Командировка не состоялась: как оформить?

Многие компании вынуждены отменять командировки из-за проблем с авиасообщением. Если командировка сорвалась, как учесть уже потраченные деньги и какие документы нужно оформить?

Сначала составляется приказ об отмене командировки. Его можно подготовить в произвольной форме, но нужно указать причину, по которой служебная командировка не состоится. Это может быть, например, отмена авиарейса или запрет на въезд.

Если работнику выдали аванс, следует получить деньги обратно. Аванс можно передать в кассу компании или отправить на ее счет. Работник также должен вернуть неиспользованный билет на самолет и отменить бронь в гостинице. Полученные от авиаперевозчика деньги работник также сдает в кассу или переводит на счет организации.

Если какие-то расходы уже были произведены перед поездкой, придется составить авансовый отчет. К нему прикладывают подтверждающие документы. Полученные от работника деньги не нужно отражать в налоговом учете, поскольку у организации не появилось экономической выгоды. 

Расходы на суточные не учитываются ни в налоговом, ни в бухгалтерском учете, поскольку трат нет – командировка не состоится, а работник должен вернуть потраченные деньги. Если он этого не сделает, расходов также не возникнет, а за работником будет числиться долг. Его можно удержать из зарплаты по приказу руководителя.