Компания и ИП обязаны отслеживать актуальность адреса в ЕГРЮЛ/ЕГРИП

Налоговая инспекция направляет документы налогоплательщикам по адресам, которые указаны в реестрах (п. 5 ст. 31 НК РФ)

• российской организации (ее филиалу, представительству) - по адресу места ее нахождения, содержащемуся в ЕГРЮЛ;
• ИП, нотариусу, адвокату и т.п. - по адресу места его жительства (места пребывания) или по адресу, указанному, а ЕГРИП. 
• иностранной организации - по адресу, содержащемуся в ЕГРН;

Если адрес не соответствует действительности, риски неполучения юридически значимых сообщений, доставленных по адресу из официального реестра ЕГРИП или ЕГРЮЛ, ложатся на налогоплательщика (ст. 165.1 ГК РФ)

Следовательно, нужно самостоятельно отслеживать актуальность сведений и своевременно уведомлять ФНС об их изменении. Делается это путем подачи заявления по форме КНД 1112019, утвержденной приказом ФНС России от 29.05.2014 № ММВ-7-14/306@.

Если налоговая отправит документы по устаревшему адресу, это все равно будет считается надлежащим извещением. Оспорить это в суде не получится (Постановление АС Московского округа от 17.07.2026 № Ф05-7588/2026 по делу № А40-214338/2025).

Ненадлежащим оформление считаются:

• Отправка по неверному адресу, если ФНС отправила письмо не по юридическому адресу организации из ЕГРЮЛ; ИП – из ЕГРИП.
• Отправка сообщения по СМС, мессенджеру, электронной почте, по телефону (например, телефонограммой), если это не согласовано официально.
• Документ передан неуполномоченному представителю: рядовому сотруднику компании без доверенности, родственнику, соседу и т.п.
• Документ не получен из-за сбоя в ПО со стороны ФНС.