Электронный архив документов — что это и как его создать

Электронный архив — система хранения файлов с поиском, разграничением доступа и контролем сроков. Для кадровых документов его удобно связать с КЭДО — кадровым электронным документооборотом. Рассмотрим создание архива при оформлении удаленного сотрудника.

1. Подготовьте документы

До подписания договора ознакомьте новичка с относящимися к его работе локальными нормативными актами (ЛНА). При приеме оформите трудовой договор, при согласованном переводе на удаленку — допсоглашение. Укажите дату начала, режим связи, порядок предоставления техники и компенсации расходов. Согласуйте условия работы вне офиса.

2. Настройте обмен

Закрепите каналы передачи документов и сроки подтверждения получения. При электронном заключении договора работодателю нужна усиленная квалифицированная подпись, сотруднику — квалифицированная либо усиленная неквалифицированная. Обычный скан подпись не заменяет.

3. Организуйте хранение

• Создайте карточки документов: сотрудник, вид, дата, срок хранения.
• Сохраняйте электронные оригиналы вместе с подписями и подтверждениями получения.
• Назначьте ответственных, ограничьте доступ, настройте резервное копирование.

4. Проверьте риски

Протестируйте поиск и выгрузку. Проверьте комплектность и сроки хранения: загрузка скана не дает права уничтожить бумажный оригинал. По письменному заявлению удаленщика направьте бумажный экземпляр договора в течение трех рабочих дней со дня получения заявления.

ООО "Эмплдокс"; ИНН: 9721242901

erid: 2SDnjemL3z4