Риск при учете ГСМ на основании путевого листа без отметки о медосмотре

Если в путевых листах водителей отсутствуют отметки о прохождении ими обязательных медицинских осмотров, возникает риск непризнания этих затрат налоговыми органами.

Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, затраты на содержание служебного транспорта могут быть учтены при расчете налога на прибыль как прочие расходы. Путевой лист является одним из ключевых документов, подтверждающих обоснованность таких расходов. Порядок его оформления регламентируется приказом Минтранса России № 390.

В путевом листе, помимо прочих сведений (о транспортном средстве, водителе, сроке действия и т.д.), должны быть отражены результаты предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителя, если их проведение предусмотрено законодательством.

Налоговые инспекторы часто отказывают в признании расходов на ГСМ, если путевые листы оформлены с нарушениями, в том числе при отсутствии отметок о медосмотрах. Судебная практика неоднозначна. Некоторые суды встают на сторону налогоплательщиков, считая, что отсутствие таких отметок само по себе не является достаточным основанием для исключения расходов из налогооблагаемой базы, если все остальные обязательные реквизиты путевого листа присутствуют и подтверждают факт использования транспорта в производственных целях (постановление АС Поволжского округа от 30.11.2015 № Ф06-3408/2015).

Чтобы минимизировать свои риски нужно закрепить в учетной политике порядок подтверждения расходов на ГСМ.

Организация может предусмотреть в своей учетной политике альтернативные способы подтверждения расходов на ГСМ, помимо путевых листов. Это могут быть документы, подтверждающие приобретение топлива (чеки АЗС, топливные карты, накладные), а также данные систем навигации (ГЛОНАСС), подтверждающие пройденное расстояние и маршрут следования. Такой подход, описан в письме УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 № 16-15/116577@.