Оптимизируем налог на прибыль: учет неоправданных «зарплатных» расходов

31.05.2013

Не знаете, как выгоднее прописать в договоре условия оплаты жилья сотрудника или выплаты «премиальных»? Налоговики грозят исключить из расходов оплату труда «лишнего» персонала? Чиновники с особым пристрастием проверяют именно экономически необоснованные затраты и часто исключают их из расходов. Узнайте, как учитывать такие расходы, в статье, специально подготовленной для сайта Бухгалтерия.ру на основе материалов электронного Бератора (www.berator.ru).

Все выплаты в пользу работников можно условно разделить на несколько групп.

  1. Плата за отработанное время, а также доплаты за особые условия труда, премии за производственные результаты и прочие выплаты, связанные с трудовыми функциями работника.
  2. Выплаты за неотработанное время, гарантированные законодательством, – то, что работодатель обязан выплачивать работникам при определенных обстоятельствах (очередные отпуска, выходные пособия при увольнении и в связи с реорганизацией, простои не по вине работника в размере 2/3 среднего заработка, выходные дни донорам и т. д.).
  3. Выплаты работникам за неотработанное время, которые работодатель не обязан, но может делать.

Выплаты, указанные в первых двух группах, полностью отвечают критериям экономической обоснованности налоговых расходов.

Выплаты, относящиеся к последней условной группе, налоговики изучают с особым пристрастием и часто из расходов исключают, поскольку считают их необоснованными и не связанными с извлечением дохода.

Статья 255 Налогового кодекса России требует, чтобы для признания затрат на оплату труда выплаты производились на основе договоров.

Многие «попадаются» на том, что перечень выплат, которые относятся к расходам на оплату труда, открыт (п. 25 ст. 255 НК РФ). На этом основании фирмы и вписывают в трудовой или коллективный договор все, что могут при тех или иных условиях выплачивать своим работникам, относят все такие выплаты к налоговым расходам, и часто делают это в отрыве от требований экономической обоснованности. Бывает, что в договор вписывают даже то, что прямо поименовано в статье 270 Налогового кодекса, в которой перечислены виды расходов, не учитываемых в налоговой базе. Это материальная помощь, оплата проезда, отдыха, жилья, занятий в спортивных секциях и т. д.

Таким образом, не все выплаты в пользу работников можно учесть при расчете налога на прибыль. К расходам на оплату труда, учитываемым при расчете налога на прибыль, Налоговый кодекс предъявляет те же требования, что и к другим налоговым расходам. Но иногда именно формулировка трудового договора может сделать расходом «не расход» и снизить налоговую нагрузку.

Как учесть в расходах на оплату труда стоимость жилья

Если в трудовом договоре просто написать, что компания платит за жилье сотрудника определенную сумму, расходом это не признают.

Но, определяя размер заработной платы ценного работника, расход на квартиру можно учесть в окладе.

Пример

В трудовом договоре работника написано, что его оклад составляет 100 000 рублей в месяц. Из этой суммы 20% являются выплатой в неденежной форме.

Таким образом, работодатель ежемесячно перечисляет арендодателю работника в качестве оплаты жилья 20 000 руб. (100 000 руб. х 20%). Оплату жилья, завуалированную в окладе, в качестве налогового расхода принять можно.

Ежемесячно налог на прибыль на законном основании будет уменьшаться на 4000 руб. (20 000 руб. × 20%).

Что касается страховых взносов, их придется начислять. Но, во-первых, это тоже будет уменьшать налогооблагаемую прибыль. А во-вторых, база для начисления страховых взносов не может превышать 624 000 рублей (в 2013 - 568 000 рублей). С суммы превышения указанного размера страховые взносы платят в меньшем размере. Также нужно начислять и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Обратите внимание: всю выплату целиком нужно учитывать при расчете среднего заработка работника в случае отпуска, командировки и т. д. Подробнее об этом читайте в разделе Бератора «Оплата отпуска».

Заметим, что подобным образом можно учесть в расходах на оплату труда многие виды выплат в пользу работников.

Чтобы премию не исключили из расхода

Многие организации используют в коллективном договоре примерно такие формулировки: «при наличии финансовых возможностей, с учетом вклада работников в производственный процесс, им может быть выплачено вознаграждение, максимальным размером не ограниченное...». Практика показывает, что при этом в ряде случаев такие выплаты исчисляют сотнями тысяч (а то и миллионами!) рублей.

Можно ли выплаты, оформленные таким образом, относить на налоговые расходы?

Полной уверенности в том, что такие выплаты однозначно можно отнести к расходам на оплату труда, нет. Даже если компания произведет на них начисления (при установленном лимите по страховым взносам они не будут существенными).

Существенное влияние оказывают такие выплаты при расчете среднего заработка в случаях командировок, отпусков премированных работников. Поэтому компании, которые практикуют такие премии, «забывают» учитывать их в среднем заработке. Но если проверяющие это обнаружат, начисленные суммы исключат из расходов на оплату труда и доначислят налог на прибыль.

Указанные выплаты нельзя назвать зарплатой, во-первых, потому что из формулировки того, на каком основании их начисляют, не видно, что это плата за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, условий выполняемой им работы и т. д. (ст. 129 ТК РФ). Во-вторых, не включив их в средний заработок, «забывчивая» организация сама же косвенно это подтверждает.

Итак, чтобы премию не исключили из расходов и не доначислили налог, нужно предусмотреть следующее:

  • прописывая основания премирования за производственные результаты в коллективном или трудовом договоре, определить конкретные показатели и размеры премирования;
  • начислять на выплаты страховые взносы и взносы в ФСС на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
  • учитывать выплаченные суммы в расчете среднего заработка в установленном порядке.

Обратите внимание: чтобы премию можно было признать в расходах на оплату труда, нужно, чтобы она конкретно отвечала на два вопроса: «за что?» и «сколько?».

Например: при перевыполнении плана на столько-то процентов выплачивается премия в таком-то размере. Если сотрудник сэкономил материалы, он получает определенный процент от экономии. Сотрудник, отработавший в организации определенное количество лет, получает ежемесячно определенный процент от оклада и т. д. Всю конкретику работодатель должен прописать в коллективном или трудовом договоре.

Это будет неоспоримым подтверждением производственной направленности и экономической обоснованности расходов на оплату труда в виде премии за производственные результаты.

«Лишние» должности

Бывает, что налоговики пытаются исключить из расходов на оплату труда даже зарплату. Речь идет о выплатах по должностям, наличие которых в штате компании проверяющие сочтут нецелесообразным и ведущим к убыточности.

Пример

Налоговая инспекция, изучив должностные инструкции работников фирмы, установила, что функции ряда должностей дублируют друг друга. В частности – генерального директора и президента, делопроизводителя и референта. Инспекторы сочли это нецелесообразным и ведущим к убыточности. То же и в отношении должности программиста, поскольку на балансе компании числится только один компьютер.

Суд поддержал фирму, указав, что предпринимательской является самостоятельная, деятельность, направленная на получение прибыли (ст. 2 ГК РФ).

Наличие спорных должностей не противоречит требованиям законодательства. Судьи не согласились и с тем, что обязанности работников дублируются. Поэтому и их прием на работу, и расходы на оплату их труда являются обоснованными (постановление ФАС Северо-Западного округа от 7 марта 2006 г. по делу № А5614860/2005).

Аналогичные выводы содержит постановление ФАС Центрального округа от 23 июня 2006 года по делу № А6410456/0513. В этом споре суд признал экономически оправданными затраты на услуги системного администратора и представителя на ведение дел в суде, поскольку они не дублируют обязанности инженера-электронщика, инженера-программиста и юридического отдела общества.

Обратите внимание: налоговое законодательство не увязывает оправданность затрат фирмы с наличием у нее подразделений, решающих аналогичные задачи.

Компенсация за разъездную работу

Статья 168.1 Трудового кодекса России позволяет уменьшать налоги фирмам, чьи сотрудники постоянно находятся в разъездах. В этой статье прописаны расходы, которые работодатель обязан компенсировать сотрудникам при разъездной работе.

Фактически это любые суммы, потраченные во время служебных поездок. Их учитывают при расчете налога на прибыль и не облагают зарплатными налогами (письма Минфина России от 21 августа 2006 г. № 03050204/ 130, от 29 августа 2006 г. № 030304/1/642, от 29 августа 2006 г. № 03050104/252). Разумеется, при условии, что на эти расходы есть правильно оформленные оправдательные документы. Разобраться в теме налогообложения командировочных расходов вам поможет Бератор в разделе «Персонал. Оплата труда».

Обратите внимание: компенсации за разъездную работу не нормируются. Но их выплата и обоснованный размер должны быть предусмотрены в локальном нормативном акте (приказе, распоряжении и т. п.), трудовом или коллективном договоре. В них же нужно установить перечень сотрудников, работа которых носит разъездной характер.

Некоторые фирмы, желающие получить максимальную экономию на налоге на прибыль, считают, что выплачивать компенсацию менее выгодно, чем установить добавку к зарплате. Доплаты к зарплате – это часть зарплаты, значит, на них начисляют страховые взносы в полном объеме. Поэтому, оформив такую доплату (за разъездной характер работы), фирма может увеличить расходы за счет доначисления страховых взносов.

Узнайте, как можно оптимизировать ваши ежемесячные налоговые расходы, в новом разделе Бератора «Экономим на налогах».

Специально для пользователей сайта www.buhgalteria.ru – скачайте Бератор для Windows абсолютно бесплатно и на деле убедитесь в его необходимости. Подробнее на сайте www.berator.ru

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное