Нужно ли платить страховые взносы с невозвращенных подотчетных сумм?

Подотчетные суммы выдают сотрудникам для конкретных целей. Если работник израсходовал не всю сумму, то остаток он должен вернуть в кассу или на расчетный счет. Иначе это налогооблагаемый доход.

Денежные суммы, выданные работникам организации в подотчет, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами при условии, что работники документально подтвердили понесенные расходы.

Работник - подотчетное лицо обязан в срок, установленный руководителем организации, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Минфин России в письме от 30 апреля 2025 г. № 03-15-06/44169 отметил следующее.

Если организация выдала работнику подотчетные суммы на представительские расходы, но их целевое использование документально не подтверждено и отсутствует факт их возврата в кассу (на расчетный счет) организации, а также принято решение не удерживать у работника данные средства из заработной платы, то такие суммы рассматриваются как выплаты в пользу работника в рамках трудовых отношений.

Значит, такой остаток облагается страховыми взносами и НДФЛ в общем порядке.