Как подтвердить неустойку для списания?

Минфин разъяснил, как документально подтвердить начисленные, но неуплаченные поставщиком неустойки (штрафы, пени) для их последующего списания.

Чиновники напомнили, что  Правила списания неустоек, утвержденные Постановлением Правительства № 783,  прямо запрещают списывать суммы без их подтверждения контрагентом. Согласно пункту 7 этих Правил, «в случае если поставщик (подрядчик, исполнитель) не подтвердил наличие начисленной и неуплаченной суммы неустоек (штрафов, пеней), принятие решения об их списании не допускается».

При этом финансисты назвали  два основных документа, которые заказчик может использовать для фиксации задолженности:

1.  Акт приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452). Подтверждение сторонами этого акта с приложенным расчетом сумм неустойки является, по мнению Департамента бюджетной методологии, достаточным документальным подтверждением для целей списания;
2.  Акт сверки расчетов (ф. 0510477). Этот документ может применяться как самостоятельное доказательство задолженности, так и в качестве приложения к Акту приемки.

Особое внимание уделено закупкам в электронной форме. Для контрактов, заключенных по итогам электронных процедур, общение по вопросам неустоек, включая направление уведомлений и документов, должно осуществляться исключительно через Единую информационную систему в сфере закупок (ЕИС) с использованием усиленной электронной подписи.

Источник - письмо Минфина РФ от 30.06.2025 № 02-07-08/63640.