За сохранность электронных документов ответит нотариус

В практику нотариусов ввели новое нотариальное действие — принятие на хранение и выдача электронного документа.

Теперь нотариусу, помимо бумажных документов, можно передавать и электронные, а также аудио- и видеофайлы, программные коды, базы данных и др.

Электронные документы, хранящиеся в папках компьютеров или облачных сервисах, можно легко взломать. Возможность передать цифровые файлы нотариусу позволяет избежать таких рисков, что особенно актуально в эпоху тотальной цифровизации и распространения электронного документооборота.

Любой электронный документ или файл по защищенным каналам попадет в Единую информационную систему нотариата.

Воспользоваться услугой можно не выходя из дома — через специальный сервис на портале Федеральной нотариальной палаты. Для этого заявителю понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись.

В качестве подтверждения принятия на хранение электронных документов и файлов нотариус выдает свидетельство в электронной форме, подписанное усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса и содержащее идентификатор хранилища электронного документа.

Срок хранения цифровых документов определит сам владелец. При этом, когда срок будет подходить к концу, система обязательно оповестит об этом заявителя. Получить свои документы и файлы обратно можно будет в любое удобное время у любого удобного нотариуса.

Возможность создать собственный цифровой архив в Единой информационной системе нотариата и тем самым сохранить свои работы от случайной порчи, потери или кражи, как указали в ФНП, особенно актуальна для людей творческих профессий. В этом случае передача файлов на хранение нотариусу может использоваться как эффективный инструмент защиты авторских прав. Ведь случаи присвоения авторства и незаконного извлечение прибыли из результатов чужого творчества, нередки. Теперь отстоять свои права на результат интеллектуального или творческого труда можно, зафиксировав время создания или передачи на хранение произведения. Именно нотариус может удостоверить время предъявления файлов. Если позднее кто-то решит присвоить чужую работу себе — зафиксированные нотариусом сведения позволят быстро поставить точку в споре и защитить авторские права создателя произведения.

Передача электронных документов нотариусу может выручить и в других ситуациях. Например, когда требуется срочно предъявить документы в какую-либо организацию или ведомство, а сделать лично это по тем или иным причинам не получается. Нотариус может взять эту задачу на себя, гарантировав при этом исполнение заявленных сроков заявителем.

О новых полномочиях нотариусов, появившихся в связи с введением сервиса хранения электронных документов, рассказали на сайте ФНП.