Как подтвердить расходы на эксплуатацию транспорта?

Минфин разъяснил порядок документального подтверждения расходов на автотранспорт для целей налогообложения прибыли.

В письме ведомства от 23.05.2025 № 03-03-07/50610 специалисты указали следующее.

Чтобы данные траты можно было учесть, как расходы, они должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Путевые листы являются обязательным документом для учета расходов на эксплуатацию служебного транспорта (ГСМ, амортизация, ремонт). Состав сведений, которые в них указываются, и порядок их оформления определяет Минтранс России (от 08.11.2007  ФЗ № 259-ФЗ).

Компании должны руководствоваться ведомственными нормами, а не самостоятельно устанавливать форму этого  документа.

Финансисты также отметили, что нельзя учесть среди расходов затраты без путевых листов или с нарушениями в оформлении,а также расходы, не связанные с производственной деятельностью (ст. 270 НК РФ).

В связи с этим, налогоплательщикам рекомендунтся следующее:

1.  Проверить форму путевых листов на соответствие нормам Минтранса.
2.  Соблюдать порядок их заполнения: указывать маршрут, пробег, расход ГСМ, подписи ответственных лиц.
3. Хранить листы не менее 4 лет (срок проверки по налогу на прибыль).
4. Утвердить внутренний регламент по учету автотранспортных расходов.