Как правильно учесть питание сотрудников, чтобы списать в расходы

Как правильно учесть расходы на питание сотрудников

Стоимость питания можно учесть при определении налоговой базы по налогу на прибыль, если действующим законодательством предусмотрено специальное питание для отдельных категорий работников.

Расходы на питание можно учесть при определении налоговой базы на прибыль, в тех случаях, когда законодательство обязывает работодателя обеспечивать сотрудников питанием. Например, для отдельных категорий сотрудников.

Так, согласно статье 222 Трудового кодекса, работодатель обязан предоставить ему бесплатное питание, если сотрудник занят на работах с особо вредными условиями труда. В таком случае работодатель имеет право учесть такие расходы при расчете налога на прибыль (п. 4 ст. 255 НК РФ).

Обязанности кормить остальных работников при этом нет, но работодатель может по своему желанию обеспечивать их обедами. Например, заказывать доставку еды, организовывать в офисе кухню с чаем и кофе, открывать столовые.

Работодатель должен определить порядок организации бесплатного питания работников в локальном нормативном акте (ЛНА). Если работодатель внес в ЛНА пункт о питании сотрудников, то нужно сделать отсылку на такой ЛНА в трудовом договоре с работниками. Можно также предусмотреть оплату питания сотрудников в виде ежемесячной компенсации или кейтеринга. В таком случае также следует прописать об этом в ЛНА и сделать отсылку в трудовом договоре.

В соответствующем ЛНА работодателю в зависимости от выбранной им формы организации питания работников следует определить, в частности:

• сумму, на которую может быть предоставлено бесплатное питание на работника, и порядок ее отнесения на конкретного работника;
• время, в которое работник может получить питание, а также место, в котором данное питание предоставляется;
• форму фиксации получения питания и контроля (талоны, пропуска, а также порядок их получения);
• порядок выплаты компенсации, если стоимость обеда компенсируется работникам в денежной форме;
• порядок удержания сумм НДФЛ из зарплаты работников и т.п.

Минфин отмечает, что стоимость питания может учитываться в составе расходов на оплату труда, если бесплатное или льготное питание предусмотрено трудовым или коллективным договорами и, соответственно, является частью системы оплаты труда работников.

В этом случае должны выполняться обязательства по выявлению конкретной величины доходов каждого работника с начислением НДФЛ.

В иных случаях расходы в виде стоимости питания, предоставляемого работникам, не учитываются при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

Что с другими налогами?

Если питание предусмотрено законодательством, то операции по предоставлению питания работникам не облагаются НДС. 

Так сказано в пункте 12 постановления Пленума ВАС РФ от 30.05.2014 г. № 33 «О некоторых вопросах, возникающих у арбитражных судов при рассмотрении дел, связанных с взиманием налога на добавленную стоимость».

НДФЛ и страховые взносы в этом случае тоже платить не нужно.

При этом не забывайте, если бесплатное питание установлено ЛНА, то стоимость питания, оплаченного компанией за своих сотрудников, является доходом в натуральной форме и облагается НДФЛ и взносами в установленном порядке.