В каком формате хранить «расходную первичку»: Минфин разъяснил снова
31.01.2023 распечататьМинфин в очередной раз вернулся к вопросу о форматах и сроках хранения первичных документов, подтверждающих расходы. Хранить в электронном формате можно. Но, налоговая при проверке и суд могут потребовать бумажные варианты.
Организация вправе хранить «расходную» первичку не только на бумаге, но и в электронном виде. Поясняют специалисты Минфина в письме от 05.12.2022 г. № 03-03-10/118589.
Формат документов
Федеральный закон N 402-ФЗ о бухучете в статье 9 позволяет составлять первичные документы как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Это согласуется с НК РФ. Пунктом 4 статьи 283 НК РФ разрешено хранить первичку, подтверждающую расходы, как на бумажных носителях, так и в виде электронных копий.
Электронные документы, подписанные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью считаются равнозначными документам на бумажном носителе, на которых подпись проставлены собственноручно. Это урегулировано Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Сроки хранения документов
Сроки хранения документов установлены приказом Росархива от 20.12.2019 N 237, и они не зависят от вида носителя (бумажный или электронный) и ограничения доступа к ним.
Таблица по сроками:
Документы, подтверждающие убыток, нужно хранить в течение всего срока, пока они учитываются в уменьшении налоговой базы текущего периода на суммы ранее полученных убытков.
Что не так…
Налоговая инспекция вправе требовать оригиналы документов на бумаге.
В случае налоговой проверки, инспекторы вправе истребовать практически любые документы компании (ст. 93 НК РФ), и в первую очередь первичку по расходам, которая учтена при расчете налоговой базы. Руководителям ИФНС дано право знакомится с подлинниками документов.
Одновременно с этим, Арбитражно-процессуальный кодекс в статьях 71 и 75 дает право суду потребовать оригиналы документов, если они были поданы в арбитражный суд в электронном виде.
В Минфине, как следует из письма от 05.12.2022 г. № 03-03-10/118589, полагают, что хранить документы можно не только на бумаге, но и в электронном виде. Внесение изменений в статью 283 НК РФ в Минфине считают избыточным и не поддерживают.
