Ознакомление с документами в электронном виде: когда можно?

Роструд сообщил, что работодатели не вправе знакомить сотрудников с локальными нормативными актами в электронном виде, если те не дали согласия на кадровый электронный документооборот (КЭДО). В ведомстве разъяснили, что при отсутствии такого согласия все документы на ознакомление должны предоставляться исключительно на бумажном носителе под собственноручную подпись.

В связи с этим специалисты предупредили, что, даже если должностные инструкции утверждены ЭЦП, а в компании официально внедрен ЭДО, «смешанный» формат (электронный документ + «живая» подпись на бумажном листе ознакомления) недопустим для тех, кто отказался от электронного взаимодействия. То же правило касается приказов: распоряжение с ЭЦП работодателя не может быть подтверждено «живой» подписью работника об ознакомлении, если сотрудник не перешел на КЭДО.

Правовое обоснование позиции содержится в ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ, где прямо указано, что переход на КЭДО осуществляется только с письменного согласия работника. Отсутствие такого согласия приравнивается к отказу. Исключение, согласно ч. 7 той же статьи, сделано лишь для новичков, принятых после 31 декабря 2021 года при отсутствии трудового стажа на указанную дату, — с них согласие не требуется.

Источник - официальный сайт Роструда Онлайнинспекция.рф.