Уточнения ФНС об электронных документах

Опубликованное письмо ФНС России посвящено использованию для целей налогового учета первичных документов, составленных в электронном виде, формированию и хранению электронных счетов-фактур, а также применению вычетов НДС на их основании.

Использование в налоговом учете электронных первичных документов

Согласно разъяснениям ФНС России в комментируемом письме, первичный документ, составленный в электронном виде, может являться основанием для формирования данных налогового учета. Для этого он должен быть определен руководителем экономического субъекта для применения в организации и содержать все обязательные реквизиты, которые установлены пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, это:

• наименование и дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, его составившего;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального (денежного) измерения этого факта с указанием единиц измерения;
• наименование должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо наименование должности лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
• их подписи с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Требования к электронной подписи

Первичные учетные документы в электронном виде могут подтверждать доходы и расходы для целей налогообложения в случаях, когда информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, по правилам Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее – Закон № 63-ФЗ) признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Отметим, что согласно статье 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, следует различать три вида электронной подписи:

• простую электронную подпись – это логины, пароли, коды подтверждения и прочие средства идентификации, например, в электронном кошельке;
• усиленную неквалифицированную электронную подпись. Она используется в тех случаях, когда наличие на документе печати необязательно. Эта подпись может быть получена с применением ключа подписи и должна обеспечивать обнаружение изменений, внесенных в электронный документ после момента его подписания;
• усиленную квалифицированную электронную подпись. Она позволяет подписанный ею электронный документ приравнять к документу на бумажном носителе, на котором имеется собственноручная подпись и печать. Квалифицированная электронная подпись используется только с сертификатом ключа проверки электронной подписи, созданным аккредитованным удостоверяющим центром.

Дело в том, что информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Основание – статья 6 Закона № 63-ФЗ.

Случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и Налоговым кодексом РФ не определены.

Таким образом, из числа электронных документов подтверждать понесенные расходы для целей налогообложения прибыли могут только те, которые подписаны квалифицированной электронной подписью (письма Минфина России от 20.12.2012 № 03-03-06/1/710, от 25.12.2012 № 03-03-06/2/139).

Передача электронных документов в ИФНС

В опубликованном письме специалисты налогового ведомства также разъяснили, если документ в электронном виде составлен по формату, установленному ФНС России, то при истребовании документов он может быть передан налогоплательщиком в налоговую службу в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Это также сообщается в письме ФНС России от 17.06.2013 № ЕД-4-3/10769.

В опубликованном письме ФНС России напомнила, что на основании абзаца 2 пункта 1 статьи 169 Налогового кодекса РФ счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.

Выставление счетов-фактур в электронном виде производится по форматам, установленным приказом ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138, в соответствии с Порядком, предусмотренным приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н.

Выставленные в установленном порядке электронные счета-фактуры налогоплательщику нужно хранить в электронном виде без распечатки их на бумажном носителе.

Следует иметь в виду, в пункте 4 раздела II Приложения № 3, утвержденного постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 оговорено: если покупатель не получил от продавца счет-фактуру в электронном виде, допускается составление продавцом такого счета-фактуры на бумажном носителе. Значит, наличие между сторонами сделки соглашения об электронном документообороте не препятствует выставлению счетов-фактур на бумаге. Причем повторно счет-фактура в электронном виде не выставляется (письма Минфина России от 12.09.13 № 03-07-09/37682 и ФНС России от 17.06.13 № ЕД-4-3/10769).

Отметим, что счет-фактура, составленный в электронной форме, должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя фирмы либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от ее имени, индивидуального предпринимателя.

Применение вычетов НДС

По мнению ФНС России в комментируемом документе, налогоплательщик вправе заявить к вычету суммы НДС, предъявленные при приобретении им товаров (работ, услуг), на основании счетов-фактур, выставленных в электронном виде в соответствии с установленным порядком, при выполнении условий, предусмотренных статьями 171 и 172 Налогового кодекса РФ.

Допустим, продавец-участник электронного документооборота выставил вместо электронного счета-фактуры бумажный. Тогда покупатель не лишается права на вычет по НДС.

Комментируемый документ: Письмо Федеральной налоговой службы № ГД-4-3/1984 от 06.02.2014 «Первичные документы: применение в электронном виде»

Налоговый консультант А.Ф. Клюев, для журнала «Нормативные акты»

Практическая бухгалтерия

Универсальный бератор, в котором собрана полная и достоверная информация о правилах учета. Исчерпывающая информация о работе фирмы от создания до распределения прибыли.
Узнайте больше >>

Читайте также по теме:

Электронные счета-фактуры: руководство для бухгалтера

Электронная цифровая подпись: просто о важном

Электронная первичка или как хранить цифровой бухгалтерский архив