Когда счет-фактуру нужно хранить дольше 5 лет
10.11.2021 распечататьОбщий порядок хранения счетов-фактур прописан в правилах заполнения счета-фактуры. Там говорится и о хронологии, и о пятилетнем сроке хранения. Но вот как раз срок хранения может быть другим – в зависимости от хозяйственной ситуации.
Общий порядок хранения счетов-фактур
Порядок хранения счетов-фактур регулируют Правила ведения счетов-фактур, утвержденные постановлением Правительства от 26 декабря 2011 г. № 1137. Согласно пункту 10, счета-фактуры должны храниться в хронологическом порядке по дате их выставления (составления – в случае если документ не подлежит направлению покупателю) или получения за соответствующий налоговый период.
Срок хранения электронных счетов-фактур тот же, что у бумажных — 5 лет. Хранить распечатанные бумажные экземпляры электронных счетов-фактур компании не обязаны. Об этом говорится в письме ФНС от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984.
Начало отсчета срока хранения счетов-фактур
Срок хранения налоговых документов составляет 5 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). К налоговым документам относятся и счета-фактуры.
Но одного только указания на предельный пятилетний срок недостаточно. Нужно понимать, с какого момента этот срок нужно начинать отсчитывать.
Разъяснения давал Минфин. Срок хранения счета-фактуры начинает отсчитываться после окончания периода, в котором он в последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов (см., например, письмо Минфина от 19 июля 2017 г. № 03-07-11/45829).
Пример. Как определить начало срока хранения счета-фактуры
Фирма отгрузила покупателю товар и выставила счет-фактуру № 200 от 2 июля 2021 г. Этот счет-фактура отражена в декларации за 3 квартал 2021 года. Значит, отсчет срока хранения счета-фактуры начнется 1 октября 2021 г., составит 5 лет и закончится 30 сентября 2026 г.
Для участников региональных инвестиционных проектов срок хранения налоговых документов составляет 6 лет (п. 3 ст. 89.2 НК).
Когда срок хранения счета-фактуры продлевается
Общий обязательный пятилетний срок хранения счетов-фактур может увеличиваться, причем существенно. Это связано с переносом налоговых вычетов по НДС по правилам пункта 2 статьи 171 НК РФ.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Вычеты НДС можно переносить в пределах 3 лет с момента принятия на учет товаров (работ, услуг). То есть, если фирма заявит вычет с переносом, то хранить счет-фактуру придется дольше.
Пример. Как рассчитать срок хранения счета-фактуры при переносе вычета
Для использования в основной деятельности фирма приобрела товар и поставила его на учет в июле 2021 г. Поставщик предъявил счет-фактуру № 200 от 2 июля 2021 г. Несмотря на то, что условия для вычета выполняются, фирма решила отложить вычет на 1 год. Значит, он будет заявлен только в декларации за 3-й квартал 2022 г. Пятилетний срок хранения начнет течь 1 октября 2022 г. и закончится 30 сентября 2027 г.
Если фирма заявит вычет на максимально разрешенный срок, то хранить счет-фактуру придется фактически 8 лет.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
