Почему нельзя хранить в личных делах сотрудников копии паспортов и СНИЛС

Хранить копии документов можно, но только с письменного согласия работника.

Практически все документы, которые работник представляет работодателю при приеме на работу, для оформления налоговых вычетов и т.д. содержат его персональные данные.

Статья 11 Федерального закона от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных» запрещает хранить персональные данные без с согласия работника:

• в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных (работника);
• дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных.

Законом порядок ведения личных дел работников не установлен.

Учитывая требования закона о персональных данных, хранение копий паспорта, СНИЛС, ИНН, свидетельств о рождении детей, о браке, документов об образовании, военного билета и других документов в личных делах разрешено только с письменного согласия самого работника.

Такое же правило действует и в том случае, если организация планирует хранить копии документов сотрудника после его увольнения. Необходимо получить письменное согласие работника.

Если работник откажется подписать такое согласие, копии документов должны быть ему возвращены данным или уничтожены.