Какими документами подтвердить реальность сделки

При оспаривании в суде решений ИФНС по доначисленным налогам нужно заранее подготовить суду все документы по сделке.

Должная осмотрительность

Первое, что нужно – это документы, которые подтвердят должную осмотрительность при выборе контрагента:

• Переписка с контрагентом на запрос документов, подтверждающих его благонадежность.
• Выписка из ЕГРЮЛ.
• Устав партнера.
• Копия постановки на налоговый учет (ИНН).
• Документ, который подтверждает полномочия лица, подписывающего документы.
• Бухотчетность партнера.
• Тендеры и служебки от работников, которые занимались поиском контрагента.
• Деловая переписку с другими контрагентами, которая велась при выборе партнера.

Большинство этих документов, например. выписку и отчетность, можно скачать на сайте ФНС. Правда, сделать это желательно на дату заключения договора, а не перед судом.

Имейте в виду, что в суде положительно будут оценены показания сотрудников, которые подробно расскажут, как искали партнера, с кем и когда встречались и т.п.

И совершенно губительными для компании будут показания работников, если они заявят о том, что работы, услуги выполнялись ими лично.

Договор

Теперь о первичке. Важное значение здесь имеет сам договор. Он может оказаться подозрительным если в нем:

1. Не указаны условия сделки. Например, в договоре указано без конкретики, что количество и условия исполнения договора определяются в спецификациях, которые нет.
2. Условия серьезно отличаются от условий аналогичных договоров, заключаемых компанией (или на рынке).
3. Не прописаны положения об ответственности сторон за нарушение условий договора или отдельных пунктов, например, по предоставлению регулярной отчетности.
4. Вписаны пункты, которые являются необязательными для исполнения, то есть формальные. Например, исполнитель предоставляет отчет по запросу заказчика.
5. Много ошибок, небрежное оформление, шаблонные форма и стиль, мелкий нечитаемый шрифт. Договор напоминает шаблон, скачанный из интернета, с минимальной правкой.

Документы по исполнению договора

В подтверждение факта выполнения работ контрагентом помимо договора, должны быть представлены:

• Акты принятия работ (услуг) (по строительству акты КС-2 и справки КС-3).
• Отчеты по исполнению этапов работ (услуг).
• Выписки из налоговых регистров компании.
• Журналы и акты, составленные по итогам выполнения этапов работ (если специфика работ, услуг предполагает их наличие).
• Акты оприходования материальных ценностей.
• Журнал учета движения автотранспорта, досмотра, вывоза и выноса материальных ценностей, оформления пропусков и т.п..

В каком формате хранить «расходную первичку»: Минфин разъяснил снова

Сроки хранения документов по учету и налогам