии и претензий к комиссии это лицо не имеет.

4. Оформление результатов инвентаризации

По итогам проверки составляют описи, ведомости, форма которых разработана Госкомстатом. Их подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица. В конце описи они дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких‑либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Методические рекомендации разрешают заполнять описи на ПК. Но если вы заполняете их от руки, то делать это нужно обязательно шариковой ручкой, без помарок и подчисток. Порядок заполнения описи подробно расписан в пункте 2.9 Рекомендаций.

5. Анализ и оформление результатов инвентаризации. Принятие мер

По результатам инвентаризации составляется опись. Ее подписывают все члены комиссии и работники, ответственные за сохранность имущества. Если в документе не будет хотя бы одной необходимой подписи, результаты инвентаризации могут признать недействительными. Опись хранится в архиве организации не меньше пяти.

Обычно меры принимаются при обнаружении недостачи или излишков. И то, и другое одинаково плохо.

Выявленные в процессе инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и учетными данными должны быть отражены на счетах бухгалтерского учета.

В ходе проверки могут быть выявлены излишки и недостачи, а также активы (основные средства, материалы, товары, готовая продукция), пришедшая в негодность.

Окончательное решение по вопросу урегулирования выявленных излишков и недостач принимает руководитель и оформляет его в виде приказа (распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации.

После принятия решения об утверждении результатов инвентаризации данные бухгалтерского учета следует привести в соответствие с фактическими. Для этого нужно оприходовать излишки или списать недостачи.

Многие организации проводят инвентаризации только основных средств и материальных ценностей, а в инвентаризационных ведомостях отражают учетные данные без фактического пересчета. Учетные данные не приводят в порядок (остаются «задвоенные» проводки, сверки с контрагентами не проводятся, имеют место ошибки в текущем учете). Такие инвентаризации не обеспечивают достижения поставленной цели – сохранности товарно-материальных ценностей и денежных средств и являются формальными.

Отражение результатов инвентаризации в учете

Отражение результатов инвентаризации – один из важнейших этапов всего процесса инвентаризации. По большому счету, возможны три основных результата инвентаризации активов: это отсутствие расхождений (недостач и/или излишков), либо недостача активов, либо, наоборот, излишек активов. В зависимости от вида результата, производится соответствующее оформление всех имеющихся сравнительных данных.

Рассмотрим их подробнее.

Излишки

Результат – выявлены излишки основных средств, материалов, товаров, готовой продукции, денежных средств в кассе организации. Они отражаются по дебету счетов 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция», 50 «Касса» и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие доходы».

     Пример 1
В ООО «Плюс» 1 декабря 2014 года проведена годовая инвентаризация. В ходе ее выявлены излишки пиломатериалов: доска обрезная (25, 1-ый сорт, 2 м) в количестве 2 кубических метра. Ее рыночная цена за 1 кубический метр составляет 4700 руб. без учета НДС. 
Бухгалтер «Плюса» по итогам инвентаризации сделал в учете запись: 
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы» 
 - 9400 руб. (4700 руб. × 2,0 куб. м) – приняты к учету излишки материалов. 

Недостача

Результат – при инвентаризации выявлена недостача основных средств, материалов, товаров, готовой продукции, денежных средств в кассе организации. Она отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счетов 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция», 50 «Касса».

Недостачи, как правило, выявляются чаще, чем излишки. Порядок их списания зависит от наличия утвержденных министерствами и ведомствами норм естественной убыли. Недостачи в пределах таких норм списываются на издержки производства или обращения, а сверх норм – за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то эти убытки списываются на финансовые результаты. Однако в любом случае недостача сначала отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Недостающие материальные ценности учитываются по фактической себестоимости, а основные средства – по остаточной.

Этап 1. Списание недостачи в пределах норм естественной убыли

Необходимо установить, применимы ли к данному виду материальных ценностей нормы естественной убыли. Естественная убыль – это величина безвозвратных потерь от недостачи и (или) порчи материально‑производственных запасов (МПЗ), порядок расчета которой разрабатывается с учетом технологических условий их хранения и транспортировки, климатического и сезонного факторов. Указанные нормы разрабатываются отраслевыми министерствами и ведомствами.

Списание в этом случае отображается по дебету счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства», 44 «Расходы на продажу» и кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

А если суммы недостач превышают нормы естественной убыли? До установления виновных лиц они отражаются по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции с кредитом счетов 10 «Материалы», 41 «Товары», 41 «Готовая продукция», 50 «Касса» и др.

В обоих случаях списание материальных ценностей осуществляется по их фактической себестоимости.

     Пример 2
ООО «Минус» проводит инвентаризацию на конец 2014 года. По ее итогам выявлена недостача смазочных материалов на сумму 40 000 руб. По расчетам бухгалтерии норма естественной убыли по смазочным материалам составляет 5000 руб. Бухгалтер делает следующие проводки: 
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 10

   - 40 000 руб. – выявлена недостача смазочных материалов в ремонтом цехе; 
ДЕБЕТ 23 КРЕДИТ 94

   - 5000 руб. – недостача в пределах норм естественной убыли списана в расходы вспомогательного производства. 

Этап 2. Списание недостачи за счет виновных лиц

Необходимо установить виновное лицо. Как правило, ими оказываются работники, на которых, согласно трудовому договору, возложена ответственность за сохранность имущества. Порядок установления виновного лица, а также порядок взыскания ущерба регламентируется Трудовым кодексом.

Прежде чем принять решение о возмещении ущерба конкретными сотрудниками, работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки создают комиссию с участием необходимых специалистов. Кроме того, работодатель должен истребовать письменное объяснение от материально ответственного лица для установления причины возникновения ущерба. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляется акт об отказе.

Списание в этом случае отображается по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» и кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»; а восстановление суммы налога на добавленную стоимость со стоимости недостающих активов – по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Если образовалась разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей, то она отражается по дебету счета 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» и кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов»; а на погашение задолженности составляется проводка – дебет счета 98 кредит счета 91 субсчет «Прочие доходы». Далее нужно отнести суммы налога на добавленную стоимость на виновное лицо – сумму отражают по дебету счета 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» и кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

     Пример 3
В результате инвентаризации 1 декабря 2014 года выяснилось, что со склада ООО «Минус» похищены пиломатериалы на сумму 4500 руб. Материалы не возвращены. Материальную ответственность несет кладовщик Гвоздиков И.И. Рыночная стоимость материалов 5000 руб. Сумма ущерба взыскивается из заработной платы Гвоздикова И.И. Бухгалтер сделает следующие проводки: 
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 10

   - 4500 руб. – выявлена сумма стоимости недостающих материалов; 
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94

   - 4500 руб. – списана на материально ответственное лицо сумма фактического ущерба; 
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 98

   - 500 руб. (5000 – 4500) – отнесена разница между суммой, взыскиваемой с виновного лица, и фактическим размером ущерба; 
ДЕБЕТ 98 КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы» 

   - 500 руб. – отнесена на доходы разница между суммой, взыскиваемой с виновного лица, и фактическим размером ущерба. 

Этап 3. Взыскание недостачи

Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного сотрудником ущерба. Погашение задолженности работника может осуществляться двумя способами:

• путем добровольного внесения денежных средств в кассу организации либо путем перевода денежных средств на расчетный счет. Тогда сумма взыскания отражается по дебету счетов 50 «Касса», 51 «Расчетный счет» и кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
• путем удержания суммы понесенного ущерба из заработной платы работника. Тогда списание средств будет отражаться по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

     Продолжение примера 3
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73

   - 5000 руб. – удержанная из заработной платы виновного работника сумма ущерба. 

Этап 4. Если недостача произошла не по вине материально-ответственного лица

В этом случае списываем недостачу на финансовые результаты. Сумму недостачи отражаем по дебету счета 91 субсчет «Прочие расходы» и кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

На сумму недостачи списывают по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счетов 10 «Материалы», 41 «Товары» и др.; а сумму налога на добавленную стоимость по недостающим ценностям отражают по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

     Пример 4
В ходе инвентаризации основных средств на 1 декабря 2014 года в ООО «Минус» обнаружена недостача объекта основных средств «Станок П8», числящегося в эксплуатации в цехе основного производства. Стоимость недостающего объекта – 45 000 руб., сумма начисленной амортизации – 30 000 руб. Виновные не установлены. На основании постановления следственных органов о прекращении следственных действий в виду отсутствия виновных остаточная стоимость объекта отнесена на финансовые результаты. 
В учете будут оформлены проводки: 
ДЕБЕТ 01 субсчет «Выбытие основных средств» КРЕДИТ 01

   - 45 000 руб. – списана стоимость недостающего объекта; 
ДЕБЕТ 02 КРЕДИТ 01 субсчет «Выбытие основных средств» 

   - 30 000 руб. – списана сумма начисленной амортизации; 
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 01 субсчет «Выбытие основных средств» 

   - 15 000 руб. – отражена недостача на сумму остаточной стоимости станка; 
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 94

   - 15 000 руб. – списана недостача; 
ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 91 субсчет «Сальдо прочих доходов и расходов» 

   - 15000 руб. – отражен результат (убыток) от списания недостающего объекта. 

Все данные результатов инвентаризаций, проведенных в отчетном году, сводятся и обобщаются в единой ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ – 26).

Татьяна Лесина, бухгалтер, для журнала «Практическая бухгалтерия»

Если к Вам пришла проверка

Справочник «Неналоговые проверки налоговой инспекцией» расскажет обо всех видах и процедурах как налоговых, так и неналоговых проверок, поможет бухгалтеру без волнений встретить инспекторов. Узнайте больше >>

Если у Вас есть вопрос - задайте его здесь >>

Читайте также по теме:

Как правильно провести инвентаризацию

Инвентаризация: готовимся к годовой бухотчетности

Учет излишков и недостач при инвентаризации