Как оформить отпуск сотруднице при «перманентном декрете»

Нередко молодая мама после рождения первого ребенка, не выходя на работу, снова уходит в декретный отпуск. Какие нюансы нужно учесть при оформлении и оплате отпуска в такой ситуации?

Согласно части 1 статьи 255 ТК РФ, во время нахождения женщины в отпуске по беременности и родам за ней сохраняется рабочее место и выплачивается пособие в установленном федеральными законами размере. Кроме того, в силу части 1 статьи 256 ТК РФ ей предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет. На этот период за сотрудницей сохраняется место работы.

Начиная с 2011 года, расчет пособия производится исходя из доходов женщины за два года, предшествующих году наступления страхового случая. Например, работница компании выходит из декрета в начале 2014 года, а другая – в конце 2014 года. Но пособие нужно рассчитывать им обеим, исходя из их доходов за 2012–2013 годы.

Если женщина в течение этих периодов работала в других компаниях, то расчет производится на основании данных о доходах из справки 4н, утвержденной Приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 года № 182н. Этот документ выдается каждому работнику при увольнении и содержит сведения о всех начислениях за последние два года: о сумме заработной платы и иных выплатах и вознаграждениях.

Порядок расчета

При расчете пособия в случае первой беременности проблем обычно не возникает, поскольку до выхода в декрет сотрудница имела доход. А вот расчет по больничному листу, предъявленному во время нахождения женщины в отпуске по уходу за ребенком, в некоторых случаях вызывает определенные трудности.

В случае, если в одном или двух календарных годах, непосредственно предшествующих году наступления декрета, работница находилось в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком, то эти периоды для расчета пособия можно заменить предшествующими календарными годами. Поступить так разрешено в том случае, если это приведет к увеличению размера пособия. Замена календарных лет производится на основании заявления работницы (ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).

Пособие по беременности и родам рассчитывается в следующем порядке: для начала нужно определить сумму дохода за два выбранных года. После этого необходимо определить расчетный период (полностью отработанный составляет 730 или 731 день). Из этого времени исключаются дни, приходящиеся на периоды: временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком. То есть в нашем случае этот период может быть равен и нулю. Далее нужно определить средний дневной заработок. Для этого сумму начисленных денег за два календарных года следует разделить на расчетный период (730 дней). При этом среднедневной заработок не может превышать максимального значения, которое рассчитывается исходя из предельной величины базы для начисления страховых взносов. Она установлена пунктом 4 статьи 8 Закона № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» и составляет 415 000 руб. Эта сумма в силу пункта 5 статьи 8 Закона № 212-ФЗ ежегодно индексируется. В 2014 году составляет 624 000 рублей (постановление Правительства РФ от 30.11.2013 г. № 1101).

Следовательно, максимальное значение среднедневного заработка составляет в этом году 1479 рублей 45 копеек. (512 000 руб. + 568 000 руб.) : 730 дн.

Величина максимального размера ежемесячного пособия по уходу за ребенком законодательно не устанавливается. Однако сумма среднего дневного заработка, из которого исчисляется пособие, ограничена. В связи с этим при замене календарных лет бухгалтер должен иметь в виду, что максимальный размер пособия, рассчитанного по доходам 2012–2013 годов будет больше пособия, рассчитанного по данным 2011–2012 годов.

Если средний заработок, исчисленный за два года, в расчете за полный календарный месяц, ниже МРОТ на день наступления страхового случая, то пособия по беременности и родам вычисляются исходя из минимального размера оплаты труда.

Однако не стоит думать, что и при рождении второго ребенка пособие нужно исчислять, исходя из «минималки». Это не так. Поясню на примере.

ПРИМЕР
Работница в августе 2012 года устроилась в организацию, 21 декабря 2013 года ушла в отпуск по беременности и родам. В расчете пособия участвовали 2011 и 2012 годы. 
В 2011 году заработная плата не начислялась, так как сотрудница еще была студенткой. За 5 месяцев 2012 года заработная плата составила 75 000 рублей. Время учебы не исключается из расчетного периода, поэтому он составит 720 дней.
Среднедневной заработок в этом случае равен 104 рублям 17 копейкам (75 000/ 720 дн.), что меньше среднедневного заработка, исчисленного из МРОТ 2012 года (4611 руб. * 24 / 730 = 151 руб. 59 коп.). Значит, пособие рассчитывается исходя из МРОТ.
Расчет пособия в случае выхода в декрет в декабре 2014 года будет производиться из расчета 2012–2013 годов. Допустим, в 2012 году заработная плата сотрудницы составила 75 000 рублей, в 2013 году – 200 000 рублей. Количество отработанных календарных дней – 500 дней.
Среднедневной заработок в этом случае равен 550 рублям (75 000 руб.+200 000 руб./ 500 дн.), что намного больше МРОТ. Следовательно, расчет пособия будет производиться из этой суммы.

Документальный учет

Кроме тонкостей расчета пособия необходимо правильно оформить необходимые документы.

Согласно законодательству, женщина может получать только одно из двух причитающихся пособий, поэтому она вправе выбрать либо пособие по беременности и родам, либо пособие по уходу за ребенком (ч. 4 ст. 13 Федерального закона от 19.05.1995 г. № 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей», ч. 3 ст. 10 Закона № 255-ФЗ).

Сотруднице следует представить в бухгалтерию вместе с листком нетрудоспособности соответствующее заявление. В нем она должна выразить просьбу о прекращении отпуска по уходу за ребенком и одновременно – о предоставлении отпуска по беременности и родам. После получения документа, бухгалтеру следует оформить соответствующий приказ.

После окончания второго отпуска по беременности и родам женщине на основании заявления снова предоставляется отпуск по уходу, но уже за двумя детьми. Для того чтобы не потерять пособие по уходу за первым ребенком, отпуск по уходу можно оформить на кого-либо из родственников.

До полутора лет

После окончания отпуска по беременности и родам работница вправе оформить отпуск по уходу за ребенком. Порядок расчета среднего заработка для выплаты этого пособия аналогичен предыдущему. Женщине ежемесячно выплачивается в размере 40 процентов среднего заработка, но не менее минимального размера этого пособия, установленного Законом № 81-ФЗ.

В случае ухода за двумя и более детьми до достижения ими возраста полутора лет размер ежемесячного пособия суммируется. При этом сумма пособия не может превышать 100 процентов среднего заработка, определенного в порядке, установленном статьей 14 Закона. Эти нормы определены в статье 11.2 Закона № 81-ФЗ.

Например, второй ребенок родился, когда первому был один год. У женщины закончится отпуск по беременности и родам, но она сможет получать пособие по уходу за вторым ребенком и продолжит получать пособие по уходу за первым, так как ему исполнится только 1 год и три месяца.

При расчете суммы пособия на второго ребенка бухгалтеры совершают одну распространенную ошибку: средний заработок они умножают сразу на 80 процентов, исходя из того, что если на одного ребенка пособие выплачивается в размере 40 процентов, то на двоих – должно получится 80 процентов. А это не совсем верно.

Минимальный размер ежемесячного пособия по уходу за первым ребенком до достижения им возраста полутора лет в 2014 году составляет 2576 рубля 63 копейки, а за вторым и последующими детьми – 5153 рубля 24 копейки. Эти цифры закреплены в статье 4.4 Закона № 81-ФЗ.

Следовательно, минимальная сумма пособия по уходу за двумя детьми в 2014 году не может быть менее 7 729 рублей 87 копеек.

ПРИМЕР
Алгоритм расчета пособия в следующий. Среднедневной заработок нужно умножить на 30,4 дней и умножить на 40 процентов, где 30,4 – среднее число дней в месяце (п. 5.1 ст. 14 Закона.255-ФЗ).
Сумма пособия составит 2576 рубля 63 копейки при среднедневном заработке, равном 211 рублям 9 копейкам, и 5153 рубля 24 копейки при среднедневном заработке в 423 рубля 79 копеек.
Предположим, что среднедневной заработок работницы составляет 400 рублей.
При расчете пособия сразу на двоих детей умножение среднедневного заработка на 30, 4 и на 80 процентов. Получится сумма в 9728 рублей.
При среднедневном заработке менее 212 рублей размер пособия составит:
212 руб. * 30,4 * 80% = 5155 рублей 84 копейки. Как мы видим, рассчитанная сумма меньше минимального значения суммарного пособия на двоих детей.
Расчетным путем можно определить, что при среднем заработке в 317 рублей 84 копейки суммарное пособие будет равно минимальному.
Следовательно, если среднедневной заработок работницы меньше 317 рублей, то расчет пособия сразу на двоих детей приведет к тому, что размер пособия будет занижен. Поэтому бухгалтер всегда должен сравнивать пособия с минимальным значением, чтобы не допустить его сокращения.

Работа с кадрами на предприятии

Правильно составленные документы защитят от штрафных санкций со стороны проверяющих, выведут из конфликтной ситуации с работниками. С электронной книгой «Работа с кадрами на предприятии» у вас будет в полном порядке вся документация.
Узнайте больше >>

Если у Вас есть вопрос - задайте его здесь >>

Читайте также по теме:

Из декрета в декрет: Расчет пособия по уходу за ребенком

Право на пособие по беременности в 2014 году

Как рассчитать декретные в 2014 году: пособие по беременности и родам